Toimivaa aivotyötä

Vähennä tietotulvaa, hallitse keskeytyksiä ja kuormita aivoja kohtuudella. Kognitiivisten kuormitustekijöiden tunnistamiseen ja hallintaan on nyt kehitetty uusia välineitä.

Tietotyöläisen aivot ovat koetuksella kiireen, keskeytysten, tulosvaatimusten ja useiden tietojärjestelmien käyttämisen johdosta. Informaatiotulva ja tarve hallita laajoja asiakokonaisuuksia kuormittavat aivojamme, samoin useampien asioiden ja projektien tekeminen rinnakkain.

Tällä hetkellä jopa noin ¾ eri ammateissa toimivista työntekijöistä käyttää tieto- ja viestintätekniikkaa työssään. Mutta pelkästään tietokoneella tehtävä työ ei ole ainoa, joka aivojamme rasittaa.

Vaikka työelämän vaatimukset kasvavat, aina ei haluta ottaa huomioon, että ihmisen tiedonkäsittelykyky on lopulta rajallinen. Erityisesti työmuisti muodostaa pullonkaulan, sillä se ei veny loputtomiin.

Hyvä paha kuormitus

Jatkuvasta muutoksesta on tullut pysyvä olotila. Silti emme vielä tiedä, miten ihmiset tästä pitkässä juoksussa kognitiivisesti selviävät.

Miten aivojen ja muistin ylikuormittumisen merkit näkyvät tietotyöläisen työssä, Työterveyslaitoksen johtava psykologi Teemu Paajanen?

”Ärtyneisyyden, väsymyksen, masennuksen ja voimattomuuden lisäksi keskittymisen ja muistin vaikeudet voivat olla merkkejä tiedonkäsittelymme kuormittumisesta. Viimeisimmän tutkimuksen mukaan jopa 400 000 työikäistä kokee muistin ja keskittymiskyvyn heikkenemistä.”

Ylikuormitustilanteissa on tyypillistä, että teemme päätöksiä vanhojen mallien mukaan.

Tarkkaavaisuus ja lyhytkestoinen nk. työmuisti ovat erityisen herkkiä häiriintymään ylikuormitustilanteissa.

Lyhytkestoinen kuormitustila ei Paajasen mukaan ole terveydelle välttämättä haitallinen, sen sijaan pitkittynyt stressitila altistaa helposti virheille, uupumiselle, univaikeuksille, mielialaongelmille ja siten työkyvyn ja työturvallisuuden heikentymiselle.

”Aivomme toisaalta tarvitsevat kognitiivista aktiivisuutta, mikä suojaa meitä myöhemmän iän muistivaikeuksilta. Mutta ylikuormitustilanteissa on tyypillistä, että teemme päätöksiä vanhojen mallien mukaan. Emme pysty innovatiiviseen päätöksentekoon.”

Kognitiivinen ergonomia on viime aikoina noussut fyysisen ergonomian rinnalle. Sillä tarkoitetaan työn, työvälineiden, työympäristöjen ja työtapojen yhteensovittamista ja vuorovaikutusta ihmisen tiedonkäsittelykyvyn ja -rajoitusten kanssa.

”Vaikka teknologia on edennyt suurin harppauksin viimeisten 20 vuoden kuluessa, aivoissamme ja hermostossamme ei lajikehityksen näkökulmasta ole parin sadan vuoden aikana tapahtunut juuri mitään muutosta. Ihminen ei kehity samassa tahdissa ympäristön kanssa.”

Teemu Paajanen korostaa, että kognitiivisella ergonomialla voidaan tukea ihmisen tiedonkäsittelyä laaja-alaisesti lähtien havaitsemisesta ja tarkkaavaisuudesta aina oppimiseen ja vaativaan päätöksentekoon asti.

Tiedonkäsittelyä kuormittavat esimerkiksi työympäristön puheäänet ja melu. On arvioitu, että tietotyöläisen ajasta kuluu jopa 10 prosenttia erilaisiin tietojärjestelmiin liittyvien ongelmien selvittämiseen.

Myös heikosti suunnitellut työtavat ja työvälineet lisäävät aivojen kuormitusta.

”Monilla työpaikoilla työtä on jo alettu muokkaamaan sellaiseksi, että tehtävät ovat paremmassa sopusoinnussa ihmisen luontaisen tiedonkäsittelyn ominaisuuksien kanssa”, Paajanen sanoo.

