Toimitila muuttuu digitaalisuuden myötä

Työn murros näkyy myös toimitiloissa. Perinteiset työhuoneet muuttuvat monitiloiksi, työtehtävä määrittää tilatarpeet ja mapit ovat muuttuneet tiedostoiksi.

Mallia näyttää valtioneuvoston hallintoyksikön Arppeanum, jossa moderni ympäristö huokuu myös historiallista arvokkuutta. Rakennus valmistui alunperin Keisarilliselle Aleksanterin-Yliopistolle vuonna 1869. Helsingin yliopiston hallussa yli 150 vuotta ollut rakennus muutettiin muutama vuosi sitten nykyaikaiseksi monitilaksi.

Digitaalisuus alkaa vähitellen näkyä myös siinä, millaiset tilat ovat työskentelyn kannalta toimivimmat. Pitkään yksi tärkeä määrittävä tekijä oli asiakirjojen säilyttäminen. Tuttu näky on toimistohuone, jonka seiniä kiertävät kirjahyllyt, joissa mapit ovat vieri vieressä. Asiakirjapinot peittävät pöytiä. Turvallisuus taataan pistämällä ovi lukkoon.

Minulla oli 30 neliön huone, jossa en ehtinyt juurikaan olla.

– Minullakin oli 30 neliön työhuone, jonka seiniä peittivät mapit. En kuitenkaan ehtinyt siellä juurikaan olla, kun työtehtävät kuljettivat minua palaverista toiseen, sanoo valtioneuvoston kanslian toimialajohtaja Aino Jalonen esitellessään pientä henkilökohtaista kaappiaan Snellmaninkatu 3:ssa sijaitsevassa Arppeanumissa.

Oma työhuone on haitta

Perinteinen toimisto syntyi aikansa tarpeista, mutta siihen liittyi myös arvovaltaa – ja tilanhaaskausta.

Appreanumissa yhdistyy historiallisesti arvokas ympäristö nykytyön tarpeisiin.

Kun ryhdyttiin tarkastelemaan optimaalista työskentelyä ja tilatarpeita, huomattiin, että oma työhuone on nykyisin pikemminkin haitta ja hidaste kuin tehokas tila. Digitaalisuus antaa mahdollisuuden tehdä töitä ajasta ja paikasta riippumatta.

– Kyse ei ole vain suomalaisesta ilmiöstä. Olemme tutustuneet toimitilaratkaisuihin useissa eri maissa. Trendi on hyvin samansuuntainen, sanoo Aino Jalonen.

Jalosta säestää Senaatti-kiinteistöjen erityisasiantuntija Pertti Siekkinen. Senaatti-kiinteistöt toteuttaa valtion toimitilojen muutokset.

– Mitä tavoitteita työn muutokselle asetetaan? pitää olla ensimmäinen kysymys, kun ruvetaan pohtimaan työtilojen muutosta.

Pertti Siekkinen ja Mika Kankainen Senaatti-kiinteistöistä huolehtivat monista valtionhallinnon remonttikohteista. Kuva: Iina Laamo

Työn muutoksen asettamat vaatimukset kulkevat edellä, mutta tärkeä rooli on myös tarkoituksenmukaisuudella. Etenkään historiallisesti arvokkaissa keskustakiinteistöissä tilankäytön tehokkuudesta ei ole voitu puhua. Sen sijaan suuret huoneet soveltuvat erittäin hyvin monitilaratkaisuihin – ja tilansäästö on suuri.

– Tilantarve saattaa puolittua, kun vertailukohtana on vanhat tilat, Pertti Siekkinen sanoo.

Muutos vaatii kuuntelemista

Kun kyse on suuresta muutoksesta, se aiheuttaa huolta ja epävarmuutta. Muutosta ei pidä toteuttaa kuulematta tilan käyttäjiä. Huoneista ja henkilökohtaisista työpisteistä luopuminen pistää monet miettimään, missä minä tulevaisuudessa istun.

