Esimies toimii järjestäytyneen ja järjestäytymättömän välisessä jännitteessä

Maailman muutos haastaa esimiestä hahmottamaan organisaatiotaan uusilla tavoilla ja uudella kielellä. Staattisen organisaatiohahmotuksen ja olemisen kielen tilalle on löydettävä tulossa ja kehitteillä olevan hahmottamista ja tähän liittyvää prosessien kieltä.

Organisaatio muuttuu – sanasto puuttuu

Organisaatiota on perinteisesti hahmotettu pysyvyydestä käsin. On ajateltu, että organisaatio on jokseenkin vakaa, hallittavissa ja ennustettavissa oleva kokonaisuus. Niinpä organisaation kuvaukseksi on riittänyt valta- ja päätöksentekorakenteita määrittävä kaavio.

1990-luvulta alkaen alettiin yleisemmin tunnistaa organisaation avointa systeemiluonnetta. Kuvauksiin alkoi ilmestyä horisontaalisen virtauksen kuvauksia, esimerkiksi asiakaspalveluprosessin ja toimitusprosessin kuvaukset. Organisaation suhteita alettiin kuvata matriiseina ja erilaisten tiimien muodostamana kokonaisuutena.

2000-luvun puolella toimintaympäristön monimuotoisuus on lisääntynyt, mutta organisaatioiden kuvauksissa tätä todellisuuden jatkuvaa muotoutumista on ollut vaikea tavoittaa. Meiltä on puuttunut kieli ja sanasto, joka tavoittaisi organisaatioiden evolutiivisen, toimintaympäristön kanssa tapahtuvan jatkuvan muotoutumisen luonteen.

Murtumista, liukenemista, hämärtymistä

Organisaatioiden maailmassa jatkuva muotoutuminen tarkoittaa muun muassa erilaisten rajojen lisääntyvää murtumista, liukenemista ja hämärtymistä. Julkinen ja yksityinen palvelusektori kietoutuvat yhä tiiviimmin yhteen, organisaatioiden sisä- ja ulkopuolisen raja on hajautuvan työn maailmassa yhä vaikeammin hahmottuva. Samalla yksilöiden on vaikeampi erottaa työtä ja vapaa-aikaa toisistaan.

Perinteisten rajojen murtuminen lähtee siitä tosiseikasta, että työprosessit ovat monitoimijaisen verkoston muokattavana ja alttiina jatkuville toimintaympäristön muutoksille. Sen vuoksi organisaatioita ei voi enää hahmottaa pysyvästä käsin, sillä pysyviä koordinaatteja ei ole enää tarjolla samalla tavalla kuin viime vuosisadan lopun maailmassa oli. Olemme siirtyneet kompleksisten prosessien aikaan.

Kompleksisen toimintaympäristön luonnetta taustoittaa oheinen kuva, joka tunnetaan laajemmin organisaatiokonsultti Ralf Staceyn luomana matriisina. Kuvaa voidaan hyödyntää muuttuvan työelämän ja erilaisten organisoitumisen tilojen hahmottamiseksi.

Ralf Staceyn matriisi ”Kompleksisen toimintaympäristön luonne”

Intressit kamppailevat, häiriöt ravistelevat

Työelämän ympäristöissä ennustettavuus – ja samalla yksimielisyys on vähentynyt monien erisuuntaisten intressien kamppaillessa keskenään. Tämä on merkinnyt sitä, että organisoidut eli järjestäytyneet alueet organisaatioissa ovat alkaneet supistua.

Työelämän rakenteet ja pelisäännöt ovat yksinkertaisesti alkaneet mennä uusiksi organisaatioiden ja niissä työskentelevien pyrkiessä sopeutumaan muutoksiin ja löytämään toiminnalleen jatkuvuutta. Samalla ympäristö on tuottanut enenevästi organisoitumatonta, toimintaan vaikuttavaa, mutta toiminnan tasolla vielä jäsentymätöntä ja vielä hahmoa vailla olevaa.

Erilaiset häiriöt ovat ravistelleet organisaatioiden toiminnan ympäristöjä. Kansantalouden epävakaus, uusien teknologioiden jatkuva ilmaantuminen ja maailman digitalisoituminen, tai vaikkapa turvapaikanhakijoiden äkillinen lisääntyminen ovat esimerkkejä tästä.

Itseorganisoitumiselle lisää tilaa

Vielä organisoitumattoman ohella toimintaympäristössä tarjoutuu enenevästi itseorganisoitumisen tilaisuuksia yhteiskunnan suurten systeemien, työyhteisöjen ja yksittäisen työntekijän tasolla.

Suomen lähitulevaisuudessa alueellinen itsehallinto mahdollistaa monenlaista uutta organisoitumista, uusien teknologioiden suomista mahdollisuuksista puhumattakaan.

Työyhteisöissä yhä joustavammat tavat toimia lisääntyvät. Varsinkin tietotyössä työntekijöiden mahdollisuudet – ja vaatimukset – ohjata itseään ovat jo kasvaneet merkittävästi.

