Lisää hallittavuutta tietotyöhön

Informaatioergonomia tarjoaa monia keinoja muokata tietotyötä ja työympäristöä paremmin hallittavaksi ja samalla entistä tuottavammaksi.

Vastikään Tampereen yliopistossa toteutetussa informaatioergonomiaa tutkivassa hankkeessa haluttiin selvittää, miten informaatiokuormittumisen kokemusta voitaisiin havainnoida ja mitata.

Yliopistotutkija Jussi Okkosen mukaan tutkimuksen lähtökohtana oli oletus, että riittämätön tietotyön informaatioergonomia heikentää ihmisen kokemusta oman työnsä hallinnasta jopa niin, että ongelmat lopulta heijastuvat työn tuottavuuteen.

”Ihmisen ei tarvitse sopeutua kuormittumiseen ja kärsiä siitä, sillä työympäristöä, työtä ja käytäntöjä voidaan helposti kehittää ja muuttaa ihmisen kannalta paremmin hallittaviksi”, Okkonen muistuttaa.

Tätä tarkoitetaan informaatioergonomialla, joka on erityisesti tietotyön liittyvä työergonomian sovellusalue. Se liittyy yksilön omaan kokemukseen työstä ja sen hallinnasta. Kyseessä on vastakohta suunnittelemattomuudelle, informaatioähkylle, keskeytyksille ja kiireelle.

”Hyvän informaatioergonomian tarkoituksena on tukea työn hallinnan ja samalla tuottavuuden tunnetta. Siinä huomioidaan myös perinteiset ergonomian osa-alueet kuten fyysinen, sosiaalinen ja kognitiivinen ergonomia mutta korostaen tieto- ja informaatiointensiivisiä prosesseja”, Okkonen luonnehtii.

Liikkeelle kommunikaatiokäytänteistä

Informaatioergonomia nousee Jussi Okkosen mukaan agendalle usein tilanteissa, joissa henkilön sopeutumiskyky ei enää riitä, päivittäiset toiminnot alkavat tökkiä ja tulevaisuus näyttää synkältä.

”Ongelmien taustalla vaikuttavat esimerkiksi infrastruktuuriin kuten tietojärjestelmiin tai organisaatioon liittyvät muutokset, yksilöiden tapoihin, tietoihin ja taitoihin liittyvä kehittäminen tai organisaation käytäntöjen uudistaminen.”

Ongelmakohtia voidaan tunnistaa kuvailemalla omia tuntemuksia kollegoille tai kartoittaa ja ratkoa yhteisissä työpajoissa.

Asioita kannattaa lähteä purkamaan arvioimalla sen hetkistä tilannetta. Itse kehittäminen on usein paikallista, mutta esimerkiksi sähköposti- ja yhteistyökäytännöistä sekä keskeytyksistä johtuvat pulmat ovat kaikkialla pitkälti samankaltaisia.

”Käytännössä ongelmakohtia voidaan tunnistaa kuvailemalla omia tuntemuksia kollegoille tai asioita voidaan kartoittaa ja ratkoa yhteisissä työpajoissa”, Okkonen kertoo. ”Myös työterveyshuolto voi tehdä aloitteen, etenkin jos huonon informaatioergonomian epäillään olevan laajempi ongelma työyhteisössä.”

Nyt tehdyn tutkimuksen mukaan onnistumisen kannalta on tärkeää, että koko organisaatio osallistuu informaatioergonomian kehittämiseen ja sitä myös tuetaan.

”Liikkeelle kannattaa lähteä pienistä asioista kuten kommunikaatiokäytännöistä ja niihin liittyvistä oletuksista tai tiedonkäsittelyn organisoinnista”, Jussi Okkonen suosittelee.

Informaatiokuormitukselle rajat

Työergonomiaan liittyvä informaatioergonomia tarkastelee informaation käsittelyyn ja hallintaan liittyviä ilmiöitä ja prosesseja arkipäiväisessä työssä sekä kokonaisissa tietotyöympäristöissä.

Informaatioergonomialla pyritään ylläpitämään ja tukemaan yksilön suorituskykyä informaatiokuormitusta säätelevien työkäytäntöjen, työkalujen ja kehittämismenetelmien avulla. Tavoitteena on, että työtehtävissä kohdattava informaatiokuormitus saadaan pidettyä hallittavissa olevalla tasolla.

Tampereen yliopistossa toteutetun tietotyön informaatioergonomian arviointi- ja kehittämismenetelmä -tutkimushankkeen tavoitteena oli laajentaa ja uudistaa työergonomian tutkimuksen välineistöä lähestymällä tietotyön informaatiokuormituksen kysymyksiä informaatioergonomian näkökulmasta.

 


Teksti: Pirjo Kuisma | Kuva: IStockphoto

(Uusi Kaiku 01/2015)