– Muutosta on käytävä läpi kärsivällisesti. Tällä tavoitellaan parempaa tekemistä, tehokkuutta, lisääntyvää vuorovaikutusta ja myös hyvää työilmapiiriä, Aino Jalonen sanoo.

Pieni palaveri voidaan pitää vaikka nojatuoleilla istuen.

Pertti Siekkinen toteaa, että työn muutoksesta on runsaasti kansainvälistä tutkimustietoa, jolla on ollut suunnittelutyössä suuri merkitys. Pikkuhiljaa on myös alettu saada käyttäjäkokemusta, mikä on ollut valtaosaltaan myönteistä huolimatta siitä, että muutos entiseen on todella suuri. Istuminen omassa huoneessa ei enää palvele tekemistä.

Senaatti-kiinteistöillä asioita yhdessä asiakkaiden kanssa käy läpi asiakkuuspäällikkö Mika Kankainen, joka kokee olevansa asiakkaan edustaja projekteissa.

– Työn tekeminen on muuttunut valtavan paljon siitä, mitä se joskus aikaisemmin on ollut. Itse asiassa tilat ovat kehittyneet huomattavasti hitaammin kuin työtehtävät, Kankainen muistuttaa.

Tilat kehittyvät hitaammin kuin työtehtävät.

Kankainen sanoo, että tyytyväisimpiä muutokseen ovat ne, jotka osaavat suunnitella työpäivänsä hyvin ja käyttävät erilaisia tilatyyppejä aktiivisesti.

– Tyytyväisyys riippuu paljon enemmän ihmisestä itsestään kuin siitä, minkälaisia tehtäviä hän tekee, Kankainen sanoo.

Monitila lisää naamakkain kommunikointia. Kun sähköposti alkoi muuttua omissa huoneissa työskentelevien tyypilliseksi tavaksi olla naapuriin yhteydessä, nyt halutaan palauttaa luontevaa keskustelua sen tilalle.

Monitila ei ole avokonttori

Muutosta suunniteltaessa ei edes harkittu henkilökohtaisia työpisteitä. Tavoitteena ei ollut avokonttori, sillä se ei täytä muuttuvan työn asettamia vaatimuksia.

Huoneissa olevat taulut kertovat tilan luonteen ja antavat käyttäytymisohjeet.

Lähtökohta on, että tarjolla on erilaisiin työtehtäviin soveltuvia tiloja lähtien hyvin hiljaisista tiloista, joissa keskittymistä vaativaa henkilökohtaista työtä tehdään. Sen lisäksi on tiloja, jossa muutama ihminen pystyy muodostamaan tiimin niin, että työpisteet ovat lähekkäin. Tällaista työskentelyä varten on myös pieniä neuvotteluhuonetyyppisiä tiloja. Puhelinpalavereja varten löytyy äänieristettyjä ”puhelinkoppeja”.

Tilaa säästyy

– Asioita yritetään ajatella myös yli ministeriörajojen. Esimerkiksi tässä Valtioneuvostokampuksella on kokouskeskuksia, jotka ovat kaikkien ministeriöiden käytössä. Jokainen ministeriö ei tarvitse esimerkiksi omaa, isoa auditoriota, joka ison osan ajasta on tyhjänä. Digitaalisuus tehostaa tilojen käyttöä, kun varaukset tehdään verkossa, Aino Jalonen muistuttaa.

Vaikka säästäminen ei olekaan ensisijainen tavoite, kyse on myös siitä. Senaatti-kiinteistöille asetettu tavoite on 100 miljoonan euron vuosittaiset säästöt valtionhallinnon toimitilakustannuksissa kahdeksassa vuodessa. Tavoite edellyttää tilamäärän tuntuvaa vähentämistä.

