Uuden työn Kaiku-palkinto 2017 voittaja: Oikeustalo on pian läppärissä

Lainkäyttö sähköistyy ja digitalisaatio muuttaa työtä. Oikeusministeriön aineistopankkihanke AIPAn työ kantaa hedelmää, ja paperi alkaa väistyä. Uudistumiseen on tarvittu rohkeutta, kokeilukulttuuria, isoa joukkoa muutosagentteja ja vähän onneakin.

Vuonna 2015 startannut ”lainkäytön digitalisoitumiseen liittyvän kokeilukulttuurin luomishanke” nojaa tietojärjestelmäkehitykseen, jonka tavoitteena on lainkäytön digitalisoiminen. Koska tiedossa oli, ettei pelkkä tietojärjestelmän muutos riitä, rinnalle nousi toiminnan muutos.

Muutosta ei lähdetty pakkosyöttämään, vaan lähdimme etsimään valtakunnallista muutoksentekijäverkostoa.

”Mukaan saatiin innokasta väkeä, ja pian meillä oli 250 vapaaehtoista alueellista avainvaikuttajaa ja niin sanottua virastokouluttajaa”, koulutusasiantuntija Kati Kivistö ja kehityspäällikkö Pasi Kumpula kertovat.

Vaikuttava lumipalloefekti

Paperinmaailman muuttaminen digitaaliseksi ei ole ihan pieni tavoite, sillä se koskettaa organisaatiossa 3 500 henkilöä. AIPAssa ihmiset haluttiin saada ajattelemaan uudella tavalla ja harjoittelemaan digitaalisuutta. Ensimmäiset koulutukset järjestettiin syksyllä 2015.

”Aloitimme kokeilemisen konkreettisesti. Veimme koulutuspaikkaan ison määrän langattomia ratkaisuja, läppäreitä ja näyttöjä. Sitten lähdettiin porukalla kokeilemaan, miltä tuntuu työskennellä vaikkapa kahdella näytöllä, rakentaa langaton oikeussali tai käyttää PDF-editoria”, Kivistö kertoo.

”Aika nopeasti muutos lähti etenemään, ja Valtorille alkoi tulvia laitetilauksia. Kokeiluun lähteneet kollegat ovat innostaneet esimerkillään muita mukaan uusien työtapojen kokeiluun, yhteishenki on kasvanut ja valmennusten ansiosta on syntynyt noin 100 sähköistä työskentelyä kokeilevaa pilottia”.

Digitaitojen kehittyminen on edennyt valmennusten kautta lumipalloefektin tavoin.

Muutosagenttien voimin on vedetty niin paikallisella, alueellisella kuin valtakunnallisella tasolla koko syyttäjälaitoksen ja yleisen tuomioistuinten henkilöstökoulutus, johon on osallistunut noin 3 300 työntekijää 70 koulutustilaisuudessa. Valtakunnallisesti konseptoituun koulutukseen osallistui 100 kouluttajaa.

Oikeusministeriön Kati Kivistö ja Pasi Kumpula. Takana koneillaan Timo-Juhani Laurila ja Krista Soukola. Selin Minna Mattila.

Meistäkö atk-asiantuntijoita?

Ihan mutkitta näin isoon muutokseen ei ole heittäydytty. Alkuun esimerkiksi ihmeteltiin, ”ollaanko meistä tekemässä jotain atk-asiantuntijoita?”

”Moni irrotti läppärin telakasta ensimmäistä kertaa ja huomasi, että töitä voi tehdä muuallakin kuin työpöydän ääressä. Aika nopeasti ymmärrettiin, ettei kenenkään tarvitse olla mikään tietokone-ekspertti ottaakseen haltuun uudet työvälineet ja työskentelytavat”, Kumpula korostaa.

Entiseen elämään verrattuna tämä on ennenkuulumatonta, Kati Kivistö hymyilee.

