KEHA-kehittäjät varautuvat jo maakuntauudistukseen

Vaikka ELY-keskusten ja TE-toimistojen kehittämis- ja hallintokeskus (KEHA-keskus) on toiminut vasta vuoden 2015 alusta, siellä pohjustetaan jo täyttä päätä seuraavaa suurta organisaatiomuutosta. Tuleva muutos liittyy vuoden 2020 alusta toteutettavaan maakuntauudistukseen.

Maakuntauudistuksen yhteydessä hallintorajoja pistetään uusiksi, kun osa nykyisin valtiolle kuuluvista tehtävistä siirtyy maakunnille. Samalla tutkitaan miltä osin tehtäviä voitaisiin siirtää yksityisen sektorin hoidettavaksi.

Vauhti on sen verran kova, että KEHA-keskuksen toiminnan kehittämisyksikössä muutokseen varaudutaan rakentamalla tulevan vuoden koulutustarjontaa muutoksia silmällä pitäen.

Toiminnan kehittämisyksikkö on itse hyvä esimerkiksi siitä, mihin suuntaan valtionhallinnon piirissä toimintaa ja työntekoa halutaan kehittää. Yksikössä työskentelee noin 40 henkeä, jotka ovat sijoittuneet eri puolille maata. On haluttu turvata 15 ELY-keskuksen ja 15 TE-toimiston kehittämis- ja koulutuspalvelut alueellisesti lähellä, eikä keskittää toimintaa yhteen paikkaan.

Vaikka olemme eri puolilla maata, teemme työtä samalla otteella.

– Me ollaan hajallaan eri puolilla Suomea, mutta meillä on hyvä yhteishenki. Teemme työtä samalla otteella, sanoo Jyväskylässä työskentelevä Minna Katko.

– On hienoa, että meidät on sijoitettu eri puolille maata, eikä olla keskitetysti samassa paikassa. Täällähän saattaa käytävillä kuulla mielenkiintoisia asioita, kun olemme asiakkaiden keskellä, sanoo puolestaan Joensuussa työskentelevä Paavo Pulkkinen.

Toimintatapa edellyttää jatkuvaa yhteydenpitoa sähköisillä välineillä. Skype on käytössä kaiken aikaa ja parhaillaan etsitään sopivaa sovellusalustaa, jolla monipaikkatyöskentely sujuu tehokkaammin. Aika ajoin tavataan myös nokakkain, mutta kalenterien yhteensovittaminen on aina iso haaste. Tärkeää kuitenkin on, että porukka tuntee toisensa niin hyvin, että sähköinen yhteydenpito tuntuu luontevalta.

KEHA-kehittäjät työskentelevät eri puolilla maata ja pitävät keskenään yhteyttä pääasiassa verkon välityksellä. Joskus on tehokkaampaa kokoontua yhteen.

Koulutus- ja kehittämisryhmä on myös oman ilosanomansa kokeilulaboratorio, sillä kehitettävät asiat ELY-keskuksissa ja TE-toimistoissa liittyvät usein digitaalisuuden parempaan hyödyntämiseen, monipaikkaisuuteen ja kykyyn johtaa itseään.

Viisi painopistealuetta

Ari Hyyryläisen mukaan käynnissä on johtamisparadigman muutos.

Parhaillaan toiminnan kehittämisyksikössä on valmistumassa ensi vuoden ohjelma. Sitä kutsutaan uudistumisohjelmaksi ja siinä on viisi painopistealuetta.

Johtaminen-ryhmää vetää Ari Hyyryläinen Jyväskylässä.

– Käynnissä on johtamisparadigman muutos. Se vaatii koulutusta, tai pikemminkin valmentamista. Vaikka porukka on esimiestaidoiltaan pätevää, muutos asettaa aina haasteita. Nyt pinnalla ovat kyky kohdata erilaisuutta ja nähdä sen tuomat mahdollisuudet sekä valmentava johtaminen.

– Valtarakenteita ja suoria ohjausjärjestelmiä murretaan ja tilalle on tulossa johtamisparadigma, jossa johtaja on yhtä aikaa tavoitteellinen, määrätietoinen, ihmisiä kuunteleva ja tiukka, Hyyryläinen määrittelee.

