Uuden työn Kaiku-palkinto 2017 finalisti: Etänä ja ennen kaikkea läsnä

Sääntelyn sijasta mahdollistamista. Virallisen sijaan heittäytymistä. Tarpeen mukaan jopa ripaus hulluttelua. Tällä reseptillä Valtioneuvoston kansliassa lähdettiin kokeilemaan rohkeasti jotain ihan uutta.

Valtioneuvoston Arppeanumin toimitilat Helsingin Kruununhaassa pistävät haukkomaan henkeä. Arkkitehti Carl Albert Edelfeltin suunnittelema rakennus valmistui vuonna 1869 Keisarillisen Aleksanterin yliopiston kemian laitoksen laboratorio- ja museotiloiksi. Noin 150 vuotta myöhemmin rakennus muuttui valtioneuvoston henkilöstön moderniksi monitoimitilaksi, jossa ei ole nimettyjä työpisteitä.

Tähän yhtälöön lisättiin viime vuonna vielä ”Etänä, mutta läsnä” -kokeilu, jonka tavoitteena oli ottaa käyttöön työskentelypaikasta ja etätyön kiinteästä kestosta riippumaton työtapa osana tulevaisuuteen tähtäävää toiminnan kehittämistä.

”Halusimme lanseerata läsnätyön termin etätyön rinnalle. Tämä on jotain ihan uutta, innovatiivista ja rohkeaa, josta olemme ylpeitä”, toimialajohtaja Aino Jalonen, HR-erityisasiantuntija Anna Leppäkoski ja henkilöstöyksikön päällikkö Riitta Kajander hymyilevät.

Kehittämisen eturintamassa

Kokeilun taustalla on valtioneuvoston kanslian 1.6.2016 antama ja kaikkia ministeriöitä koskeva yhteinen etätyöohje. Arppeanumin tiloissa Snellmaninkadulla käynnistynyt kokeilu puolestaan kosketti noin 200 valtioneuvoston hallintoyksikköläistä 4.4.–30.9.2016 välisenä aikana. Kokeilu toteutettiin hallitusohjelman  Otetaan kokeilukulttuuri käyttöön -kärkihankkeen hengessä.

Tavoitteeksi asetettiin työtyytyväisyyden ja työn tehokkuuden kasvattaminen sekä henkilöstön mahdollisuus vaikuttaa oman työnsä tekemisen tapaan. Kokeilulla pyrittiin niin ikään kehittämään sähköisten työvälineiden haltuunottoa osana digitaalista työkulttuuria sekä löytämään toimitilojen tehokkuuteen liittyviä hyötyjä ja työkaluja työaikasaldojen hallintaan.

”Opimme, että kokeilut ovat erinomainen tapa pilotoida uusia toimintatapoja innovatiivisella markkinointiviestinnällä höystettynä. Koska meillä on vastuu valtioneuvoston yhteisestä kehittämisestä, haluamme myös olla itse kehittämisen eturintamassa. Rohkeutta ja heittäytymistä ei tästä kokeilusta puuttunut”, tehokolmikko sanoo.

”Kun pääsimme vauhtiin, innostus kasvoi. Onnistuimme saamaan aikaan positiivisen lumivyöryn ilman pakkoa ja muutosvastarintaa”, Aino Jalonen, Riitta Kajander ja Anna Leppäkoski kertovat.

Hulluttelusta läsnäolotarroihin

Etänä mutta läsnä -kokeilu perustuu kokeilukulttuuriin mahdollisimman vähällä sääntelyllä ja ajatuksella, jonka mukaan ”kaikki se, mikä ei ole kiellettyä, on sallittua”.

”Halusimme edetä hyvän mielen ja mahdollistavan kulttuurin ajatuksella ilman sanelua. Halusimme myös saada kannustavasti kaikki työntekijät mukaan virka-asemaan ja työtehtäviin katsomatta”, Leppäkoski toteaa.

”Paljon muutakin tehtiin, kuten se, että Lyncin käyttöä lisättiin. Lyncissä voi kertoa, missä kulloinkin työskentelee ”, Jalonen sanoo.

”Olihan se meidän kaltaisessamme organisaatiossa ennenkuulumatonta, että innostimme ja kannustimme esimerkiksi kiinnittämään kampanjasta kertovia läsnätyötarroja läppärin kanteen ja heittäytymään mukaan. Jotain kertoo sekin, että pinkit tarrat loppuivat kesken. Johto esitteli niitä ylpeänä eri tilaisuuksissa. Ihmiset lähtivät innolla kokeilemaan ja jopa hulluttelemaan.”

