Kaiku-teko 2016: Nyt mennään muutoksen kautta voittoon

Kukapa ei olisi kuullut, että muutoksesta on tullut pysyvää. Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet on ottanut muutoksen haltuun tavalla, josta talossa ollaan ylpeitä. Myös palaute kertoo iloisista onnistumisista.

Palkeissa, kuten kaikkialla, tapahtuu jatkuvasti paljon muutoksia. Kun organisaatiot, tietojärjestelmät, toimintatavat, työkaverit, esimiehet ja asiakkuudet vaihtuvat, muutokset luovat epävarmuutta ja aiheuttavat huhupuheita ja kohinaa.

”Ihmiset jäävät helposti pohtimaan, mitä minulle tapahtuu. Jotta tästä päästäisiin jalostuneempaan ajatukseen siitä, miksi organisaation perustehtävän kannalta muutos on välttämätön, päätimme mennä sinne, missä muutos tapahtuu”, suunnittelija, Kaiku-kehittäjä Olli Miettinen kertoo.

Palkeistettu valmennuskonsepti

Muutosmyllerryksen selättämiseksi kehitettiin muutos- ja ryhmäytymisvalmennukset. Palkeissa tunnistettiin, että pelkkä esimiesten kautta lähetettävä viesti on riittämätön ja tehoton keino arkityön kiireen keskellä.

”Kun kysyimme esimiehiltä valmennuksen tarvetta, lähes kaikki nostivat käden pystyyn ja kertoivat asian olevan ajankohtainen”, Miettinen sanoo.

”Kehitimme ulkopuolisia ammattilaisia hyödyntäen osallistavan valmennuskonseptin, joka palkeistettiin omaan organisaatioon ja omin voimin ylläpidettäväksi toimintatavaksi. Perimmäisenä tarkoituksena on muutoksesta puhuminen ja avoin ratkaisukeskeinen dialogi”, kehittämispäällikkö Soile Röppänen kuvailee.

Paras hetki, kun muutos on sylissä

Prosessi käynnistyy, kun esimies tilaa työyhteisöön kohdistuvan muutostilanteen takia valmennuksen. Kaksituntinen valmennus toteutetaan aina työyhteisökohtaisesti ja siihen osallistuu koko muutoksen kohteena oleva työyhteisö.

”Olemme oppineet, että paras ajankohta on silloin, kun muutos on juuri tapahtunut ja se on vielä sylissä. Koska hoidamme valmennuksen omin voimin, pääsemme paikalle joustavasti ja hyvinkin nopeasti”, Miettinen kertoo.

Olimme valmennuksessa ryhmänä yhdessä ja keskustelimme avoimesti. Tällaisia parituntisia saisi olla enemmän, kiitos!

Hallintopalvelupäällikkö Tuija Vihinen sanoo, että palkeistus tuo valmennuksiin luottamuksellisen ilmapiirin. ”Tilaisuuksissa uskalletaan puhua, kun paikalla on talon omaa väkeä. Meillä on yhteinen historia ja tunnemme toistemme työn. Tuttuus vähentää välillistä työmäärää ja tekee toiminnasta kustannustehokasta.”

Valmennuksia vetävät tällä hetkellä Miettisen ja Röppäsen lisäksi Kaiku-kehittäjä Heidi Laakkonen. ”Olemme työyhteisöillemme sisäinen mutta sopivan etäinen valmennustiimi”, Miettinen tiivistää.

Ennen vuotta 2016 toimintamallin luomisessa ja valmennuksien palkeistamisessa oli myös vahvasti mukana nyt AVI:ssa työskentelevä Kaiku-kehittäjä Antti Seppänen.

Tuntosarvet pystyssä hetkessä eläen

Valmennus käynnistyy huolellisella valmistautumisella sekä pohjatietojen keräämisellä valmennuksen tilanneen esimiehen kanssa. Keskustelussa kuulostellaan muutostilannetta, työyhteisön tunnelmia, puheenaiheena olevia asioita sekä ryhmän toiveita ja tarpeita.

