Maanmittauslaitoksen Lean-kokeilu johti prosessien selkeyttämiseen

Maanmittauslaitoksessa lainhuutohakemusten ruuhkautuminen hidastaa prosessin läpimenoa. Vuoden 2016 aikana toteutettu Lean-kokeilu auttoi selventämään toimintamalleja ja johti lopulta myös pysyviin muutoksiin.

Maanmittauslaitoksessa toteutettiin vuonna 2016 Valtiovarainministeriön kanssa sovittu johtamisen kärkihanke liittyen Lean-johtamismalliin. Kokeilu toteutettiin kirjaamisprosessin lainhuutohakemusten käsittelyssä. Projektin tavoitteena oli tuottaa lainhuutoprosessin nopeuttamisen ja parantamisen ohella kokemuksia Lean-johtamisesta sekä jakaa mahdollisimman laajasti valtionhallinnossa hyödynnettäviä hyviä käytäntöjä. Kokeilussa korostettiin asiakasnäkökulmaa, tehokkuutta, laadukasta johtamista ja jatkuvaa kehittämistä. Kokeilun aluksi Maanmittauslaitoksessa selvitettiin asiakkailta, mikä heidän toiminnassaan on tärkeintä.

– Nopeus, joustavuus ja tasalaatuisuus, Maanmittauslaitoksen kirjaamisprosessien tulosyksikön johtaja Janne Murtoniemi listaa.

Kokeilussa korostettiin asiakasnäkökulmaa, tehokkuutta, laadukasta johtamista ja jatkuvaa kehittämistä.

Mitattavia tuloksia

Kirjaamisprosessissa käsitellään ja ratkaistaan vuosittain runsaat 90 000 lainhuutoa eli kiinteistön omistusoikeuden rekisteröimistä koskevaa hakemusta. Näiden lisäksi käsitellään sekä kiinnitys- että erityisen oikeuden kirjaamishakemuksia. Vuositasolla kokonaishakemusmäärä on noin 220 000. Käsittelijöitä on 37 paikkakunnalla yhteensä noin 180, joista suurin osa on kirjaamissihteereitä. Asiantuntijoita on 19 ja lakimiehiä seitsemän.

– Juuri lainhuutojen suuri määrä sopi kokeilukulttuurin henkeen, sillä tulokset ovat helposti mitattavissa, Murtoniemi täsmentää.

Maanmittauslaitoksen kirjaamisprosessien tulosyksikön johtaja Janne Murtoniemi.

Lean-kokeilua varten organisaatioon luotiin kokeilutiimi, johon kuului kahdeksan kirjaamissihteeriä, yksi asiantuntija ja yksi lakimies. Maantieteellisesti tiimin jäsenet sijaitsivat eri puolilla Suomea.

– Pidimme tiimin kesken tiivistä yhteistyötä, ajoittain jopa päivittäin. Tiimiläisten into olla mukana kasvoi sitä mukaa, kun he huomasivat tulosten parantuvan ja pystyvänsä itse vaikuttamaan tekemiseensä, Murtoniemi toteaa.

Projektin aikana kokeilutiimillä toteutettiin kuusi kuukauden mittaista ja yksi kahden kuukauden mittainen kokeilu. Lopputulosten raportoinnissa hyödynnettiin käsittelyaika- ja tuottavuustilastoja. Tuloksia verrattiin koko muun prosessin tulokseen sekä myös sen omiin kokeilun aikana saatuihin tuloksiin. Pelkästään toimintatapoja muuttamalla lainhuutojen käsittelyn tehokkuus lisääntyi kokeilutiimissä puolen vuoden aikana 30 prosenttia.

– Tavoitteemme oli rohkeasti kokeilla jotain sellaista, mikä voisi myös epäonnistua. Virheet pakottivat miettimään, miksi jokin asia toimii ja toinen ei. Näin pääsimme eroon myös totutuista tavoista, joita on perinteisesti vaikea kyseenalaistaa. Yksi tärkeimmistä opeistamme oli aktiivisen ajattelun ja uusien kokeilujen salliminen omassa työssä. Leanissa ei olekaan kyse projektista vaan prosessista, jossa tavoitteena on jatkuva kehitys. Pikavoittojen sijasta vaikutuksetkin ovat pitkäikäisiä, Murtoniemi iloitsee.