Työelämää ja perhe-elämää

Kokeilusta opittiin paljon. Kokeilun jälkeen toteutetun kyselyn perusteella 99 prosenttia osallistuneista oli tyytyväisiä kokeiluun. Erityisen onnistunut kokeilu oli kieli- ja käännöstoimialan tehtävissä, joissa työn tuloksellisuuden ja toimeksiantojen vasteaika arvioitiin parantuneen.

”Työaikaan liittyviä joustoja kehitetään edelleen. Pääsääntöisesti kokeilun jälkeen etätyöpäivän pituus on nyt 7,21, mutta esimerkiksi osapäiväinen etätyö voi tulla kysymykseen, kun se on järkevää ajankäytön kannalta”, Jalonen kertoo.

Yli 90 prosenttia seurantakyselyyn vastanneista oli sitä mieltä, että työn ja yksityiselämän yhteensovittaminen on helpottunut kokeilun aikana. Vastaajien mukaan kuitenkaan työn ja yksityiselämän välinen raja ei ole hämärtynyt kokeilun aikana.

”Olemme tosi innostuneita kokeilusta. Kun olemme tämän uskaltaneet, niin miksi emme uskaltaisi kokeilla jotain muutakin”, Anna Leppäkoski, Aino Jalonen ja Riitta Kajander kysyvät.

Läsnätyö sopii monenlaisiin töihin

Kokeilun kulmakiviä olivat etätyötä ja läsnätyötä mahdollistavien toimintatapojen vahvistaminen. Etätyö-sopimuksista luovuttiin eikä etätyöpäivien määrää haluttu rajata. Lähtökohtana oli luottamus ja sen vastapainona vastuu.

”Innostimme ihmisiä kokeilemaan sähköistä kokouskulttuuria pienimuotoisin kilpailuin sekä tarjosimme koulutusta ja klinikoita osaamisen vahvistamiseksi. Kokeilun aikana sähköisten työvälineiden käyttäminen kasvoi ihan silmissä”, Kajander sanoo.

”Opimme, että läsnätyönä voidaan tehdä aika monenlaista työtä. Se ei ole tarkoitettu vain pitkänmatkalaisille tai kirjallista työtä tekeville. Tärkeää oli oppia sekin, että aiemmasta toiminnasta poiketen etätöissä olevaa saa häiritä, jos tilanne niin vaatii ja jotta työt eivät kuormitu työpaikalle oleville”, Jalonen sanoo.

Kokeileminen tarkoittaa sitä, ettei kaikkea tarvitse suunnitella loppuun asti eikä jännittää epäonnistumista onnistumista. Jos yksi kokeilu ei onnistu, vaihdetaan suuntaa ja kokeillaan jotain muuta.

Kokeilemisen kepeys säilyy

”Vaikka ajasta ja paikasta riippuvainen työnteko vapautettiin eikä läsnätyöpäivien määrä juuri kasvanut, tärkeintä oli avoimuuden, vapauden ja luottamuksen kasvattaminen. Itse työskentelen välillä vaikkapa kahvilassa. Työympäristön vaihtaminen synnyttää uusia ideoita ja ajatuksia”, Leppäkoski toteaa.

Mahdollistava kulttuuri on poistanut paljon esteitä, jotka ovat turhaan ohjanneet toimintaa. Johto tukee digitaalisten työtapojen hyödyntämistä toiminnan kehittämisessä. Uudet työskentelytavat synnyttävät myös uutta työkulttuuria ja yhteisöllisyyttä.

”Erilaisten työntekemisen muotojen tulosten mittaamista ja raportointia tulee vielä kehittää. Pyrimme jatkossa kokeiluissa myös laajempaan suunnitelmallisuuteen ja mittareiden kehittämiseen. Samalla on huolehdittava siitä, että laadukkaasta suunnittelusta ja mittaamisesta huolimatta kokeilutoiminnalle tyypillinen kevyt toimintapa säilyy”, Jalonen korostaa.

Etätyön pelisäännöt kokeilun aikana

  1. Sovi esimiehesi ja työyhteisösi kanssa läsnätyön pelisäännöistä.
  2. Leimaa työpaikan ulkopuolella tehty työ mobiililaitteella reaaliaikaisesti.
  3. Jaa kalenteri, kirjaudu Lynciin ja kerro kaikille, missä teet läsnätöitä.
  4. Osallistu kokouksiin ja ole tavoitettavissa sähköisten työvälineiden kautta.
  5. Ole fyysisesti paikalla, kun tehtävät sitä edellyttävät.
  6. Työmatkaa kodin ja työpaikan välillä ei lasketa työajaksi.
  7. Ota tehot irti työn ja yksityiselämän yhteensovittamisesta.

Teksti: Sari Okko | Kuvat: Soile Kallio