Johtaja, hyväksy monimutkaisuus

Moni esimies on jo hyväksynyt, että toimintaympäristö on hyvin monimutkainen ja siihen vaikuttavat tekijät, joita on vaikea tunnistaa. Vielä ei kuitenkaan ole käytössä kunnollisia työkaluja, joilla tällaista ympäristöä johdetaan. Vanhoista johtamiskeinoista pidetään kiinni, koska niiden avulla on helpompi jäsentää ympäröivää todellisuutta.

Monella johtajalla on sormi suussa. Vanha käsitys organisaatiosta, joka on selkeärajainen, järjestyksessä ja jossa kausaliteetti eli syy-seuraus-suhde tekee toiminnasta ymmärrettävää, tuntuu houkuttelevalta, koska se on hallittavissa.

Mikko Luoma kannustaa johtajia yrittämään ja erehtymään.

– Meillä on vahva traditio, joka lähtee siitä, että asiat ovat rationaalisia ja johtaminen on rationaalista. Emme uskalla tunnustaa, että toimintaympäristö on epärationaalinen ja kätkee sisäänsä voimakkaita tunnetiloja. Tämä on tosiasia, jonka kanssa pitäisi oppia elämään, sanoo Mikko Luoma.

Luoma on johtamisen konkari, joka toimii nykyisin Kokkolan yliopistokeskus Chydeniuksen tutkimusjohtajana. Luoma valmistui kauppatieteiden tohtoriksi vuonna 2000 työskennellessään Outokumpu-konsernin henkilöstöjohtajana. Sen jälkeen hän työskenteli johtajana Metso-konsernissa ja Johtamistaidon Opisto JTO:n toimitusjohtajana ennen paluuta kotiseudulleen Kannukseen.

Työelämäkokemuksen seurauksena Luomaa kiinnostaa arkinen käytännön johtaminen: Kuinka johtamiseen vaikuttavat uudet käsitykset, jotka selittävät toimintaympäristön luonnetta? Tärkein selitysmalli on kompleksisuus eli se, että toimintaympäristöön vaikuttavat äärimmäisen monet tekijät, joilla on erilaisia sidoksia ja vuorovaikutuksia toisiinsa, eikä niitä voi tyhjentävästi tunnistaa.

– Johtajat alkavat vähitellen pitää totena sitä, että toimintaympäristö ei olekaan kuvattavissa organisaatiokaavioilla ja sanallisesti määriteltävissä. Siitä huolimatta yhä halutaan pitää kiinni siitä, että rationaalinen lähestymistapa, syy-seuraus-suhteet ja kokonaisuuden palastelu ovat toimivia työkaluja johtamisessa, vaikka ne eivät usein sitä olekaan, Luoma sanoo.

Rakenteet eivät kuvaa todellisuutta

Luoma ei väitä, etteikö rakenteita tarvittaisi. Mutta rakenteet eivät kuvaa todellisuutta. Ne ovat pikemminkin telineitä tai tukirakenteita, joiden avulla on helpompi liikkua monimutkaisessa todellisuudessa ja jäsentää sitä ymmärrettäväksi.

Käsityksemme organisaatiosta on muuttunut.

– Käsityksemme organisaatiosta on perusteellisesti muuttunut. Olemme alkaneet ymmärtää sen toimintaa. Siihen vaikuttavat monet erilaiset tekijät, se on alati muutoksessa, eikä se koskaan palaa ennalleen. Moni haluaa kuitenkin ajatella, että kun saan tämän ja tuon asian valmiiksi, sitten asiat ovat kunnossa. Tätä ajatusta hellitään, vaikka jokainen esimies hyvin tietää, ettei valmista koskaan tule. Aina joku uusi asia menee eri tavalla kuin oli suunniteltu, Luoma sanoo.

Sen vuoksi modernien johtamistyökalujen pitäisi kestää sekasortoisuutta, joka on vallitseva olotila. Kompleksisuus järjestyy usein attraktorien ympärille. Attraktoreilla tarkoitetaan sellaisia tiloja, joissa asiat ja ihmiset vaikuttavat hetken aikaa järjestäytyneiltä.

Attraktoreilla tarkoitetaan tiloja, joissa asiat ja ihmiset vaikuttavat järjestäytyneiltä.

– Attraktori on sellainen tekijä, joka kykenee antamaan sitä ympäröivälle ryhmälle käsityksen siitä, mitä ollaan tekemässä tai mihin ollaan menossa. Se voi olla visio, yhteiset arvot tai määritelty strategia, joka yhdistää joukon, Luoma sanoo

Ikävä kyllä attraktoritkaan eivät määräydy rationaalisesti. Hyviä (tai huonoja) esimerkkejä attraktoreista ovat erilaiset populistiset liikkeet, jotka ovat saavuttaneet suosiota eri puolilla maailmaa.

– Kun ihmiset kokevat ympäristön ylivoimaisen monimutkaiseksi ja sekavaksi, he takertuvat herkästi sellaisiin toimijoihin, jotka antavat yksinkertaisia vastauksia monimutkaisiin kysymyksiin. Perussuomalaisten nousu on tästä hyvä esimerkki, ja jytky kertoo juuri siitä, että heillä oli oikea viesti oikeaan aikaan. Sama malli toteutuu monissa maissa huolimatta siitä, että monet näkevät, ettei populisteilla ole keinoja korjata asioita, pikemminkin syventää sekasortoa.