– Sekin on esimiehille ja johtamiselle suuri haaste, että maakuntauudistus toteutuu vuoden 2020 alusta, mutta vielä monet asiat ovat täysin auki. Johtajatkin joutuvat hyväksymään epävarmuuden ja epätietoisuuden, joka koskee myös heitä itseään. Se asettaa johtamiselle isoja haasteita.

Asiakkuuteen uusia tuulia

ELY-keskuksilla ja TE-toimistoilla on laaja asiakaspinta. Asiakkaat muodostavat hyvin kirjavan joukon. Mukana on runsaasti yritysasiakkaita, mutta TE-toimistoilla on runsaasti henkilöasiakkaita.

– Asiakaslähtöisyydessä on kyse asennemuutoksesta, Minna Katko sanoo. Kuva: Merja Niemi-Pynttäri.

Asiakkuusnäkökulmaan liittyy myös tulossa oleva muutos, jossa tehtäviä jaetaan maakuntien ja valtion kesken. Myös yhtiöittämisiä on tulossa.

ELY-keskuksissa ja TE-toimistoissa on paljon kokemusta yksityisen sektorin kanssa yhdessä toimimisesta, mutta silti suunnitteilla oleva muutos on iso.

– Asiakaslähtöisyys on asennemuutosasia, siis todella iso juttu, eikä omien asenteiden muuttaminen ole helppoa eikä nopeaa, sanoo Minna Katko.

– Asiakas halutaan ottaa mukaan jo suunnitteluvaiheessa, jotta asiakaskokemuksesta saadaan aidosti toimiva. Nyt on mentävä eteenpäin siitä, että asiakaslähtöisyys on sitä, että otetaan vastaan palautetta ja pyritään sen perusteella kehittämään toimintaa paremmaksi.

Palvelumuotoilu on yksi niistä keinoista, jolla toimintaa muutetaan paremmin erilaisten asiakkaiden tarpeita palvelemaan. Se edellyttää asiakkaiden tuntemista, erilaisten tarpeiden ymmärtämistä ja myös sitä, että oma toiminta kyetään joustavasti muuttamaan vastaamaan erilaisten asiakkaiden tarpeita.

Uudet työvälineet käyttöön

Työvälineet, monipaikkainen työskentely ja viestintäosaaminen nousevat keskeisiksi Paavo Pulkkisen vetämässä ryhmässä, joka keskittyy työhön, työyhteisötaitoihin ja työn hallintaan.

– Kolulutuksessa painottuvat monipaikkatyöskentely sekä erilaisten verkkotyökalujen käyttö, Paavo Pulkkinen sanoo.

– Parannamme valmiuksia niillä alueilla, jotka meille KEHA-kehittäjille ovat oikeastaan arkipäivää eli millaista on monipaikkainen työskentely, ja kuinka erilaisia verkossa olevia työkaluja voidaan käyttää tehokkaasti niin, että ajan ja paikan rajat katoavat. Tärkeitä ovat erilaisten sovellusten ja ohjelmien käyttökoulutukset. Kolmantena nousevat esille erilaiset viestintätaidot. Viestintäkoulutus on ollut kysytty jo vuosien ajan, Pulkkinen sanoo.

Pulkkisen mukaan monipaikkatyöskentelyssä on tärkeää, että eri välineitä osataan hyödyntää niin, että tieto saavuttaa ajantasaisesti kaikki, joille se on tarkoitettu. Monipaikkaisuus haastaa myös esimiehiä, sillä henkilöstön tasavertainen kohtelu muuttuu haastavammaksi, kun väki on työssä eri paikoissa. Hajautuksen myötä on myös opittava pelisääntöjä, kuinka toimitaan, kun samassa fyysisessä työpaikassa on monen viraston työntekijöitä.

Työhyvinvointi liittyy kaikkeen tekemiseen

Neljäs uudistusohjelman painopiste on työhyvinvointi. Siitä on päävastuussa KEHA-keskuksen henkilöstö- ja lakipalvelut -yksikkö, mutta yhteistyötä tehdään tiiviisti toiminnan kehittämisyksikön kehittämisasiantuntijoiden kanssa.

– Tämä on oiva tilaisuus tehdä yhteistyötä yksiköiden välillä, kehaisee Tuula Jaaranen Jyväskylästä.

