Vatupassi pistää työkeskustelun vaateriin

Työpaikalla liiankin tuttu tilanne: esimiehen ja alaisen pitäisi käydä keskustelua tehdystä työstä, mutta keskustelu ei oikein etene. Tuntuu että varsinaista asiaa kierrellään ja kaarrellaan tai sitten rysäytetään ilman varoitusta suoraan asiaan niin, että keskustelu menee kokonaan lukkoon.

Apua on tarjolla. Työhyvinvointikonsultti Peter Andersen on kehittänyt keskusteluja sujuvoittavan pelin, Vatupassin, jonka avulla keskustelu saadaan raiteilleen ja molemmat osapuolet samalle viivalle.

– Ryhdyimme kehittämään Vatupassia kun esimiehiltä tuli viestiä, että alaiskeskusteluissa tarvittaisiin joku työkalu, jolla molemmat osapuolet tietäisivät mistä pitäisi puhua. Kysehän on ennen muuta siitä, että vaikeistakin asioista voitaisiin keskustella rakentavasti ja löytää kaikkien kannalta toimiva ratkaisu, Peter Andersen sanoo.

Vatupassia kehitettiin ensin Helsingin kaupungin Starassa Stydi-hankkeessa, sitten Staran ja Palmian PalSta-hankkeessa. Tuolloin Andersen oli vielä Helsingin kaupungin palveluksessa. Kun kiinnostus Vatupassin käyttöön kasvoi, Andersen perusti Nojaamo Oy:n, jossa hän toimii työhyvinvointikonsulttina ja kiertää opastamassa ja kouluttamassa Vatupassin käyttöä. Nykyään Vatupassi on käytössä myös Varhaiskasvatusvirastossa.

Alun perin Vatupassi kehitettiin varhaisen tuen työkaluksi. Sitten mietittiin, miksi sitä käytetään vasta ongelmatilanteissa. Eikö se soveltuisi myös esimerkiksi kehityskeskusteluihin tai muihin valmentaviin keskusteluihin.

Tapaamme Andersenin kanssa Tilastokeskuksessa, jossa on juuri viety läpi esimiesten valmennus Vatupassin käyttöön. Vatupassi on räätälöity Tilastokeskuksen tarpeisiin sopivaksi yhteistyössä esimiesten ja henkilöstön edustajien kanssa. Henkilöstösuunnittelija Päivi Koivuniemi on alkuvaiheen tuloksiin tyytyväinen. Vatupassin avulla esimiestyön laatua voidaan parantaa. Vatupassi on tärkeä työkalu, joka auttaa keskustelijoita pääsemään asiaan, kunnioittaa keskustelun osapuolia ja ohjaa puhumaan merkityksellisistä asioista.

– Ihmiset ovat niin erilaisia. Vatupassi on hyvä keskustelualusta, joka avaa ihmiset puhumaan, Päivi Koivuniemi sanoo.

Vatupassi on lautapeli, joka auttaa työntekijää tekemään itsearvion omasta työstään.

Miten Vatupassia pelataan?

Vatupassi on pelilauta, jossa on neljä janaa: Tiedänkö, osaanko, kykenenkö ja haluanko. Työntekijä tekee itsearvion ja asettaa merkin janalla sille kohdalle, miltä itsestä tuntuu. Yläreunaan pantu merkki kertoo, että kaikki on kunnossa, mitä alempana merkki on, sitä enemmän on kehitettävää. Sitten työntekijä merkitsee myös kullekin janalle kohdan, joka kuvaa hänen tavoitetilaansa.

Keskustelun lähtökohdat asettaa työntekijä – hänen asioistaanhan ollaan keskustelemassa. Samalla esimies voi tehdyn itsearvion pohjalta miettiä omaa lähestymistapaansa.

Tiedänkö-kysymyksen avulla tarkastellaan, onko työntekijän käsitys omista työtehtävistään ja niiden liittymisestä kokonaisuuteen riittävä. Onko oma tehtäväkuva hämärä vai kirkas?

Osaanko-kysymyksellä selvitetään, onko oma osaaminen riittävällä tasolla suhteessa tehtävään.

Kykenenkö ottamaan kantaa työn kuormittavuuteen, mutta samalla myös fyysiseen työkykyyn ja jaksamiseen?

Haluanko-janalla arvioidaan motivaatiota. Tarjoaako työ tyydytystä, tuntuuko se merkitykselliseltä?

Ensin käydään läpi asiat jotka ovat kunnossa ja lähellä tavoitetilaa. Samalla voidaan kuitata tyytyväisinä pois ne työhön liittyvät asiat, jotka eivät tarvitse juuri nyt huomiota. Kannattaa kuitenkin miettiä hetki, miten nämä asiat saataisiin säilymään ennallaan tai miten niitä voisi vahvistaa entisestään.

Tämän jälkeen siirrytään tarkastelemaan niitä asioita, joissa työntekijä tuntee kehittämisen ja parantamisen tarvetta. Mitä konkreettisemmin asioista voidaan puhua, sitä helpommin parantamisen keinot löytyvät.

