Leenamaija Otala: Oppiva organisaatio elää uutta nousua

Osaamisesta on hyötyä vasta, kun sitä sovelletaan käytännön toimintaan ja saavutetaan sen avulla entistä parempia tuloksia, sanoo tekniikan tohtori Leenamaija Otala.

Aalto-yliopistossa pitkään työskennellyt ja nykyisin Metropolia ammattikorkeakoulussa johtamisen yliopettajana toimiva Otala on yksi ensimmäisistä työyhteisöjen ja osaamisen kehittämisen asiantuntijoista Suomessa.

Kun vielä kymmenkunta vuotta sitten osaaminen nähtiin perustaitoina ja kokemuksena, nyt kärkeen nousee muitakin tekijöitä.

Monimutkaisuus ja yllätyksellisyys edellyttävät monenlaista osaamista.

”Tietotyö on yhä monimutkaisempaa ja muuttuu yhä nopeammin. Eteemme tulee täysin uudenlaisia tilanteita, joita ei voida ratkaista aiemmin annettujen ohjeiden tai aiemman kokemuksen avulla”, Otala sanoo.

Yhä tärkeämpää on tehdä yhteistyötä, löytää eri alojen osaajia ja olla joustava erilaisissa tilanteissa.

”Monimutkaisuus ja yllätyksellisyys edellyttävät monenlaista osaamista. Tarvitsemme taitoja, joiden avulla ratkomme uusia ja uudenlaisia ongelmia sekä haemme uutta tietoa ja löydämme sen myötä täysin uusia oivalluksia.”

”Tarvitsemme myös muita osaajia ja osaajien verkostoja, joilta voimme kysyä neuvoa ja joiden avulla voimme oppia mahdollisimman nopeasti uusia asioita”, Otala listaa.

Oivalluskyky ja ketterä oppiminen syrjäyttävät hiljaisen tiedon

Otalan mukaan aiemmin korostettiin pitkään kokemukseen perustuvaa ns. hiljaista tietoa. ”Toki se on edelleen tärkeää tietyillä aloilla, kuten asiakaspalvelussa tai vaikkapa hitaammin muuttuvassa perustuotannossa”, hän myöntää.

”Meillä on kuitenkin paljon uusia tehtäviä ja toimialoja, joiden parissa arvokkaimmiksi nousevat oivalluskyky, uudenlainen ajattelu, kyky toimia joustavasti toisten kanssa sekä taito hyödyntää tietotekniikkaa tehokkuuden luojana.”

”Tosin näilläkin toimialoilla on hyvä olla mukana – vaikka hallituksissa – kokeneita ihmisiä, jotka näkevät kokonaisuuden ja ymmärtävät ihmistä nuoria paremmin.”

Organisaatiot ketterästi oppiviksi organisaatioiksi

Otala sanoo oppivan organisaation elävän nyt 2016 uutta nousua. Pelkästään ihmisiltä ei edellytetä ketterää oppimista, vaan myös organisaatioiden on kyettävä nopeasti sopeutumaan muuttuviin tilanteisiin, oppimaan uusia toimintatapoja ja muuttamaan toimintojaan.

”Organisaatioiden on mahdollistettava ihmisten ketterä oppiminen sekä varmistettava, että rakenteet ja erityisesti johtaminen tukevat sitä. Organisaatiorakenteiden on sallittava ihmisten vuorovaikutus ja yhteistyö sijaintipaikasta ja organisatorisesta asemasta riippumatta.”

Tietotekniikka on Otalan mielestä avainasemassa tämäntyyppisessä vuorovaikutuksessa, ainakin isoissa organisaatioissa.

”Toinen tärkeä tekijä on yrityksen kulttuuri. Sen tulisi kannustaa ihmisiä auttamaan toisiaan, tukemaan toistensa oppimista, kokeilemaan yhdessä uutta ja jakamaan kokeilusta saatuja kokemuksia sekä kehittämään yhdessä uutta tietoa.”

Esimies oppimisen valmentajaksi ja innostuksen luojaksi

Oppimisen korostuminen haastaa Otalan mukaan erityisesti johtamisen, sillä työelämässä peräänkuulutetaan yhä enemmän jonkinasteista itseohjautuvuutta sekä mahdollisuutta päättää itse miten työt tehdään, jotta tavoitteet voidaan saavuttaa.

