Toiminnan uudistamiseen tarvitaan myös nopeasti reagoivia mittareita

Monessa yhteydessä on todettu, että vaikka elämme jo täysillä verkottunutta ja digitaalista aikakautta, ovat työnteon tapamme vielä pitkälti yksin tekemisen ajan moodissa. Kun työnteon tapamme muuttuvat, pysyvätkö mittarimme mukana? Sitä saat mitä mittaat. Miten varmistamme, että mittaamme eli saamme oikeita asioita?

Työ 2.0 on ottanut haasteen vastaan. Kyse ei ole mistään helposta nakista. Kun kuulemme sanan ”mittari” tai ”mittaaminen”, kääntyvät aivomme välittömästä tiettyyn, numeraaliseen asentoon. Numeraalisten mittareiden lisäksi tarvitsemme kuitenkin ennen kaikkea uudenlaista mittaamisen kulttuuria.

 

Erilaiset toimintaympäristöt edellyttävät erilaisia toimintatapoja

Asiantuntija- ja tietotyön toimintaympäristöjä ja tehtäväkenttää luonnehtii moninaisuus. Yhtäältä saman rakenteisina toistuvia toiminta- ja arvonluontiketjuja ja niissä sovellettavia työtapoja kannattaa yksinkertaistaa ja yhdenmukaistaa tehokkuuden aikaansaamiseksi, ja ottaa toiminnan mittaaminen avuksi – vaikkapa asiakaskokemusta rapauttavan toimintatapojen vaihtelun esiintuojana. Tämä vapauttaa aikaa ja resursseja ainutkertaisempien, monimutkaisempien ja kompleksisempien asiakasarvon aikaansaamisen haasteiden yhteistoiminnalliseen ratkomiseen, sekä erilaisten vaihtoehtojen ja moninaisten mukautumisen mahdollisuuksien jäntevään etsimiseen.

Oppivan organisaation periaatteiden mukaisesti hyvät käytännöt muotoutuvat yhdessä tehden, kokeillen ja uutta oppien. Kun syyn ja seurauksen suhteet eivät ole selkeästi hahmotettavissa, pitää niin työtapoja kuin mittaamistakin arvottaa eri tavoin kuin toisteisessa tekemisessä.

Työ 2.0 –ideologian mukaisessa mittaamiskulttuurissa mittaristo suuntaa jokapäiväistä työn tekemistä ketterästi, visuaalisesti ja dynaamisesti. Hitaiden, kerran tai pari vuodessa tehtävien, usein keskiarvotarkasteluun päätyvien mittareiden rinnalle tarvitsemme nopeita, lähellä arkipäivän tekemistä ja rutiineja olevaa mittaamista. Työ 2.0 -mittaamiskulttuuri vastuuttaa ja valtuuttaa jokaisen toimijan oman työnsä asiakaskeskeiseen kehittämiseen ja koko organisaation uudistamiseen tässä ja nyt.

Toimintatavoilla on väliä

Toimintatapamme vaikuttavat ratkaisevasti siihen, miten tuottavaa ja tuloksellista työntekomme on. Oikeanlaiset mittarit ja mittaamiskulttuuri auttavat tekemään työtapamme näkyviksi ja kertovat, mitä meidän pitää niissä muuttaa. Jos työ on huonosti organisoitu ja priorisoitu, tavoitteet ovat epäselvät eikä henkilöresurssien käyttöä ole mitoitettu, tekniikka tökkii ja / tai työ on pirstaleista ja moniajo hidastaa asioiden valmiiksi saamista, sekä henkilöstö että asiakkaat turhautuvat ja resursseja palaa. Kun yhteinen tavoite on kirkas, toiminta on avointa, tieto kulkee hyvin, kokouskäytänteet ovat tehokkaita ja tekniset työvälineet tukevat työn teon aika- ja paikkariippumattomuutta, hyvät edellytykset tuottavalla ja tulokselliselle työnteolle ovat olemassa.

Johtajan 2.0 -työkäytänteet

Hyvät mittarit ohjaavat myös esimiehen ja johtajan työtapoja. Oleellista on saada kaikki mukaan jatkuvaan toiminnan parantamiseen. Yhteistyön merkityksen ja arvon ymmärtää ja allekirjoittaa varmasti jo jokainen itsestäänselvyytenä, mutta pulaa on toimivista yhteistyön ja koordinaation menetelmistä ja niihin sitoutumisesta.

Itseään aktiivisesti johtavien asiantuntijoidenkin verkostossa johtajalla on edelleen roolia eri toimijoiden yhdessä tekemisen orkestroijana, jaetun arvonmuodostuksen ”metodologina”. Monimutkaisessa ja yhteen kietoutuneessa toimintaympäristössä johtamisen tärkein tehtävä on hahmottaa yhdessä tekemisen sidoksellisuus ja lisätä ihmisten käytännön edellytyksiä tulokselliseen yhteistyöhön ja yhdessä oppimiseen. Johtajan tulee johtaa työyksikkönsä pois resursseja ja osaamista osaoptimoivasta resurssitehokkuudesta kohti erilaisen osaamisen yhdistävää ja asiakaskeskeistä virtaustehokkuutta. Tämä ei onnistu, jos mittaamme edelleen vain yksilöiden ja toisistaan erillään olevien rakenteiden toimintaa.

Juurisyihin päästäksemme meidän tulee esittää erilaisia ”miksi” –kysymyksiä. Miksi teemme tätä (ylipäätään), miksi teemme tätä näin, miksi täällä, miksi tällä porukalla, näillä työkaluilla jne.? Hukkaa aiheuttavat erilaiset asiat pitää tunnistaa ja korjata mahdollisimman reaaliaikaisesti.

Myös työaikaan pitää luoda uusi suhde. Oleellista ei ole työssä vietetty aika, vaan tulosten aikaansaaminen. Tässä johdolla ja esimiehillä on tärkeä rooli. Hyvä johtaja auttaa työyhteisöään tunnistamaan työpäivän aikana lisäarvoa tuottavat ja tuottamattomat vaiheet. Esimiehen roolina on yksinkertaistaa, poistaa rönsyjä ja priorisoida.


Kirjoittajat: Virpi Einola-Pekkinen ja Heljä Franssila | Kuvat: Otto Jalas, Senaatti ja Pixabay

 

Virpi Einola-Pekkinen toimii kehittämispäällikkönä valtiovarainministeriössä. Hän on koulutukseltaan kasvatustieteilijä ja työskennellyt yli 30 vuotta valtionhallinnossa erilaisissa kehittämistehtävissä. Tällä hetkellä työkentästä pääosan muodostaa Työ 2.0 –kokonaisuus, jossa uudistetaan kokonaisvaltaisesti virkamiesten työtapoja ja hallintokulttuuria.

 

Heljä Franssila on tietotyön erityisasiantuntija Senaatti-kiinteistöissä. Heljä työskentelee Senaatti-kiinteistöjen työympäristöyksikössä tukemassa valtion työyhteisöjä parempien tietotyön olosuhteiden, ympäristöjen ja taitojen kehittämisessä ja mittaamisessa. Heljä on työskennellyt Senaatissa vuoden 2015 alusta. Sitä ennen hän toimi pitkään monitieteisissä tutkimus- ja kehitystehtävissä Tampereen yliopistossa, viimeksi tietotyön informaatioergonomian mittaamisen ja kehittämisen parissa. Heljän informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median alaan kuuluva väitöskirja hajautuneen tietotyönkoordinaatiosta on
esitarkastuksessa Tampereen yliopistossa.