Saatujen kokemusten perusteella Andersen sanoo, että ensin kannattaa yrittää löytää asioita, jotka voi välittömästi korjata, jotta keskustelun hyöty ei siirtyisi jonnekin kaukaiseen tulevaisuuteen. Monia asioita ei kuitenkaan voi tuosta vain korjata, vaan ne vaativat aikaa. Sen vuoksi toimenpiteille pitää määritellä aikataulu ja tarkastuspisteet etenemisen varmistamiseksi.

Tärkeää on, että keskustelussa vallitsee luottamus.

– Vatupassihan on keskustelunaloitustyökalu. Keskustelun edetessä tarvitaan esimiestaitoja, taitoa nähdä kokonaisuus ja tehdä tarvittavia päätöksiä. Tärkeää on, että keskustelussa vallitsee luottamus. On tärkeää, että asioista uskalletaan puhua niiden oikeilla nimillä ilman pelkoa. Muutenhan ei mitään ratkaisuja voida löytää, Koivuniemi sanoo.

Andersen muistuttaa, että kaikki neljä kysymystä liittyvät toisiinsa. Usein yhdellä janalla olevan kehittämistarve saattaakin liittyä toisen janan asioihin. Esimerkiksi motivaatio on tyypillisesti sellainen tekijä, jonka paraneminen liittyy tehtäviin ja osaamiseen.

– Monilla asioilla on juurisyy, joka pitäisi yrittää löytää. Se on vähän kuin langan pää, josta solmu alkaa aueta, Andersen sanoo.

Nojaamon työhyvinvointikonsultti Peter Andersen ja Tilastokeskuksen henkilöstösuunnittelija Päivi Koivuniemi ovat olleet räätälöimässä Vatupassi-keskustelutyökalua Tilastokeskukselle.

Kirjaa etenemispolku

Vatupassi on itsearviointityökalu, ei mittari. Koska keskustelut eivät ole samanlaisia, aikaisempien vastausten tarkka käsittely ei ole mielekästä – tuloksista ei kannata rakentaa aikasarjaa. Sen sijaan keskustelun aikana käydyt toimenpiteet ja aikataulut kannattaa kirjata, jotta yhdessä sovitut asiat saadaan vietyä maaliin.

Vatupassia kannattaakin käyttää erilaisissa tilanteissa jotta se ei leimaudu ongelmatyökaluksi, jonka esille ottaminen jo sinällään kertoo, että jokin on pielessä.

Vatupassin käyttäminen antaa työntekijälle luottamuksen siihen, että hänen omalla käsityksellään työtehtävistä on merkitystä, kun itsearvioinnille annetaan keskeinen rooli keskustelun alkaessa. Se määrittelee, mistä puhutaan ja varmistaa, että työntekijä on subjekti eikä objekti.

– Kun itseohjautuvuus työelämässä kaiken aikaa kasvaa ja työ on muutenkin monella tavalla käsitteenäkin muutoksessa, Vatupassi on mielestäni hyvä työkalu – myös kasvattamaan esimiestä uudenlaiseen ajatteluun oman esimieskuvansa osalta, Koivuniemi sanoo.

Vatupassi auttaa pääsemään asiaan, mutta koska sinne mennään itsearvion kautta, kukaan ei menetä kasvojaan.

Yksilöstä ryhmään

Vatupassia voidaan käyttää myös ryhmän itsearviointiin. Siinä ryhmän jäsenet arvioivat ryhmän toimintaa samalla tavalla kuin omaa toimintaansa. Kun kaikki ovat tehneet arviot, tarkastellaan vastausten hajontaa. Mitä suurempi hajonta on, sitä enemmän toiminnassa on kehitettävää.

Hyvänä puolena on, että myös hiljaisempien ryhmän jäsenten ääni tulee kuuluville ja syntyy kuva ryhmädynamiikasta. Juuri ryhmien toimintaan saattaa liittyä piilossa olevia jännitteitä, joita on usein vaikea päästä käsittelemään – koska niistä ei haluta, uskalleta tai kehdata puhua.

Vatupassi voikin toimia myös työkaluna, joka nostaa esille kaikkein vaikeimpia asioita, Andersenin sanoin juurisyitä, jotka vaativat paljonkin paneutumista. Taustalla voi olla myös niitä tekijöitä, jotka vakavimmalla tavalla saattavat haitata työn tekemistä, heikentää ilmapiiriä ja estää pääsemästä tavoitteisiin.

Vatupassi auttaa pääsemään asiaan, mutta koska sinne mennään itsearvion kautta, kukaan ei menetä kasvojaan. Esimies pääsee tekemään sitä, mikä on hänen tehtävänsä: valmentamaan ja auttamaan työntekijää ja työntekijä voi oman työnsä asiantuntijana arvioida ja kehittää omaa työtään ja tarvittaessa saada siihen kaipaamaansa apua ja tukea.


Teksti: Heikki Hakala | Kuvat: Heikki Hakala, Tilastokeskus ja Pixabay