Kuinka parantaa työelämän laatua ja lisätä aikaansaamisen tunnetta

Luottamus, ylpeys ja yhteisöllisyys luovat perustan sekä työntekijöiden hyvinvoinnille että organisaation menestykselle, kansallisuudesta riippumatta. Tämä ja moni muu asia selviää Pekka Pohjakallion ja Saku Tuomisen johdolla tehdystä laajasta selvityksestä.

Helsingin designpääkaupunkivuoden suunnitteluun liittynyt ihmisten hyvinvointia lisäävä 925 ̶  Redesigning the work week -projekti käynnistyi loppusyksystä 2010.

Saku Tuomisen ja Pekka Pohjakallion ideoiman hankkeen tavoitteena oli löytää ajattelutyötä tekeville ihmisille konkreettisia keinoja muuttaa työviikon rakennetta.

”Puhumme edelleen ajatustyöstä, vaikka sähköpostien ja loputtomien palavereiden lomassa juuri keskittymistä vaativalle ajattelulle jää kovin vähän aikaa. Päätimme selvittää, mitkä asiat oikeasti lisäävät työssä viihtymistä, työn iloa ja voivat samalla ehkäistä uupumista”, Pohjakallio ja Tuominen kertovat projektin lähtökohdista.

Pienillä muutoksilla työstä sujuvampaa

Mukaan innostuneet yhdeksän organisaatiota testasivat heille ehdotettuja pieniä konkreettisia tapoja, joiden avulla työn sujuvuutta voisi lisätä. Tunnettujen yritysten rinnalla julkishallintoa edusti valtioneuvoston kanslia.

Innostavat ideat ja käytännönläheiset ratkaisumallit koostettiin kirjaksi Työkirja – Työelämän vallankumouksen perusteet.

Havaintojen mukaan väsymystä aiheuttaa jatkuva kiireen tunne, työelämän pirstaleisuus ja sekavuus. Pohjakallio ja Tuominen kuitenkin huomasivat, ettei väsymisen syynä ole itse työn määrä, pikemminkin merkityksellisen työn vähäisyys ja hallinnan tunteen puute.

Asioita vain tulee, on usein kuultu selitys työelämän ahdistavalle kiireelle.

”Onnistuimme murtamaan tämän myytin ja osoittamaan lukuisan määrän työtapoja, jotka palauttavat ihmisille ajan hallinnan autonomian.”, Saku Tuominen kertoo.

Pohjakallio_Tuominen_pieni

Pekka Pohjakallion ja Saku Tuomisen mielestä työ ja arki eivät ole toistensa vastakohtia. ”Työpaikoilla tarvitaan tilaa laadukkaalle, rohkealle ja ennakkoluulottomalle ajattelulle.”

Irti työajan numeerisesta mittaamisesta

Pohjakallio viittaa Harvardin yliopiston professori Teresa Amabilen ajatukseen, jonka mukaan ihmistä motivoi työssä kaikkein eniten kokemus siitä, että he saavat pieniä aikaansaamisen tunteita, ’small wins’, viikoittain.

”Silti me emme johda itseämme tämän suuntaisesti. Sen sijaan keskitymme luomaan massiivisia vuositavoitteita. Tästä syystä meistä harva pystyy sanomaan viikon lopulla, että olipa onnistunut työviikko, sain aikaan monta hienoa asiaa.”

Entä millä tavoin aikaansaamista sitten tulisi tarkastella?

Pohjakallio sanoo, että esimiehiltä edellytetään luottamusta, näkemystä ja uskoa ihmisiin.

”Tutkimusten mukaan kuitenkin vain puolet meistä lähtökohtaisesti luottaa uusiin ihmisiin, toinen puoli taasen ei. Tämä tosiasia kannattaa hyväksyä ja tarjoa molemmille osapuolille asian käsittelemiseksi sopivia toimintamalleja.”

Harha, josta Pohjakallion mielestä kannattaisi jo luopua, liittyy työajan numeeriseen mittaamiseen. Työn tulosta tulisi tarkastella aikaansaannosten eikä työhön käytetyn ajan perusteella.

Luvuilla on paikkansa, mutta mittarit eivät saisi olla ainoa näyttö aikaansaamisesta.

”Epävarmat johtajat pakenevat helposti excel-taulukoiden taakse ja lisäävät kontrollia sen sijaan, että pistäisivät paukut siihen, kuinka ihmiset voisivat luoda uutta.”

Vaikealta tuntuu, tehdäänkö silti?

Kiperä kysymys on kirjattu 925-toimiston seinälle muistuttamaan, että tapoja on hyvä pyrkiä muuttamaan, yksi kerrallaan, pienin askelin.

”Ihminen pitää mielellään kiinni vanhoista toimintamalleista, vaikka samaan aikaan ympäristö muuttuu ja työelämä on keskellä suurta murrosta. Muutos tapahtuu vasta, kun uudesta opitusta käytännöstä muodostuu tapa”, Pohjakallio muistuttaa.

Toisin kuin usein luullaan, alitajuntaa voi tietoisesti ruokkia ja ohjailla. Matkan varrelle pitää rakentaa yllätyksiä, palkita ihmisiä, nauraa virheille ja palata niiden jälkeen takaisin valitulle tielle.

Alusta alkaen on hyvä ottaa asenne, joka jättää epäonnistumisen mahdollisuuden pois. Tekemättömät työt stressaavat, joten alitajunta voidaan valjastaa prosessoimaan keskeneräisiä asioita ja kehittämään uutta.

”Mieli vapautuu turhasta sälästä esimerkiksi pitämällä yllä ’to do’ -listaa, jota puretaan sopivan vapaahetken tullen tehtävä kerrallaan”, Saku Tuominen nostaa esille esimerkin kirjassakin mainituista noin viidestäkymmenestä järkeväksi todetuista parannuksista.

Tuomisella itsellään on tapana ajoittaa aktiivinen mutta rento ajatustyö vaikkapa skootterilla ajamisen ajaksi. Hypätessään ajokkinsa selkään hän valitsee tietyn mieltä polttavan asian pohdittavaksi esimerkiksi vartin ajaksi ja jättää teeman ajatuksiinsa muhimaan.

Neljä tuntia laatuaikaa

Pohjakallio ja Tuominen ehdottavat kirjassaan neljän proaktiivisen tunnin riittävän parantamaan merkittävästi sekä työpäivän laatua että aikaansaamisen tunnetta.

Priorisoi ja valitse kolme tärkeintä asiaa, jotka tuovat eniten lisäarvoa.

”Vähemmän voi olla enemmän, mikäli edes osa päivästä saadaan rauhoitetuksi tärkeiksi koetuille tehtäville. Tämä tarjoaa tilaa luoville ajatuksille ja flow-kokemuksille”, he uskovat.

Muita työtä rytmittäviä keinoja ovat keskeneräisten asioiden ’power hour’ tai yhdelle päivälle tiettyyn aikaan varattu ns. turvapaikka, jotka helpottavat juoksevien asioiden hoitamista ja tuovat elämään vapautta ja levollista mieltä. Etäpäivät toimivat samoin.

”Asioiden listaaminen ei itseltänikään sujunut heti luontevasti, kunnes huomasin rutiinin vapauttavan puolen: aivoja rasittavan sälän poistuttua pystyin tekemään rennosti asioita, joita oikeasti haluan, ilman että alitajuntani jatkuvasti soimaa”, Pohjakallio kertoo.


Teksti: Pirjo Kuisma | Kuvat ja kaavio: 925

(Uusi Kaiku 1/2013)