Uuden työn Kaiku-palkinto 2017 finalisti: Mappimaailmasta digiaikaan

Maailma digitalisoituu ja verotarkastus sen mukana. Pohjois-Suomen verotarkastusyksikössä aloitettu kokeilu sähköisen kaupan etävalvonnasta on osoittautunut sen luokan menestykseksi, että sitä aiotaan laajentaa myös muuhun verovalvontaan.

Verohallinnon yritysverotusyksikön sähköisen kaupan valvontaprojekti käynnistyi nykymuodossaan marraskuussa 2015. Projektissa keskitettiin sähköisen kaupan valvontaa Pohjois-Suomeen. Koska projektin asiakkaita on paljon myös Etelä-Suomessa, alettiin pohtia vaihtoehtoista toimintatapaa, joka tehostaisi toimintaa sekä säästäisi aikaa ja rahaa.

”Pyrimme olemaan aktiivisia ja kokeilemaan uutta. Sähköisen kaupan projektissa toimintaa kehitetään edelleen kokeilukehittämisen periaattein. Projektin tulokset ovat erittäin hyvät”, projektivastaava Kari Torssonen sanoo.

Etätarkastus säästää aikaa ja rahaa

Perinteinen asiakkaan luona tehtävä kokonaisverotarkastus on raskas ja kallis valvontakeino. Se syö aikaa sekä tarkastajalta että kohteena olevan yrityksen työntekijöiltä päivästä-parista jopa viikkoon. Verotarkastajien matkustamiseen saattaa pahimmillaan mennä pari päivää. ”Sinä aikana ehtisi tehdä paljon varsinaista tarkastustyötä”, yksikön johtaja Pirkko Lampela toteaa.

Vaihtoehdoksi kaivattiin kevyempää ja kustannustehokkaampaa työkalua.

Liiketoiminnan muuttuessa yhä sähköisemmäksi paikan päällä tarkastaminen ei aina tuo merkittävää lisäarvoa tarkastuksen suorittamiselle. Etätarkastus tarkoittaa käytännössä valvontaa, jossa asiakaskontaktit hoidetaan kirjeitse, puhelimitse, sähköpostitse ja videoneuvotteluin. Tositeaineistoa tarkastetaan suoraan pilvipalveluista.

Etätarkastaminen on mahdollista erityisesti silloin, kun tarkastus on rajattu ennalta määriteltyihin veroriskeihin. Sähköisen kaupan projektissa on hankittu aktiivisesti vertailutietoaineistoa ja analysointiin on kehitetty uusia tehokkaampia menetelmiä. Tällöin verotarkastukset on voitu entistä paremmin kohdistaa tarkastustarpeisiksi havaittuihin yhtiöihin ja myös varsinainen verotarkastus on nopeutunut.

”Tehokkaan analysoinnin ja etätarkastamisen avulla resurssit kohdistuvat tarkoituksenmukaisella tavalla ja voimme keskittyä oleelliseen tekemiseen”, Lampela lisää.

Pohjois-Suomen verotarkastusyksikössä ollaan tyytyväisiä toteutettuun digiloikkaan. Kuvassa Reetta Visuri (vas.), Mika Peltoniemi, Pirkko Lampela videonäytöllä, Jani Rautio ja Kari Torssonen.

Innovatiivinen loikka ja nappisuoritus

Sähköisen kaupan valvontaprojektissa on ollut mukana aktiivinen 14 henkilön kehittämisporukka, jolle Lampela ja Torssonen antavat täyden kympin.

Projektia on kehitetty yhdessä ja innovatiivisesti kokeillen. Ihan loistava tiimi.

Verotarkastaja Reetta Visuri on ollut mukana projektin alusta alkaen. ”Sähköisen kaupan liiketoiminta kehittyy koko ajan, joten tarvitsemme myös uusia työskentelytapoja. Meillä on otettu iso ja rohkea askel perinteitä kyseenalaistamalla ja uusia työskentelytapoja kokeilemalla.”

”Kaikki on mennyt hyvin. Olemme oppineet uutta ja meitä on vastuutettu sopivin askelin. Uusi tapa toimia on innostava vaihtoehto, sillä voimme keskittyä oleelliseen ja pystymme vaikuttamaan omaan työhömme. Myös ajankäytöstä on tullut mielekkäämpää.”

Etätarkastus on vaivaton vaihtoehto

Etätarkastuksen tavoitteena on aiheuttaa valvonnan kohteeksi valikoituneille asiakkaille mahdollisimman vähän haittaa sekä saada kokemuksia uuden työskentelytavan soveltuvuudesta ja käytön mahdollisuuksista.

”Lähtökohtana on verovalvonnan hyvä reagointinopeus sekä keveys, vaikuttavuus ja kustannustehokkuus”, Torssonen tiivistää.

Asiakkaat ovat olleet pääsääntöisesti erittäin tyytyväisiä.

”Tavoitteiden mukaisesti asiakkaille on aiheutunut valvonnasta mahdollisimman vähän vaivaa ja itse prosessi on nopeutunut ja tehostunut”, Visuri ja Torssonen vahvistavat.

”Kun verotarkastus tapahtuu etänä paikasta riippumatta, asiakkaan liiketoiminta ei häiriinny. Jos asiakas kuitenkin haluaa, että verotarkastus tehdään paikan päällä ja kasvotusten, se luonnollisesti onnistuu edelleen”, Lampela sanoo.

Raskas muuttuu kevyemmäksi

Kokeilussa on paneuduttu digitalisaation mukanaan tuomiin elinkeinotoiminnan uusiin muotoihin ja uusiin ilmiöihin. Hetki on ollut muutokselle otollinen, sillä sähköisen kirjanpidon aineistot korvaavat vauhdilla mappien plaraamisen.

”Isoin muutos koskee ajatusmaailman kääntämistä nurinpäin: asiakkaan luokse mennään nyt perustellusti, kun ennen mentiin aina. Jos ennen lähdettiin aina raskaimmasta vaihtoehdosta, nyt lähdetään liikkeelle kevyesti ja siirrytään raskaampaan tarpeen mukaan”, Torssonen ja Lampela toteavat.

Sähköisen kaupan etätarkastus jatkuu ja se aiotaan ottaa yhtenä valvontakeinona yleiseen käyttöön.

”Olemme todella tyytyväisiä kokeiluun ja sen lopputulokseen” Lampela, Visuri ja Torssonen hymyilevät.

Mitä tästä opittiin?

  1. Maailma muuttuu ja Verohallinto sen mukana. Digitalisaation myötä on aika siirtyä mappien tutkimisesta sähköiseen aineistoon.
  2. Kevennetty verotarkastus tarkoittaa tarkoituksenmukaista resurssien kohdentamista sekä tehokkaampaa ja tuloksellisempaa ajan käyttöä.
  3. Etätarkastus koetaan mielekkääksi. Matkustamisen väheneminen on vaikuttanut myönteisesti henkilökunnan jaksamiseen ja työhyvinvointiin.
  4. Etätarkastus on tuonut Verohallinnon pohjoiselle yksikölle uutta osaamista ja uusia erikoistumismuotoja, mikä edistää paikasta riippumatonta työn tekemistä.

Teksti: Sari Okko | Kuvat: Pohjois-Suomen verotarkastusyksikkö