Tieto mullistaa myös johtamisen

Eräs keskeisiä murroksen piirteitä on tieto. Olemme näihin saakka eläneet tilanteessa, jossa tieto on ollut niukkuusvara ja tiedon hankinta vaivalloista. Suhteellisen vähäisen tiedon perusteella on sitten pitänyt tehdä erilaisia ratkaisuja.

Tietotekniikan yksi suurimmista vaikutuksista on käytettävissä olevan tiedon määrän räjähdysmäinen lisääntyminen. Kun tietoa kerätään automaattisesti, sitä saadaan yhä suurempia ja suurempia määriä. Niukkuus on muuttunut jopa ylitarjonnaksi, eikä tiedon hyödyntäminen ole lainkaan niin yksinkertaista kuin ensiajattelemisella tuntuisi. Tämä trendi tulee jatkumaan. Tietoa on tulevaisuudessa tarjolla entistä enemmän.

Suhteellisen uusi termi on tietojohtaminen. Se tarkoittaa monisäikeistä asiakokonaisuutta, mutta ennen kaikkea kyse on siitä, että johtamisen avuksi ja tueksi on tarjolla runsaasti, suorastaan ylitsepursuavasti erilaista tietoa. Ehkä termi tulee paremmin ymmärretyksi, jos ajatellaan sen vastakohtaa – ilman tietoa johtamista, sitä menneisyyttä.

Tiedon merkitys johtamisessa on tapahtunut niin nopeasti, että johtamiskulttuuri ei ole pysynyt vauhdissa mukana. Tieto haastaa perinteisen johtamisen, muuttaa johtamisen tapaa ja uudistaa johtamiskulttuuria.

– Lähtökohtana on ollut oivallus siitä, että jotkut yritykset ja organisaatiot menestyvät, kun ne kykenevät käyttämään tehokkaasti tietopääomaansa ja parantavat sen avulla suorituskykyään, määrittelee professori Aino Kianto Lappeenrannan yliopistosta.

Aino Kianto. Kuva: LUT

Perinteisesti menestystekijöitä on arvioitu muun muassa materiaalisten resurssien avulla. Aineettomien resurssien mittaaminen on vasta nuorta, vaikka niiden merkitys menestystekijänä on oleellisesti suurempi kuin aineellisten resurssien.

– Suomessa organisaatioiden johtotehtävissä on hyvin oivallettu, että tiedolla ja osaamisella on suuri merkitys. Suomen vahvuutena on hyvä, kattava koulutusjärjestelmä, joka antaa mahdollisuuden laajaan osaamiseen organisaation eri tasoilla, Kianto sanoo.

Kianto vetää hieman takaisin. Ymmärretään kyllä, että tieto ja osaaminen ovat tärkeitä kilpailukykytekijöitä, mutta hän kysyy, mitä organisaatioissa on ihan oikeasti tehty tiedon hankkimiseksi ja ylläpitämiseksi – onko siihen varattu rahaa.

Big datan osalta ollaan kiimavaiheessa.

Tieto myös haastaa. Tieto on raaka-ainetta, jota pitää kyetä jalostamaan. Aino Kianto sanoo, että nyt ollaan big datan osalta kiimavaiheessa. Dataa on määrättömästi, mutta sitä ei osata hyödyntää.

Uusia leluja ei osata käyttää

Samasta asiasta puhuu myös tietojohtamista paljon tutkinut ja siitä kirjoittanut tutkimusjohtaja Harri Laihonen Tampereen yliopiston johtamiskorkeakoulusta. Laihosen mielestä tietojohtamisen ongelma on, että se liittyy melkein kaikkeen, mutta supistuu pahimmillaan tekniseksi kikkailuksi – on kuin oltaisiin saatu uusia leluja, joita kokeillaan innokkaasti, vaikka ei oikein tiedetä mihin niitä tarvittaisiin.

Harri Laihonen. Kuva: Heikki Hakala.

– On kehitetty erilaisia ict-ratkaisuja, joiden ajatellaan kuin itsestään tuovan hyötyjä. Hankkeet epäonnistuvat liian usein sen vuoksi, että ei tiedetä, mitä tehdään. Lähdetään hankkimaan uutta toiminnanohjausjärjestelmää, vaikka toiminnan perusasioita ei ole kunnolla selvitetty tai pyydetään ulkopuolinen konsultti kertomaan, miten tiedolla pitäisi johtaa, Laihonen sanoo.