Sopeuta työ ihmisen mittaiseksi

Kognitiivinen toimintakyky saattaa häiriintyä ulkoisten tekijöiden lisäksi myös ihmisen sisäisistä tekijöistä. Kuormittuminen on siksi aina yksilöllistä.

”Suorituskykyymme ja ajatteluumme vaikuttaa aistiemme ja muistin rajallisuus, ikämme sekä myös univaje. Mikäli ihminen nukkuu alle kuusi tuntia yössä, sillä on havaittu olevan selkeä vaikutus työn tuottavuuteen”, Paajanen sanoo.

Vaikka kaikkea tarpeetonta kuormitusta ei voida täysin poistaa, kannattaa työntekoa helpottaa monin helposti toteutettavien keinojen avulla.

Selkeät työtehtävät ja toimenkuva auttavat suuntamaan energian olennaiseen. Myös työaika kannattaa erottaa selkeästi vapaa-ajasta, vaikka yksilöllisiä joustoja toki tarvitaan.

Paajanen muistuttaa, että tiedonkäsittelyn osalta ihmisen on vaikea hahmottaa, kuinka paljon pystymme sisäistämään jotain asiaa tietyssä ajassa. Tai kuinka paljon vaatii aikaa, että opimme uuden työtehtävän tai toimintatavan.

Tietotulvaa kannattaa opetella karsimaan.

Myös aisteillamme on selkeät rajoitukset. Emme havaitse kaikkea ympärillämme, kuulemme vain tietyn korkuisia ääniä ja näemme tietyllä tarkkuudella jollekin määrätylle etäisyydelle. Tekstissä fontin koko vaikuttaa lukunopeuteemme.

”Tarkkaavaisuuden valokeilamme suuntautuu usein jonkin tietyn asian prosessointiin, jolloin paljon jää aina myös huomaamatta. Aivot eivät pysty tekemään useampaa päätöksentekoprosessia samanaikaisesti. Kykymme on tässä onnettoman ja surkean rajamailla. Tietotulvaa kannattaakin tästä syystä opetella karsimaan”, Paajanen muistuttaa.

Työvälineiden tulisi tukea ja sujuvoittaa työntekoa, siksi tietotekniikan uudistukset kannattaa aina punnita huolella. Myös uuden oppimiselle ja kehittymiselle on jätettävä riittävästi tilaa.

Ihminen palautuu fyysisesti lepäämällä ja nukkumalla. Aivot sen sijaan kaipaavat vaihtelevaa ajateltavaa ja irrottautumista esimerkiksi mielenkiintoisen harrastuksen parissa.

Työpaikalla aivojen hyvinvointia tukee paitsi positiivinen ilmapiiri myös avoin kulttuuri, jossa on mahdollista ottaa puheeksi liian suureksi kasvanut työkuorma. Vaikutusmahdollisuus oman työn sisältöön vähentää tunnetusti stressin syntymistä.

”Kognitiivinen ergonomia tulisi huomioida kaikissa tiedonkäsittelyn vaiheissa. Työ kannattaa sopeuttaa ihmisen mittaiseksi”, Paajanen toteaa.

Kuormitustekijöiden hallintaan uusi työkalu

Työterveyslaitoksessa on kehitetty yhteistyössä työterveyshuollon asiantuntijoiden kanssa Aivotyö toimivaksi -menetelmä, jonka tavoitteena on tuottaa uusia välineitä työn kognitiivisten kuormitustekijöiden tunnistamiseksi työpaikoilla.

Hankkeen vastuuhenkilönä toimivan Paajasen mukaan menetelmä sisältää sähköisen Aivotyöindeksi-kyselyn sekä psykologien käyttöön tarkoitetun Kognitiivisen ergonomian selvityksen.

”Kyselyn avulla on mahdollista tunnistaa työpaikoilla ne työyksiköt tai ammattiryhmät, joiden parissa esiintyy erityisen paljon kognitiivisen kuormittumisen oireita. Selvityksen avulla voidaan arvioida tarkemmin kuormitustekijöitä ja antaa suosituksia työn muokkaamiseen.”

Erityisesti työterveyshuollon ammattilaisille tarkoitettu työkalu on tarkoitus saada käyttöön vuonna 2016. Työsuojelurahasto on tukenut menetelmän konseptointia ja tuotteistamista.

Pekka Kuikan ja Teemu Paajasen samaan aihepiiriin liittyvä avoin verkkokirja Työstä ja tarkkaavaisuudesta ilmestyi joulun 2015 tienoilla.

 


Teksti: Pirjo Kuisma | Kuva: Pixabay