Verkostoituneessa tietotyössä tiedonkulun merkitys kasvaa

Tietotyön suorituskyvyn parantaminen vaatii erilaisia toimenpiteitä kuin mihin olemme aikojen saatossa tottuneet. Organisaation tehtävänä on varmistaa, että informaatio kulkee oikeaan aikaan oikeille toimijoille fiksussa muodossa ja tehtävät työt ovat sitä, mitä pitää.

Tietotyö on yksinkertaistettuna työtä, mitä tehdään tiedon parissa vastakohtana suorittavalle, yleensä fyysiselle työlle. Esimerkiksi valtionhallinnossa suuri osa työstä on jo tietotyötä. Muutos yhä digitaalisempaan ja monitoimijaisempaan tietotyöhön on ollut nopea.

– Muutoksen nopeuden ja merkittävyyden ymmärtää katsomalla asioita ajassa taaksepäin. Alle kolmekymmentä vuotta sitten Suomessa ei ollut vielä internetiä. Tämän päivän standardia ei ollut kymmenen vuotta sitten edes markkinoilla, Owal Groupin toimitusjohtaja Mikko Wennberg herättelee.

Myös Senaatti-kiinteistöllä tietotyön erityisasiantuntijana työskentelevä Heljä Franssila tunnistaa, että digitalisaatio haastaa tietotyön tekemisen tapoja niin nopeasti, että emme aina pysy kehityksen perässä, saati matkassa.

– Organisaatioilla on käytössään erilaisia resursseja: inhimillisiä, fyysisiä ja digitaalisia. Tietotyön suorituskyvyssä on kyse siitä, että opimme käyttämään näitä resursseja entistä fiksummin. Jotta pääsemme tavoitetilaan, meillä on oltava kyky myös mitata suorituskykyä uudella tavalla.

”Muutoksen nopeuden ja merkittävyyden ymmärtää katsomalla asioita ajassa taaksepäin.”

Kokonaisuus ratkaisee

Franssilan mukaan mittaaminen mahdollistaa tietotyön käytäntöjen tiedolla johtamisen ja resurssien viisaamman ja kestävämmän käytön. Henkilökohtaisesti hän haluaa ymmärtää, miksi tieto ei aina kulje eri osapuolten tai tekijöiden kesken.

Heljä Franssila tunnistaa, että digitalisaatio haastaa tietotyön tekemisen tapoja niin nopeasti, että emme aina pysy kehityksen perässä.

– Jokainen kykenee kyllä optimoimaan omaa tekemistään kiinnostumatta muista, mutta se ei olekaan sirkuksen pointti; kokonaisuuksien optimointi sen sijaan on. Työyhteisöissä on tunnistettava, mitä työkaluja heillä on käytössään, ottaa niistä parhaat ja rakentaa niiden käytölle yhteinen käsikirjoitus johon sitoudutaan, Franssila muistuttaa.

Sekä Franssila että Wennberg tunnistavat, että työtä tehdään nykyään entistä enemmän erilaisissa verkostoissa. Jos koordinaatio pragaa, syntyy informaatiosähläystä, hukkaa. – Ja kun hukkaa syntyy liikaa, seurauksena syntyy henkistä kuormitusta ja lisää sähläystä, Franssila toteaa.

Se, miksi näin käy johtuu Franssilan mukaan siitä, että verkoston jäsenille on epäselvää, miten muodostuvat ne arvoketjut, joiden osana he toimivat. Yksinkertaistaen kysymys on siitä, että oman, useinkin toistuvan toiminnan rajapintoja ja vaikutuksia verkoston toimintaan ei tunneta riittävän hyvin, tai niitä hallitaan kömpelösti. Franssila käsittelee kysymystä myös esitarkastuksessa olevassa väitöskirjassaan Tampereen yliopiston viestintätieteiden tiedekuntaan. Hänen tutkimuskohteensa ja sanomansa on riippuvuuksien luonteen tunnistaminen ja tietoinen design hajautuneessa työssä sekä informaatiosuorituskyvyn parantaminen työssä.

– Väitöspäivä on 27. lokakuuta, Franssila paljastaa.

Työtä tehdään nykyään entistä enemmän erilaisissa verkostoissa.”

Helppo huudella, vaikeampi toteuttaa

Franssila tietää, että valtionhallinnossa tehtyjen selvitysten avovastauksissa esille tulee usein kokemuksia siitä, että työ on organisoitu huonosti ja tavoitteet jääneet epäselviksi. Hän painottaa, että myös aineettoman arvon luominen pitäisi saada näkyväksi. Lisäksi hän myös kannustaa tavoitteiden ja tehtävänkuvien avoimeen jakamiseen ja yhteiseen tarkasteluun.