Lainhuutojen suuri määrä sopi kokeilukulttuurin henkeen, sillä tulokset ovat helposti mitattavissa.

Tunnista hukka

Lainhuudon käsittelyajan keskiarvo oli 32 päivää vuonna 2015 ja vuotta myöhemmin 56. Murtoniemi kertoo, että ongelmana on ollut lainhuutojen kasaantuminen jonoksi.

– Vain sillä on merkitystä, että saamme lainhuudot nopeammin käsittelyyn. Jos käsittelyaika venyy liian pitkäksi, asiakkaat ottavat helpommin yhteyttä puhelimitse ja aikaa kuluu jälleen lisää.

Yksi merkittävä prosessia hidastava tekijä on asiakkaille osoitetut täydennyspyynnöt. Kokeilun aikana pyrittiin selvittämään puutteellisten hakemusten määrää, puutteiden laatua, vireille laiton virheitä, ohjeiden käyttöä sekä sitä, mistä hakemukset tulivat. Vuoden aikana täydennyspyyntöjen määrä väheni kokeilutiimissä 40 prosentista 25 prosenttiin. Muuta erityisen hyvää oli työtyytyväisyyden lisääntyminen, kun kokeilutiimi itse sai miettiä omaa työntekoa ja ottaa hyvät keinot käyttöön.

– Tavoitteena on eliminoida hukkaa, Murtoniemi toteaa. – Ylilaatu on hukan muoto ja prosessin toiminnan kannalta yhtä huono asia kuin alilaatu. Kokeilun aikana pohdimme kokeilutiimissä, milloin on aiheellista pyytää lisäselvityksiä ja millä tarkkuudella niiden saanti vaikuttaa lopputulokseen. Ratkaisut myös löytyvät itsestään helpommin, kun työntekijä ymmärtää paremmin, mitä on tekemässä ja mitä vaikutuksia sillä on kokonaisuuden kannalta. Hakemusten käsittelyajan lyhentämisen osalta ymmärsimme, että lainhuutojen käsittelyajan keskiarvo saataisiin äärimmäistä tehokkuutta korostettaessa laskettua, mutta se ei enää olisi siinä määrin resurssitehokasta, että sitä välttämättä kannattaisi tavoitella jatkossa, Murtoniemi pohtii.

Ylilaatu on hukan muoto ja prosessin toiminnan kannalta yhtä huono asia kuin alilaatu.

Yhtenäiset toimintamallit käyttöön

Maanmittauslaitoksessa kokeilu sai kirjausprosessissa aikaan konkreettisia muutoksia, jotka otettiin käyttöön vuodenvaihteessa. Muutokset eivät vaatineet investointeja, vaan ainoastaan toimintamallien ja ajatustavan päivityksiä.

– Yhtenäistimme vuodenvaihteessa prosessiamme valtakunnallisesti niin, että kirjaamissihteerit ottavat työn alle aina vanhimman casen. Uutta hakemusta ei niin ikään voi ottaa työn alle ennen kuin edellinen on saatu päätökseen. Haastavampia töitä ei myöskään enää siirretä asiantuntijoille, kuten aikaisemmin, vaan nyt heidän roolinsa on auttaa kirjaamissihteereitä heidän työssään, Murtoniemi kertoo ja jatkaa:

– Opimme paljon uutta oman organisaatiomme toiminnasta; myös henkilökohtaisella tasolla. Vaikka kirjaamissihteereiden tuottavuutta seurataankin ratkaistujen lainhuutojen määrässä, fokus ei saisi mennä kokonaisuudesta yksilösuorittamisen tasolle. Valmiita menetelmiä Leanilla ei ole antaa, vaan jokaisen on löydettävä omaan organisaatioonsa soveltuvat parhaat menettelytavat ja toimintamallit. Kokeileminen ja uudet toimintatavat ovat mahdollisia myös tiukasti säännellyssä viranomaisprosessissa, kuten meillä, kunhan lainsäädännön asettamat raamit otetaan huomioon, Murtoniemi rohkaisee.

Jokaisen on löydettävä omaan organisaatioonsa soveltuvat parhaat menettelytavat ja toimintamallit.


Teksti: Hanna Ojanpää | Kuvat: Marjut Partanen ja Pixabay