Tuottavuus tutuksi ja mittarit haltuun

Senaatti-kiinteistöt on tehnyt monipuolista yhteistyötä Tampereen teknillisen yliopiston tietojohtamisen Novi-tutkimuskeskuksen kanssa. Täällä tiedetään, miten tuottavuutta mitataan ja miten tuottavuutta voidaan parantaa.

Tavoitteena on ollut ymmärtää tietotyöntekemisen suorituskykyyn vaikuttavia tekijöitä. Tarkastelussa on ollut myös työympäristön mahdollistamat uudenlaiset työn tekemisen tavat sekä niiden mukanaan tuomat hyvinvointi- ja tuottavuusvaikutukset.

”Olemme kehittäneet yhteistyössä tapoja työympäristömuutoksen hyötyjen ja vaikutusten arvioimiseen sekä selvittäneet monitilaympäristön vaikutuksia tietotyön tekemiseen eri näkökulmista”, tutkijat Miikka Palvalin ja Maiju Vuolle kertovat.

”Monitilaympäristö on Suomessa vielä melko uusi juttu. Monet kokevat monitilaympäristön edelleen avokonttoriksi, vaikka se ei sitä missään nimessä ole. Oikein toteutettuna monitilaympäristö yhdistää avokonttorin ja koppikonttoreiden parhaat puolet.”

Miten tietotyön tuottavuutta voidaan mitata?

”Perinteisesti tuottavuutta mitataan tuotosten ja panosten välisenä suhteena. Tietotyössä tuottavuuden mittaaminen perustuu samaan logiikkaan, mutta tuotosten ja panosten määrittäminen on usein hankalaa, ellei jopa mahdotonta niiden aineettomuuden vuoksi”, Palvalin ja Vuolle sanovat.

Tietotyössä tuottavuuden panostekijänä voi olla esimerkiksi motivaatio, osaaminen ja tuotoksen synnyttämiseen kuluva energia, aika ja vaiva.

”Tuotoksen määrittäminenkin koetaan usein hankalaksi, mutta sitä voi tarkastella esimerkiksi miettimällä, mikä on organisaation tehtävä. Tuotos voi olla esimerkiksi yliopistomaailmassa tutkimusartikkeli, valtiolla palveltu asiakas tai työympäristön muutosprojekti.”

”Koska tietotyössä tuottavuudelle ei ole helposti löydettävissä yhtä tuottavuusmittaria, yleensä tarkastellaan moniulotteisesti tuottavuuteen vaikuttavien tekijöiden tilaa ja muutosta usean eri tunnusluvun kautta tai keskitytään esimerkiksi vaikuttavuuden arvioimiseen.”

”Objektiivisen mittaamisen ohella tuottavuutta voidaan mitata työntekijöiden, tiimien tai esimiesten subjektiiviseen kokemukseen perustuen. Tämä ei anna yhtä selkeää lukua, mutta usein työntekijöillä on kohtuullisen hyvä käsitys siitä, kuinka tuottavasti työtä tehdään.”

Kyselymittausten lisäksi löytyy uusia nousevia trendejä, kuten tiloihin ja kalusteisiin liitettävät sensorit, työntekijöiden puettavat laitteet tai älypuhelinten hyödyntäminen työympäristön käytön, kokemuksellisuuden sekä työn sujuvuuden ja stressin mittaamisessa.

Miten tuottavuutta voidaan valtiolla parantaa?

”Valtion organisaatiot eivät periaatteessa eroa suorituskyvyn parantamisen näkökulmasta yksityisistä organisaatioista. Suorituskyky syntyy siitä, että organisaatio toteuttaa tehtäväänsä mahdollisimman hyvin ja että työntekijöillä on mahdollisuus käyttää työaikansa oikeiden asioiden tekemiseen tehokkaasti.”

”Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että tehtävä on selkeä ja että kaikki toiminta keskittyy sen täyttämiseen, turhia rutiineja ja hukkaa poistamalla tai automatisoimalla. Tietotyössä tärkein toimija on työntekijä, jonka hyvinvoinnin ja tuottavuuden kehittäminen on oleellista.”

Organisaatioiden suorituskykyä voidaan parantaa kehittämällä työympäristöä siten, että se tukee mahdollisimman hyvin työntekijöitä heidän tehtävässään.

”Jokaisella työntekijällä tulee olla selkeästi määritellyt tavoitteet, jotka on johdettu organisaation tavoitteista. Tämä on tärkein vaihe suorituskyvyn parantamisessa ja siinä on monella organisaatiolla vielä parantamisen varaa.”

”Tämän jälkeen organisaatioiden suorituskykyä voidaan parantaa kehittämällä työympäristöä siten, että se tukee mahdollisimman hyvin työntekijöitä heidän tehtävässään. Esimerkiksi keskittymistä vaativia tehtäviä on kannattavaa tehdä häiriöttömässä tilassa.”

”Videopuhelut antavat lisäaikaa, kun matkustukseen kuluva aika vähenee. Lisäksi tarvitaan tiloja yhdessä työskentelyyn, rentoiluun ja palautumiseen sekä myös satunnaisiin kohtaamisiin.”

Teksti: Sari Okko

Artikkeli on julkaistu Uusi Kaiku -lehdessä 02/2015 ja päivitetty keväällä 2016.