Uuden työn Kaiku-palkinto kilpailu: Yhdessä olemme enemmän

Ulkoasiainministeriössä uskotaan yksin tekemisen sijaan yhdessä tekemiseen ja siilojen tai raja-aitojen sijaan parviälyn voimaan. Talon sisäiset työyhteisökehittäjät eli tykit innostavat ja herättelevät löytämään jokaisen sisällä asuvaa pientä työyhteisökehittäjää.

Työhyvinvointi on ollut ulkoasiainhallinnon henkilöstöstrategian keskeinen teema jo vuosia. Vuoteen 2020 ulottuvassa henkilöstöstrategiassa painotetaan työhyvinvoinnin ja henkilöstön kehittämisen yhteyttä.

”Yhdistimme elokuussa 2016 työhyvinvointiyksikön ja henkilöstöyksikön, jotka toimivat aiemmin erillisinä. Olemme myös uudistaneet merkittävästi uuden yksikön toimintatapoja. Muutoksella halusimme poistaa siiloutumista, vahvistaa yhteishenkeä ja jakaa osaamista kaikille”, kehittämis- ja työhyvintoinipäällikkö Riitta Korpivaara kertoo.

Laitetaan hyvä kiertämään

Ulkoasiainministeriössä on toteutettu kokonaisvaltainen organisaation ja henkilöstön kehittämisen sekä työhyvinvoinnin konsepti. Tavoitteena on ollut malli, jossa osaamisen kehittämistä saadaan sekä johdettua että kohdennettua entistäkin paremmin.

”Konseptin avulla pyrimme siihen, että pystymme reagoimaan nopeasti ulkoasiainhallinnon tehtäväkentässä tapahtuvien muutosten aiheuttamiin osaamistarpeisiin”, Korpivaara lisää.

Ministeriössä on koulutettu eri alojen osaajista työyhteisökehittäjiä eli tykkejä, joiden tehtävänä on tukea ja sparrata asiakasosastojensa esimiehiä ja työyhteisöjä työhyvinvoinnin ja osaamisen kehittämisessä.

Tykeillä on niin sanottu hybriditehtävä, jossa yhdistyvät sekä työyhteisökehittäjän että substanssiosaamisen roolit.

”Osa tykeistämme on ulkoasiainhallinnon yleisuran virkamiehiä ja jatkuvassa työkierrossa. Työskenneltyään tietyn ajan tykkinä, he siirtävät kehittämisosaamisensa seuraavaan työyhteisöön. Siirtyneen työntekijän seuraaja perehtyy vuorostaan tykkien tehtäviin, ja näin työhyvinvointi- ja kehittämisosaaminen leviää tehtäväkierron kautta koko organisaatioon.”

Ulkoasiainministeriössä HR ei ole irrallinen yksikkö vaan osa koko organisaatiota. Noin 2 400 henkilön organisaatiossa riittää kehitettävää. Kuvassa Anita Moilanen (vas), Liisa Hoffman (kaulahuivi), Riitta Väätämöinen, Arja Safarov ja Riitta Korpivaara.

Askelmerkkejä visiota kohti

Puolen vuoden työyhteisökehittäjävalmennuksessa kirkastettiin yhteinen visio. Tämän mukaan ”ulkoasiainhallinnossa on hyvinvoiva ja työstään innostunut henkilöstö, joka pitää osaamisensa ajan tasalla ja kehittää työtään ja työtapojaan.”

”Askelmerkit on sovittu vuodeksi eteenpäin. Työhyvinvointikehittäjät seuraavat työnhyvinvointityön ja kehittämisosaamisen edistymistä ja pitävät asiaa pinnalla ja hengissä, jotta sovitut askelmerkit otetaan suunnitelmien mukaan”, Korpivaara sanoo.

Uskomme, että osaamisen ja työhyvinvoinnin kehittämisellä on suora yhteys tavoitteellisuuden ja tuloksellisuuden tehostamiseen.

”Edistämme yhdessä tekemistä ja haluamme hyödyntää parviälyä sen sijaan, että rakennamme siiloja ja raja-aitoja. Tämä edellyttää meiltä verkostomaista ja aitoa tiimityöskentelyä, tiimien itseohjautuvuutta sekä matalaa hierarkiaa.”

Työn tekemiset tavat uusiksi

Korpivaaran mukaan työyhteisökehittäjät tekevät itsensä pitkällä aikavälillä tarpeettomiksi. ”Me tykit ajattelemme niin, että jokaisessa virkamiehessä ja työntekijässä asuu pieni työyhteisökehittäjä.”

Tehtävämme on tartuttaa innostuksen ja kiinnostuksen kipinä työkavereihimme.

Ministeriössä luotetaan 70:20:10 -malliin. Tämän mukaan 70 prosenttia oppimisesta tapahtuu työtä tekemällä, 20 prosenttia työyhteisöltä ja kollegoilta oppimalla, 10 prosenttia muodollisissa koulutuksissa.

”Oppiminen ei ole vain luokkahuoneissa istumista. Olemme pian muuttamassa monitoimitiloihin, joissa työn tekemisen tavat uusiutuvat. Tykit vievät tälläkin rintamalla uusia toimintatapoja eteenpäin”, Korpivaara hymyilee.

Pienet teot, isot vaikutukset

”Työyhteisökehittäjän roolin myötä olemme päässeet lähemmäksi asiakkaitamme eli ulkoasiainhallinnon työyhteisöjä. Matalaa yhteydenottokynnystä ja yhden luukun periaatetta arvostetaan talossa. Vuorovaikutus, yhteistyö ja yhteydenotot ovat lisääntyneet merkittävästi”, Korpivaara kertoo.

”Vuorovaikutus on avointa ja luottamuksellista. Yhdessä tuemme ja sparraamme työyhteisöjä löytämään heidän arkeensa soveltuvia käytäntöjä ja ratkaisuja.”

Kokemukset ovat niin hyviä, että ilman muuta jatkamme ja kehitämme konseptia edelleen.

Työyhteisökehittäjillä on Korpivaaran mukaan korkea motivaatio ja innostus tykin roolia kohtaan. Uuden luominen inspiroi. Tykit ovat kehittäneet yhdessä osaamistaan, rohkeuttaan ja luottamustaan yksilöinä ja yhteisönä.

”Olemme oivaltaneet, että yhdessä olemme enemmän. Ryhmän tuella ja yhdessä toinen toistamme sparraten saamme muutoksia aikaan niin asenteissa kuin kulttuurissa. Voimme suositella toimintatapaa muillekin organisaatioille. Pienillä muutoksilla voidaan säästää sekä aikaa että rahaa”, Korpivaara summaa.

Mitä tästä opittiin?

Opimme joka päivä jotain uutta, kun jaamme osaamistamme toisillemme erilaisissa tiimeissä ja kokoonpanoissa.
Kokeilemme rohkeasti uusia ideoita eikä epäonnistuminen ole meille muuta kuin erinomainen oppimisen paikka.
Opimme sekä  omista että toistemme virheistä.
Opimme, että yhdessä olemme huomattavasti enemmän.


Teksti: Sari Okko | Kuvat: Soile Kallio