”Samaan aikaan kukin meistä kehittää omaa osaamistaan ja hankkii tarvitsemaansa tietoa, jotta voisimme saavuttaa tavoitteemme”, Otala kuvailee.

Esimies huolehtii, että kaikilla löytyy tämän päivän tarvittavat työtaidot.

Oppivassa organisaatiossa esimies onkin entistä enemmän valmentaja. Hän on innostaja ja ajattelun johtaja, joka saa ihmiset mukaan yhteiseen tavoitteeseen. Esimies varmistaa, että ihmiset voivat hankkia tarvitsemaansa osaamista.

Esimiehen tehtävänä on lisäksi auttaa jokaista erikseen ja yhdessä tiiminä ratkomaan ongelmia ja hyödyntämään jokaisen osaamista. ”Hän huolehtii, että kaikilla löytyy tämän päivän tarvittavat työtaidot kuten ongelmanratkaisutaidot, ajattelun taidot, yhteistyötaidot ja viestintätaidot”, Otala sanoo.

”Esimiehen tulisi ymmärtää, miten ihminen oivaltaa, oppii ja ajattelee, eli miten ihmisen mieli toimii, jotta hän osaisi viestiä mahdollisimman hyvin erilaisille ihmisille. Esimiehen kuuluu myös seurata, että haluttu kulttuuri ja ilmapiiri syntyvät ja säilyvät.”

Tiedon keruu ja seuranta oppimisen tueksi

Otala huomauttaa, että itseohjautuvuutta korostavassa organisaatioissa tarvitaan kurinalaisuutta, joka perustuu yhteisiin pelisääntöihin ja yhdessä sovittuihin tapoihin näiden sääntöjen noudattamisesta.

Lisäksi tarvitaan tehokas tiedonhallintajärjestelmä, joka tuottaa tiimeille jatkuvasti ajantasaista tietoa siitä, miten on toimittu ja miten tavoitteet on saavutettu.

Seurantatiedosta tulee jatkuvasti keskustella yhdessä.

”Tiimit voivat itse seurata, onko tavoitteet saavutettu, ja analysoida yhdessä, mistä poikkeamat johtuvat. He voivat myös yhdessä pohtia, miten tilannetta korjataan.”

Tulosseurantatiedon hyödyntäminen on Otalan mielestä tehokasta organisaation oppimista. Tämä edellyttää, että kaikki ymmärtävät oman tekemisen syy- ja seuraussuhteita eli tekijöitä, jotka vaikuttavat omaan toimintaan ja sen tuloksellisuuteen.

”Seurantatiedosta tulee jatkuvasti keskustella yhdessä ja pohtia samalla esimerkiksi poikkeamien syitä ja tapoja korjata tilannetta. Yhteinen tietoon perustuva pohdinta mahdollistaa esimiehille todellisen valmentajan roolin ja toisaalta tarjoaa jokaiselle mahdollisuuden oppia ymmärtämään omaa alaa ja omaa tekemistä.”

Osaamispääoman seuranta johdon agendalle

Leenamaija Otala on vuosien ajan seurannut läheltä suomalaisyritysten osaamisen kehittämissuunnitelmia. Konsulttina hän on työstänyt yritysten käyttöön osaamisen johtamiseen työ- ja käsikirjoja, joiden avulla osaamisen johtamisen vastuuta ja menetelmiä on voitu viedä alemmille esimiestasoille ja tiimeille.

Harvassa hallituksessa ollaan kiinnostuneita seuraamaan osaamispääoman kehittymistä.

”Osaaminen ja oppimiskyky ovat ratkaisevan tärkeitä kilpailukyvyn kannalta. Yritys jämähtää helposti, mikäli se ei osaa uusiutua eli oppia. Tai silloin, jos yrityksessä ei ole kehitetty tarvittavaa osaamista, tai tilanteessa, jossa huippuosaajat hakeutuvat muualle.”

Yritysten hallitustyötä ja johtoryhmätyöskentelyä tutkiessaan Otala on huomannut, että yhä edelleen hallitukset keskittyvät menneeseen eli taloudelliseen tietoon, mikä kertoo ainoastaan, kuinka pärjäsimme edellisellä tilikaudella.

Harvassa hallituksessa ollaan Otalan mukaan kiinnostuneita seuraamaan yrityksen osaamispääoman kehittymistä, henkilöstön sitoutumista, innostusta sekä ihmisten ja organisaation ketterää oppimiskykyä.