Sähköiset toimintatavat luovat nyt uudenlaisia edellytyksiä etätyölle, kun työpaikalla olevat paperit eivät ole enää esteenä. Tuomareille ja syyttäjille muutos ei ole Kivistön ja Kumpulan mukaan yhtä suuri kuin kansliahenkilökunnalle, joilla on nyt myös mahdollisuus etätöihin.

Voidaanko meillä heittäytyä?

Muutospolku on saanut voimaa siitä, että henkilöstöllä on ollut aito mahdollisuus vaikuttaa, kokeilla ja ottaa haltuun uusia työskentelyvalmiuksia.

”Olemme koko ajan viestittäneet, että nyt saa kokeilla ja nyt on aika harjoitella. Näin olemme päässeet valtakunnallisella tasolla huomattavasti mittavampaan osaamisen kehittymiseen kuin niin sanotulla pakkokoulutuksella”, Kivistö toteaa.

Olemme kehittyneet matkan varrella paljon ja juuri siihen suuntaan kuin pitääkin.

”Kokeilemalla olemme myös saaneet oikeaa tietoa siitä, mihin suuntaan tietojärjestelmää tulisi kehittää loppukäyttäjiä ajatellen. Ilman tätä osumatarkkuus kehittämisessä olisi ollut varsin heikko”, Kumpula lisää.

Kivistön ja Kumpulan mukaan ehkä eniten rohkeutta koko hankkeessa on tarvittu kokeilukulttuuriin heittäytymiseen – kokeilu kun ei ole oikeuslaitoksessa se perinteisesti luontevin tapa toimia. ”Onnekkaasti saimme heti alkuun mukaan henkilöitä, jotka näyttivät rohkeasti mallia.”

Lyijykynät siirtyvät historiaan

Kahdessa vuodessa on päästy pitkälle. Niin pitkälle, että sähköisen oikeudenkäynnin valtakunnallinen konsepti on syntynyt, ja nyt sitä jalkautetaan. Syyttäjälaitos on niin pitkällä, että se on jo siirtynyt käyttämään AIPAn ensimmäistä osiota.

”Jos käytetään tietoteknisiä termejä, olemme siirtymässä vesiputousmallista ketterän kehityksen malliin”, Kumpula toteaa.

Projektin odotetaan olevan valmis vuoden 2019 loppuun mennessä. Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, että silloin kaikki olisi lopullisesti valmista, sillä tietojärjestelmää kehitetään ja ylläpidetään koko ajan. Myös totuttelu uusiin työtapoihin vie aikansa – toisilla enemmän, toisilla vähemmän.

Odotamme, että lyijykynät ovat parin vuoden kuluttua historiaa ja koko prosessi asioiden vireille tulosta arkistointiin sähköinen.

”Papereista luopuminen voi olla osin tuskallista, mutta tätäkin asiaa saa aikansa surra. On ymmärrettävää, että ihmiset tarvitsevat erilaisen määrän aikaa ajatellakseen, että oikeustalo on nyt läppärissä”, Kivistö ja Kumpula pohtivat.

Mitä tästä on opittu?

  1. Vapaaehtoisuuteen perustuvan kokeilukulttuurin synnyttämisellä on suuri vaikutus organisaatioiden toiminnan kehittymiseen.
  2. Kun kokeillaan, saa myös epäonnistua. Jos jokin ei toimi, korjataan ketterästi suuntaa ja kokeillaan jotain muuta. Kaiken ei tarvitse olla kerralla valmista. Mitään uutta ei myöskään synny, jos ei uskalleta ajatella toisin.
  3. Muutos ei tule ulkopäin, vaan kentän sisältä. Johdon sitouttaminen ja kaikkien henkilöstöryhmien mukaan ottaminen ovat kaiken a ja o.
  4. Digitalisaatio ei ole peikko. Syödään norsu kerrallaan, ja ollaan pian digiosaajia kaikki. Ketään ei jätetä yksin.

Katso myös video ”Kohti sähköistä oikeudenkäyntiä” >


Teksti: Sari Okko | Kuvat: Soile Kallio