Kyse ei siis lopulta ole siitä, onko johtajalla kirkas visio ja suunta selvillä, vaan siitä, kykeneekö hän kommunikoimaan uskottavasti ja vakuuttamaan porukat siitä, mikä on oikea suunta edetä. Yksi suuri muutos entiseen onkin se, ettei enää ole aikaa suunnitella ja odottaa valmista. Liikkeellä on oltava kaiken aikaa. Tämä on sitä versioiden maailmaa, johon digitaalisuus on meidät jo opettanut. Asiat päivittyvät kaiken aikaa sitä mukaan, kun uusia ominaisuuksia saadaan käyttöön.

Organisaation hämärtyneet rajat

Yhä tyypillisempää on, että organisaatioiden rajat ovat hämärtyneet tai hävinneet olemattomiin. Ei olekaan enää sisä- ja ulkopuolta, jossa sisäpuolta voi hallita eri tavalla kuin ulkopuolta. Yhä useammin ihmiset työskentelevät niin, että organisaatiossa sisällä olevaa ja sille ulkopuolisena työskentelevää ei pysty erottamaan kuin palkkakonttori.

Tyypillistä on myös se, että organisaatioita kasataan ja puretaan nopeaan tahtiin ja ne toimivat projektiluontoisesti.

– Tämä on oikeastaan hyvä asia. Se kertoo siitä, että organisaatioiden rajat on asetettu keinotekoisesti, eikä niiden puitteissa pystytä toteuttamaan tehokkaasti asioita. Tämä on huomattu esimerkiksi valtionhallinnon sisällä, jossa yli ministeriöiden tehtävä yhteistyö lisääntyy kaiken aikaa. Asiat, joita ratkotaan, eivät usein mahdu yhden ministeriön toimivallan piiriin, Luoma sanoo.

Itseorganisoituminen toimii tilanteiden ehdoilla

Yksi piirre monimutkaisessa todellisuudessa on se, että hierarkkisuus ei toimi. Asiat eivät järjesty niin, että johto antaa määräyksiä ja sen jälkeen niitä toteutetaan. Yhä useammin asiat tapahtuvat niin yllättäen, että organisaation kaikilla tasoilla pitää olla kyky tehdä ratkaisuja.

– Itseorganisoituminen on hienoimpia ilmiöitä. Etenkin epävarmoille johtajille voi olla vaikea sopeutua ja hyväksyä se, että organisaatio toimii usein paremmin, kun sitä ei koko ajan johdeta. Ihmiset saavat tehdä ratkaisuja omin päin ja omaan näkemykseensä luottaen. Johtamista tarvitaan antamaan suuntaa, tukemaan tällaista työskentelymallia ja huolehtimaan siitä, että informaatio kulkee kaiken aikaa esteettä eri suuntiin organisaatiossa. Tällaisessa organisaatiossa tarvitaan hyvää ymmärrystä toimintakontekstista, koska se antaa kyvyn toimia eri tilanteissa oikein, Luoma sanoo.

Tärkeää on, että vuorovaikutus ja tiedonkulku organisaatiossa on avointa ja luontevaa. Päätöksenteon pitää olla läpinäkyvää, jotta syntyy luottamusta, jota ilman toiminta halvaantuu.

Piirrä kirjoittamisen sijaan

Mikko Luoma puhuu kirjoitettujen dokumenttien ylivallasta. Yhä edelleen pidetään tärkeänä sitä, että erilaiset strategiat sisältävät laajoja kirjallisia dokumentteja riippumatta siitä, onko niillä asian ymmärtämisen kannalta mitään merkitystä.

Luoma pitää piirroksia ja grafiikkaa paljon parempina tapoina kuvata organisaatioita ja ilmiöitä sekä niiden erilaisia vuorovaikutussuhteita. Kuvan avulla asioita on helpompi ymmärtää kuin kirjoitetun tekstin avulla.

Luoma ottaa esimerkiksi legendaarisen Yhdysvaltojen armeijan toimintaympäristökuvauksen Afganistanissa, jossa kartta on täynnä pisteitä ja niiden välillä olevia vektoreita. Kuva näyttää täydeltä sekasotkulta, mutta tarkemmin katsottuna tiivistää kaiken oleellisen moninkertaisesti paremmin kuin kirjoitetut raportit.

Toimintaympäristön kuvaaminen todellisuutta yksinkertaisemmaksi johtaa kohtalokkaisiin virheisiin.

Eikö tosiasioiden tunnustaminen ole viisauden alku? Toimintaympäristön kuvaaminen paljon todellisuutta yksinkertaisemmaksi johtaa vääjäämättä kohtalokkaisiin virheisiin. Kun kykenee hahmottamaan toimintaympäristön monimutkaisuuden, alkaa vähitellen hahmottaa myös, miten siinä pitäisi toimia.

Mikko Luoma kannustaa kokeilemaan ja lähtemään liikkeelle. Korjausliikkeet tehdään matkalla.


Teksti: Heikki Hakala | Kuvat: Heikki Hakala ja Pixabay