Työhyvinvointi ei ole vain pikkunäppäriä temppuja, erillisiä tilaisuuksia tai hymistelyä. Jaaranen haluaa viedä työhyvinvointiajattelun kaikkeen tekemiseen, sillä se lähtee perusasioista – työmotivaatiosta, kuulluksi tulemisen kokemuksesta, oman panoksen arvostamisesta.

Kaikki palvelee työhyvinvointia ja jaksamista.

– Asiat pyritään tekemään niin, että kaikki palvelee samalla myös työhyvinvointia ja jaksamista, sillä se vaikuttaa olennaisesti työpanokseen, Jaaranen muistuttaa.

-Työhyvinvointipäivällä pitää olla voimaannuttava vaikutus Tuula Jaaranen sanoo.,

Haastattelua tehtäessä Jaaranen on matkalla takaisin erään viraston TYHY-päivästä, jossa oli kollegansa kanssa vetämässä työskentelyä, jonka keskiössä olivat ihmisten omat vahvuudet, osaaminen ja myönteinen palaute. Hajautettu toimintamalli antaa mahdollisuuden siihen, että toiminnan kehittämisyksikön väki on maantieteellisesti lähellä asiakkaitaan ja palveluita voidaan tuottaa myös räätälöidysti.

Esimerkiksi TYHY-päivää Jaaranen haluaa rakentaa niin, että se toimii työkykyä parantavasti. Ei pitkiä luentoja ja luokassa istumista vaan toimintaa ja osallistamista. TYHY-päivällä pitää olla voimaannuttava vaikutus, muutenhan se olisi yhtä tyhjän kanssa – tai vielä pahempaa, välttämätön paha.

– Viisaus on ihmisissä itsessään. Se on vain löydettävä sieltä. Aika usein kyse on asioiden merkityksen löytämisestä, kuuntelemisesta ja aidosta läsnäolosta.

Kun organisaatiorajat ylittyvät

Viides painopistealue liittyy suoraan tulossa olevaan maakuntauudistukseen.

Helsingissä työskentelevän Jouni Toikkasen vetämä työryhmä valmistelee julkisen ja markkinaehtoisen yhteistoimivuutta ja organisaatiorajat ylittävää yhteiskehittämistä.

Tehtävänä on muuttaa mörkö mahdollisuudeksi.

– Meidän tehtävänä on muuttaa mörkö mahdollisuudeksi. Vaikka organisaatiotasolla muutos tuleekin olemaan suuri, asiantuntemus, jota myös tulevaisuudessa tarvitaan, on ELY-keskuksilla ja TE-toimistoilla. Sitä asiantuntemusta tarvitaan riippumatta siitä, onko organisaatio valtion, maakunnan vai yksityisen toimijan.

Jouni Toikkanen keskittyy maakuntauudistuksen mukanaan tuomiin muutoksiin ELY-keskuksissa ja TE-toimistoissa. Kuva: Marika Jyrkinen.

Toikkanen muistuttaa, että ELY-keskuksilla ja TE-toimistoilla on jo nyt erittäin paljon kokemusta organisaatiorajojen ylittämisestä ja yksityisen ja julkisen yhteistoiminnasta.

– Jo nyt yksityisiltä tahoilta ostetaan erilaisia palveluja 300 miljoonalla eurolla vuodessa. Tämä on ollut seurausta siitä, että on haluttu laihduttaa julkista toimijaa ja käyttää esimerkiksi yksityisiä koulutuspalveluja.

Järjestämisvastuu on tulossa maakunnille. Se tarkoittaa, että maakunnat voivat päättää, mitä ostetaan, mitä tehdään omana tuotantona. Siirtymäaikoja tullaan varmasti tarvitsemaan, sillä tarvittavia toimijoita ei vielä ole edes olemassa.

Jouni Toikkanen on vakuuttunut, että moniammatillinen ja verkostomainen tapa tuottaa myös parempia tuloksia, asiakaslähtöisyys lisääntyy ja vaikuttavuus kasvaa.

Keinotekoisia raja-aitoja kaadetaan. Yksi niistä on yksityisen ja julkisen välillä.


Teksti: Heikki Hakala | Kuvat: Heikki Hakala, Marika Jyrkinen, Merja Niemi-Pynttäri ja Pixabay