– Yhdessä tekemiseen ja sen läpinäkyvyyteen ei panosteta riittävästi, vaikka siihen olisi digitaalisuuden ansiosta toimivia keinoja. Edelleenkin toimitaan kuin yksintekemisen maailmassa, hän huokaa. – Mielestäni esimerkiksi kehityskeskustelujen pitäminen vain esimiehen ja yhden alaisen välillä ei johda parhaaseen lopputulokseen. Esimiehen ja johtajan pitäisi pitää kehityskeskustelu kaikkien arvoverkostoon liittyvien osallisten kera. Se on normaalia toimintaa!

Wennnberg jatkaa, että työn tekemisessä keskitytään jo liiaksikin työn tuunaamiseen toimenpiteiden parantamiseksi ja siihen, miten yksilöistä ja yksiköitä saadaan enemmän irti. Hänen mielestään suuremmat hyödyt tulevat kuitenkin muusta.

Tämän päivän standardia ei ollut kymmenen vuotta sitten edes markkinoilla, Mikko Wennberg herättelee.

– On tärkeämpää kysyä, kuka tekee ja mitä kuin keskittyä siihen, miten työ tehdään. On parempi tehdä oikeita asioita väärin kuin vääriä asioita oikein, Wennberg toteaa.

Työelämässä tapahtuvia suuria muutoksia Wennberg pitää myös mahdollisuutena.

– Isot muutokset aiheuttavat aina vastarintaa, mutta parhaimmillaan liikehdintä jalostaa lopputulosta. Toisaalta kärjistetysti voi sanoa, että jos uutta suuntaa ei ole, on myös turha odottaa minkään muuttuvan, hän jatkaa.

” On parempi tehdä oikeita asioita väärin kuin vääriä asioita oikein.”

Mistä tuottavuus syntyy?

Digitalisaatio ja automaatio ovat muuttuvassa työssä tuottavuuslupauksia. Mutta miten tulevaisuudessa ihmisen ja teknologian työnjako muokkautuu järkevällä tavalla? Franssila pohtii, että avainasemassa on ymmärtää, mistä ja miten arvo muodostuu; mitkä tehtävät on järkevä teettää koneilla, mitkä ihmisillä.

– Robotit pystyvät tekemään toisteiset työt tietyin reunaehdoin eli silloin, kun luovaa tulkinta ei tarvita, hän selventää. – Esimerkiksi pankki- ja vakuutussektoreilla sekä valtionhallinnossa on paljon toistuvia tehtäviä, jotka koneet pystyvät tekemään nopeammin ja varmemmin kuin ihmiset.

Wennberg toteaa, että digitalisaatio on mahdollistanut, että uudentyyppisessä työssä organisaatioiden rajat menettävät merkityksensä. Myös tiedonkulku ja viestintä ovat reaaliaikaisena tehokkaampaa. Tai näin ainakin kuuluisi olla.

Muutoksen keskiössä Wennberg näkee, että paras voittajastrategia on avoin mieli. Kysymykseen, tehdäänkö nykyään asioita sitten väärin, Wennberg antaa vastauksen ”ei välttämättä, mutta reality checking on syytä aika ajoin tehdä.” Entä kuinka suuntaa voi vaihtaa? Menemällä mahdollisimman lähelle asiakasrajapintaa.

–  On kyse mistä tahansa toiminnan kehittämisestä tai suunnittelusta, paras viisaus löytyy aina asiakkailta, Wennberg kiteyttää.

Franssilan henkilökohtainen missio on työllään parantaa ihmisten aikaansaamisen edellytyksiä, jaksamista ja hyvinvointia informaatiointensiivisessä maailmassa.

– Informaatioteknologia on kehitetty helpottamaan, parantamaan ja sujuvoittamaan ihmisten työtä ja tekemistä. Oma intohimoni on, että sen hyödyt tulisivat käytetyiksi ja löydetyiksi kaikkein potentiaalisimmalla tavalla.

”Muutoksen keskiössä paras voittajastrategia on avoin mieli.”

Mitä (informaatio)teknologia on?

  • Tiedonhallintaa
  • Organisointia
  • Koordinointia
  • Viestintää

Oman työn ja omien arvoverkostojen työn visualisointi ja näkyväksi tekeminen: mitä työtä; miten paljon; mitä ja keitä siihen liittyy. > Paremmin organisoitua työtä.

Informaation käytön suorituskyky informaatiointensiivisessä työssä -väitöstyö


Teksti: Hanna Ojanpää | Kuvat: Senaatti ja Pexels photo