Tässäkin Arppeanum käy esimerkistä. Monitilassa on yhteensä 160 työpistettä ja työntekijöitä on noin 200. Kokemus on osoittanut, että tarvittava työtila löytyy aina, niin liikkuvaa tekeminen on. Myös rajoittamaton mahdollisuus tehdä etätöitä vaikuttaa asiaan.

Erikoistarpeet otetaan huomioon

Työn tekemisen tavat ovat ehtineet muuttua, ennen kuin työtiloja ruvetaan muuttamaan. Siitä huolimatta on tärkeää, että muutoksesta käydään keskustelua kaikkien mukana olevien kanssa, sillä ehkä vasta työtilojen muutos konkretisoi sen, mitä on tapahtunut.

Monitilaratkaisu vaikuttaa ihmisten henkilökohtaisiin asioihin. Kun työpiste pitää työpäivän päätteeksi kokonaan tyhjentää, enää sitä ei voi somistaa henkilökohtaisilla tavaroilla, jotka luovat kodikkuutta – tai sitten ne pitää viedä takaisin omaan säilytyslokeroon. Joka tapauksessa tunteita on pelissä paljon ja niiden käsitteleminen vaatii oman aikansa.’

Tunteita on paljon pelissä.

Ihmiset myös reagoivat muutoksiin eri lailla. Yksi on jo menossa, kun toinen tuntee pelkoa ja lamaannusta. Jonkun turvallisuus järkkyy.

Sen vuoksi suunnitteluvaiheessa käytävät keskustelut ovat keskeinen osa muutosta – ja myös se, että keskusteluissa syntyneitä ideoita otetaan huomioon, että ei tule sellainen tunne, että kuunnellaan, mutta mitään ei oteta huomioon.

Toimistotyön muutostrendit ovat lopulta sangen yhteneväisiä, eikä esimerkiksi eri ministeriöiden tarpeilla ole kovin suurta eroa.

Poikkeuksiakin on.

Ulkoministeriössä on suunnitteilla laaja työympäristön kehittämishanke ja sen rinnalla toteuttava Merikasarmin perusparannushanke, jonka tavoitteena on korjata Merikasarmin tilat muuntojoustavaksi monitilaksi. Lähtökohtana on, että ulkoministeriön Helsingin toiminnot mahtuvat tulevaisuudessa kokonaan Merikasarmille.

Ulkoministeriössä on myös tehtäviä, joissa esimerkiksi toimipaikan ulkopuolella tehtävä työ ei ole mahdollista tietoturvan tai työtehtävän muun luonteen takia. Toimipaikan sisälläkin monitilan käyttöä saattavat rajoittaa työn luonne tai tietoturvavaatimukset.

Sujuvan ja tietoturvallisen työnteon kannalta ulkoministeriölle on erittäin tärkeää, että meneillään oleva Digitaalinen valtioneuvosto -hanke etenee. Rinnalla on käynnistettävä hanke sähköisen työskentelyn kehittämiseksi myös turvaluokiteltujen aineistojen osalta.

Aino Jalonen ja Anne Pakkanen vievät eteenpäin uudenlaista toimitila-ajattelua.

– Tilojen edustuksellisuus on myös korostuva piirre. On kyse siitä, millaisen kuvan annamme Suomesta tänne tuleville ulkomaisille vieraille. Haluamme antaa mielikuvan suomalaisuudesta ja samalla osoittaa arvostusta vieraitamme kohtaan diplomatian käytäntöjen mukaisesti, sanoo projektipäällikkö Anna Pakkanen ulkoministeriöstä.

Muutoksen kohteena on usein kulttuurihistoriallisesti arvokkaita rakennuksia.

– Monitilaratkaisuissa arvorakennusten erityispiirteet voidaan usein ottaa erittäin hyvin huomioon. Esimerkiksi Arppeanumissa ei tehty lainkaan muutoksia huonejärjestykseen, vaan tilat toteutettiin olemassa olevaan tilajakoon, Aino Jalonen toteaa.


Teksti: Heikki Hakala | Kuvat: Iina Laamo ja Heikki Hakala