”Emme pidä mitään kalvosulkeisia, vaan herättelemme vuorovaikutusta ja aitoa dialogia. Valmennuksissa tehdään ryhmätöitä ja pohditaan asioita vaikkapa yhdessä kävellen. Ote on ratkaisukeskeinen ja oivalluttava”, Röppänen sanoo.

”Valmennuksen vetäjät elävät hetkessä. Heillä ei ole valmista sapluunaa, vaan he ovat tuntosarvet pystyssä kuunnellen ja aistien sanoja, ilmeitä ja eleitä. Valmentajat voivat rohkeasti myös kysyä sellaisia kysymyksiä, joita ei yleensä uskalleta kysytä”, Vihinen sanoo.

”Ensimmäiset 15 minuuttia ratkaisevat, koska silloin pitää saada jää rikottua ja dynamiikka liikkeelle. Tarkoituksena on, että työyhteisö itse rakentaa tilaisuuden sisällön. Valmennukset ovat meille rohkaisevia ja erittäin motivoivia tilaisuuksia”, Röppänen ja Miettinen pohtivat.

”Olemme onnistuneet yli odotusten”

Ensimmäisen valmennuksen jälkeen työyhteisön kanssa sovitaan toisesta noin kuukauden kuluttua järjestettävästä kahden tunnin tapaamisesta. Tavoitteena on palauttaa mieliin ensimmäisen tapaamisen keskustelut ja tarkastella, miten valmennus on vaikuttanut. Toisessa tapaamisessa muutoksen käsittelyä jatketaan uudesta näkökulmasta.

Vapaa keskustelu ja ympäristön vaihtelu sekä lähiesimiesten kassa keskustelu olivat plussaa. Valmennus ylitti odotukset!

Muutosvalmennusporukka on innostunut ja ylpeä työstään. Miettisen mukaan valmennukset eivät ole oikotie onneen vaan sysäys siihen suuntaan, johon työyhteisöllä halutaan mennä. Palautteet kertovat valmennusten onnistumisesta selkeää kieltään.

”Pyydämme aina palautetta siitä, vastasiko valmennus odotuksia. Lähes poikkeuksetta olemme onnistuneet ylittämään odotukset. Kahden tunnin satsaus kantaa kokemusten mukaan enemmän hedelmää kuin siihen panostettu aika”, palkeislaiset kertovat.

Nyt eteenpäin videoiden voimin

Ensimmäiset muutos- ja ryhmäytymisvalmennukset pidettiin syksyllä 2014. Puolentoista vuoden aikana on järjestetty liki 60 tilaisuutta 33 työyhteisöille ja saavutettu yli 400 osallistujaa eli puolet henkilöstöstä. Kysyntä on yllättynyt iloisesti.

”Onnistuneen valmennuksen jälkeen muutoksien vastustaminen vähenee ja energiaa käytetään muutoksien hyvien puolien havaitsemiseen ja hyödyntämiseen. Kohinan ja huhupuheiden sijaan työyhteisöt luovat muutoksille tarkoituksen”, Vihinen vahvistaa.

On aika mennä eteenpäin. Palkeissa valmistellaan nyt jatkotyökaluiksi esimiesten viikkopalavereissa hyödynnettäviä videoita, joiden avulla työyhteisöjä voidaan auttaa pohtimaan yhdessä muutokseen liittyviä teemoja.

”Valmisteilla on kymmenen noin viiden minuutin mittaista videota, jotka sisältävät kulloisenkin käsiteltävän teeman lisäksi työyhteisön aktivoivan toiminnallisen tehtävän. Nämäkin tehdään omin voimin kokeillen ja kustannustehokkaasti”, Miettinen sanoo.


Teksti: Sari Okko | Kuvat: Palkeet