”Mikäli yhtiön hallitus ei vaadi tällaista tietoa johtoryhmältä, ei johtokaan koe osaamispääomaa kovin tärkeäksi. Vaikka osaamisesta puhutaan, se ei vieläkään käytännössä näy ylimmän päättäjäporukan agendalla”, Otala sanoo.

Hän ottaa esimerkin Tanskasta, jossa tietoalan yritykset alkoivat jo vuosituhannen alkupuolella laatia tilinpäätöksen yhteyteen osaamispääomaraportin (Intellectual Capital Statement) osoittamaan, millä tavoin menestystä on rakennettu ja kuinka osaamispääomaa on kehitetty.

”Jos olisin sijoittaja, katsoisin eniten juuri sitä, miten sitoutuneita sijoituskohteena olevan yrityksen tiimit ovat tekemiseensä, millaiset mahdollisuudet heillä on kehittää toimintaansa jatkuvasti ja miten he ovat oppineet uutta.”

Omaa osaamispääomaa kannattaa kasvattaa

Otala huomauttaa, että yksilön oma vastuu kasvaa väkisinkin, koska työsuhteet ovat jatkossa aiempaa epävarmempia ja muutokset yhä nopeampia.

”Osaaminen ja hyvä oppimiskyky ovat tärkeä turva yksilölle itselleen. Meistä jokaisen kannattaa panostaa oman osaamispääoman kasvattamiseen esimerkiksi valitsemalla työpaikka sen mukaan, minkälaisia mahdollisuuksia se tarjoaa kehittymiseen ja verkostojen kasvattamiseen.”

Yhteinen ajattelu on paljon tehokkaampaa kuin asioiden pohtiminen yksin.

Ihmisen aivoista ja mielestä, älyllisistä resursseista, on tullut tärkein työkone, jota pitää muistaa hoitaa aktiivisesti. Aivot kaipaavat välillä tyhjäkäyntiä ja työasioista poikkeavaa mielihyvää tuottavaa ajattelua. Tätä voi Otalan mielestä tarjota ihana oopperaesitys, rockkonsertti tai maratonjuoksu.

Viimeisen vuosikymmenen kuluessa yhteisen ajattelun merkitys on sekin korostunut.

Otala on pitänyt Helena Åhmanin kanssa Aalto-yliopistossa kurssia aivojen ja mielen johtamisesta tietotyössä. Hän sanoo, että aivot tarvitsevat selkeitä tavoitteita ja toisaalta vapauden ajatella luovasti. Lisäksi ne kaipaavat virikkeitä toisilta aivoilta.

”Yhteinen ajattelu on paljon tehokkaampaa kuin asioiden pohtiminen yksin.”

Näin kehität osaamisen johtamista ja työkaluja

  1. Selvitä tärkeimmät osaamistarpeet. Älä valitse liian montaa, sillä osaamistarpeet muuttuvat usein lennossa. On tärkeä tunnistaa strategian kannalta kaikkein tärkeimmät osaamiset ja pohtia, minkä verran osaamista tai osaajia pitää olla, jotta tavoitteet voidaan saavuttaa tai jotta voidaan toimia menestyksekkäästi. Pyydä eri toimintoja tai yksiköitä lisäämään omat osaamistarpeensa.
  2. Hanki tietotekniikkajärjestelmä, jonka avulla tiedät, mitä osaamista organisaatiossa on, kuka mitäkin osaa ja mistä hänet löydät.
  3. Pyydä henkilöstöä arvioimaan omat osaamisensa ja lisäämään osaamisenhallintajärjestelmään mahdollisia tärkeinä pitämiään puuttuvia osaamisia.
  4. Pyydä ihmisiä laatimaan omat osaamisen kehittämissuunnitelmansa, jotka käyt läpi kehityskeskusteluissa tai muissa tilaisuuksissa.
  5. Luo kehityskeskusteluille aikataulut ja ohjeet.
  6. Varmista, että kaikilla on riittävät tämän päivän työtaidot ja erityisesti kyky oppia. Järjestä näistä aiheista ihmisille oppimistilaisuuksia.
  7. Luo ohjeet työssä oppimisen tukemiseen.
  8. Mieti osaamisen mittarit ja arviointimenettelyt.
  9. Valmenna esimiehiä toimimaan oppimisen johtajina. 
  10. Leenamaija Otala, 2016.

Teksti: Pirjo Kuisma | Kuva: Pixabay