Uuden työn Kaiku-palkinto kilpailu: Pieni suuri digiharppaus

Kehityskeskustelun digitalisointi sai alkunsa pienestä oivalluksesta, mutta siitä tuli vaikuttavuuden kannalta jättimäinen. Maa- ja metsätalousministeriössä ollaan syystäkin ylpeitä. Nyt voidaan keskittyä itse asiaan eikä papereiden pyörittämiseen.

Kaikki sai alkunsa halusta yksinkertaistaa ja digitalisoida kehityskeskusteluprosessia. Talossa oli jo entuudestaan käytössä kehityskeskustelujen osaamiseen liittyvä Boost-järjestelmä, mutta suoritusarviointiin ja tehtävänkuviin liittyvät asiat oli hoidettu paperilla.

Kun lamppu oli syttynyt, järjestelmän toimittaja ymmärsi heti, mitä haluamme.

”Boostiin suunniteltiin uusi ominaisuus, jossa henkilöille voidaan liittää asiakirjoja. Samalla kaikki ohjeistus saatiin koottua kaikkien nähtäville”, hallintojohtaja Eeva Pystynen kertoo.

Vähemmän paperia, enemmän dialogia

Ero entisellä ja nykyisellä toimintatavalla on kuin yöllä ja päivällä. Jos ennen seitsemän kymmenestä kehityskeskusteluun tulijasta ei löytänyt edellisen vuoden papereita, nyt kaikki on löydettävissä yhdestä ja samasta näkymästä.

”Enää ei tarvitse etsiä papereita, vaan voimme keskittyä olennaiseen ja pääsemme heti asiaan”, Pystynen kiteyttää.

Uuden toimintatavan ansiosta kehityskeskusteluihin on myös helpompi valmistautua.

”Tästä uudistuksesta intoiltiin jo ennen kuin sen kanssa päästiin edes aloittamaan. Nyt ensimmäinen kehityskeskustelukierros on saatu vietyä läpi uudella systeemillä ja palaute on sekä esimiesten että työntekijöiden taholta erittäin myönteistä”, neuvotteleva virkamies Henriikka Ahtiainen lisää.

Pienellä vaivalla, pienillä kustannuksilla

Kehityskeskusteluprosessia muutettiin uudistuksessa siten, että esimiehet liittävät Boostiin tulos- ja kehityskeskustelut käytyään niin työntekijöiden päivitetyn tehtävänkuvan kuin suoritusarvioinnin sekä muut mahdolliset dokumentit. Boostin dokumentit ovat sekä työntekijän että esimiehen saatavilla.

”Tiedot säilyvät, vaikka esimies vaihtuisi. Tämä helpottaa uuden esimiehen perehtymistä henkilöstöön sekä koko prosessia, koska esimiehen ei enää tarvitse ylläpitää paperikansioita tulos- ja kehityskeskusteluun sekä palkkaukseen liittyvistä asioista”, Pystynen ja Ahtiainen toteavat.

Parasta muutoksessa on se, että hyödynsimme jo olemassa olevaa tuttua järjestelmää.

”Tutun järjestelmän ansiosta sen käyttäminen ei vaatinut suuria ponnisteluja, koulutuksia ja kalvosulkeisia. Pidimme tarpeen mukaan henkilökohtaisia Boost-klinikoita rennolla otteella. Uudistus saatiin käyttöön suhteellisen pienellä vaivalla ja pienillä kustannuksilla.”

Maa- ja metsätalousministeriön uudistajaryhmä on tyytyväinen tehtyyn muutokseen. Kuvassa Sari Ursin (eturivissä vas.), Eeva Pystynen ja Heidi Saukko sekä Riitta Itkonen (takarivissä vas.), Pirjo Inkinen ja Henriikka Ahtiainen.

Kaksi kärpästä yhdellä iskulla

Uudistus loksahti saumattomasti yhteen mobiilin monitilatyöympäristön kanssa, joka tuli taloon syksyllä 2016. Muutoksen kautta siirryttiin koppikonttorikulttuurista moderniin työympäristöön, jonka tavoitteena on mm. vähentää paperin käyttöä.

Työympäristömuutos on sujunut hyvin ja siihen on suhtauduttu innostuneesti.

”Luonnollisesti muutosta ennakoitiin, valmisteltiin ja suunniteltiin huolella yhdessä henkilöstön kanssa”, Pystynen sanoo.

Työtyytyväisyys ja työhyvinvointi ovat uusimpien tulosten perusteella kehittyneet parempaan suuntaan, joten ministeriössä ollaan tyytyväisiä. Keskustelukulttuuri ja työkavereihin tutustuminen ovat niin ikään kasvaneet ihan uudelle tasolle.

”Saimme pienellä muutoksella aikaan ison muutoksen kustannustehokkaasti ja käyttäjäystävällisesti. Uudistus on kiinnostanut myös muita ministeriöitä. Tämä on meille rohkea digiloikka, jonka innoittamina on hyvä jatkaa”, Pystynen ja Ahtiainen kertovat.

Mitä tästä opittiin?

  1. Uskalla kyseenalaistaa vanhoja toimintatapoja, haastaa järjestelmän mahdollisuuksia ja kokeilla uutta.
  2. Kun uusi tapa toimia on helppo omaksua ja ottaa käyttöön, se tapahtuu.
  3. Ison muutoksen voi saada aikaan pienten oivallusten kautta ja pienin kustannuksin.

Teksti: Sari Okko | Kuvat: Maa- ja metsätalousministeriö