Harri Laihonen sanoo, että uudessa toimintatavassa jokainen työntekijä on tietojohtaja. Arvonluonti syntyy siitä, että jokainen luo tietoa. Johtajan ja jokaisen yksittäisen työntekijän pitäisi tietää, miten käytettävissä oleva tieto voidaan hyödyntää työssä ja päätöksenteossa.

Tieto tarvitsee merkityksiä

Teknologia antaa kyllä tietoa, mutta se ei anna merkityksiä. Sen vuoksi Aino Kianto ei pidä suomen kielen sanasta tietokone. Se lupaa liian paljon. Laihonen puhuu siitä, että vasta tulkinta antaa tiedolle merkityksen.

Akilleen kantapääksi näyttäisi muodostuvan strategia – tai sen puuttuminen. Aino Kianto huomauttaa, että tieto itsessään voi johtaa hakoteille, jos sitä ei ole määritelty organisaation tarpeista käsin, eikä sitä osata tulkita ja käyttää oikein.

Tiedon polulla kulkija ei huomaa olevansa eksyksissä.

Kun tietoa on tarjolla määrättömiä määriä, harhapolku voi viedä todella syvälle metsään, eikä tiedon polkua taapertava kulkija edes huomaa olevansa eksyksissä.

– Strategia voi olla pahimmillaan silmänpalvontaa, jos ei ymmärretä strategian aitoa toimintaa ohjaavaa ja määrittelevää merkitystä. Perusasioiden pitää olla kunnossa. Vasta siinä tilanteessa oikein tulkitusta tiedosta voi tulla toiminnan kannalta tärkeä suorituskykyä parantava tekijä. Tällaiset organisaatiot ovat niitä, jotka ovat osanneet hyödyntää tiedon ja oppineet johtamaan tiedon avulla.

Pahimmillaan lisääntyvä tieto ja vanhanaikainen johtamistapa voivat johtaa kohtalokkaisiin seurauksiin. Lisääntyvä tieto esimerkiksi organisaation toiminnasta tekee kyttäävästä johtamisesta helpompaa. Sen vuoksi tiedon tulisi olla avoimesti kaikkien käytössä.

Organisaation ja yksittäisen työntekijän toimintaa ja tehokkuutta mittaavan tiedon tulee olla avointa. Sen tulisi johtaa siihen, että valvonta ei enää ole johtamisen tavoite. Sen tekee työntekijä itse. Johtaminen voi sen jälkeen kohdistua syvempiin kysymyksiin, valmentamiseen, tukeen, tavoitteisiin pääsemiseen auttamiseen.

– Ei suorituskykyä paranneta sillä, että esimies tyytyy tutkimaan suoritusten määrää. Se paranee kyvyllä tehdä tulkintoja, ymmärtää, miksi joku pääsee parempiin tuloksiin kuin joku toinen ja sitten löytää käytäntöjä, joilla tuloksia voidaan parantaa, Laihonen sanoo.

Määrästä kohti laatua

Yksi tietojohtamisen suuria ongelmia on se, että yhä edelleen tieto on pääosin määrällistä, vain harvoin laadullista. Se lisää tulkinnan tarvetta ja se lisää tulkintaa tekevien osaamisen vaatimusta. Se edellyttää, että esimiehet tuntevat organisaation työn luonteet, kykenevät asettamaan tavoitteet oikein ja kykenevät tulkitsemaan mitattuja tuloksia.

Tieto voi parantaa johtamista tai heikentää sitä. Se vaatii uudenlaista vuorovaikutustapaa ja luottamuspääomaa, avoimuutta, jossa asioista voidaan puhua ilman väärää syyllistämistä.

Jos ajatellaan, että vanha, puutteellisilla tiedoilla tapahtunut johtaminen on kuin elämää pimeässä huoneessa, tieto on kuin valojen sytyttäminen huoneeseen. Kaikki on näkyvissä, mutta siitähän työ vasta alkaa. Enää ei tarvitse arvailla.


Teksti: Heikki Hakala | Kuvat: Heikki Hakala ja Pixabay