Organisoidun ja organisoimattoman jatkuva jännite

Ralf Staceyn matriisi tarjoaa myös näkymän siitä, miten organisoitu ja organisoimaton ovat jatkuvassa jännitteessä keskenään, myös toisiaan tuottaen. Se, mikä on aluksi hahmottumatonta, alkaa vähitellen itseorganisoitua toiminnaksi.

Mikäli tämä osoittautuu toimivaksi, siis systeemin kannalta elinkelpoiseksi, toiminta alkaa vakiintua ja siirtyä systeemin organisoidun osan toiminnaksi. Sosiaalisten innovaatioiden kehittymistä voi ymmärtää tällaisena siirtymänä.

Suunta voi mennä myös toisinpäin. Organisaatiossa ylhäältä johdettu ja säädelty toiminta alkaa siirtyä työntekijöiden itseorganisoitumisen varaan ja vähitellen hajota organisoitumattomaksi. Esimerkiksi ideologiselta pohjalta syntyneiden organisaatioiden hajoaminen kuvaa tätä kehitystä.

Kuinka elää hahmottoman kanssa?

Esimiestyön näkökulmasta kysymys on siitä, kuinka hahmotamme organisaatiotamme muokkaavia voimia ja itseorganisoitumisen prosesseja sekä kuinka puhumme niistä. Arjen keskellä on siis haastettava itseä ja muita kysymään, mikä kaikki on organisoitumisen tilassa, ja kuinka elää sen kanssa, millä vielä ei ole muotoa.

Esimiehen tehtäväksi tulee kysyä, mitä organisaatiossa ja sen ympärillä on tekeillä ja kuinka siihen voidaan liittyä. Eri toimintojen väliset liitospinnat ja kytkeytymisen kohdat tulevat huomion ja toiminnan kohteeksi. Tätä työtä tehdään uutta ideoimalla ja uusia käytäntöä yksi kerrallaan kokeilemalla.

Uusien työkäytäntöjen elinkelpoisuutta on testattava uteliaan seikkailijan asenteella, sillä itseorganisoitumista opitaan vain harjoittelemalla. Muuttuvassa maailmassa uuteen suuntautuminen sivuuttaa sisäisen järjestyksen valvontaan ja asioiden seikkaperäiseen suunnitteluun liittyvän esimiestyön.

Kokeilemisen ja muotoaan hakevan tunnustelun ohella esimiehen haasteeksi tulee sen tutkiskelu – yhdessä muiden kanssa – mitä ei vielä ole, mutta josta on aavistuksia tai joka vasta vähitellen on tuloillaan. Tutkiskelu on luonteeltaan hiljaisten signaalien tunnistamista ja yhdessä sen kuvittelua, miten asiat voivat kehittyä, muuttaa muotoaan tai mutkistua.

Tähän tarvitaan kykyä kysyä prosessikysymyksiä: mitä on tapahtumassa, miten eri tapahtumat niveltyvät toisiinsa, kuinka eri tarpeiden välillä tasapainoillaan, keiden välille uutta keskustelua olisi luotava.  Puhumisen ja havainnoimisen kohteeksi tulevat suhteet ja niissä tapahtuva uuden tiedon tuotanto.

Keskeneräisyys on luova tila

Esimiestyön kohteen kannalta esitetty Stacey-matriisi antaa oikeuden kysyä, mitä pitäisi johtaa. Jo organisoidun alueella johtaminen kohdistuu jatkuvuuden turvaamiseen ja työn perusasioiden mielessä pitämiseen. Tällöin voidaan puhua toiminnan rakenteiden toimivuudesta ja työn tavoitteista.

Itseorganisoituvan alueella johtaminen kohdistuu yhteisölliseen oppimiseen, suhteiden ja uuden tiedon tuottamisen paikkojen tunnistamiseen ja yksikertaisesti ihmisten rohkaisemiseen uusien kokeilujen suuntaan.

Organisoitumattoman äärellä johtaminen on epävarmuuden keskellä tapahtuvaa merkitysten luomista ja ulkoisiin muutossignaaleihin suuntautuvaa kuunteluherkkyyden kehittämistä, yhdessä muiden kanssa.

Organisaatiot ovat siis alati järjestäytyneen ja järjestäytymättömän välisessä jännitteessä, joka luo tilaa itseorganisoitumiselle ja uusille tavoille hahmottaa esimiestyön kohdetta.  Esimiehen on nähtävä keskeneräisyys luovana tilana, jossa keskustelujen kautta luodaan mieltä jo olevalle ja jossa jatkuvasti kysymällä kurottaudutaan kohti yhteisen toimijuuden löytämistä.


Kirjoittaja: Risto Puutio | Kuvat: Ari Korkala, Studio Valoisa Nauris ja Pixabay | Kaavio: Ralf Stacey

Risto Puutio (s.1962) on työn ja organisaatioiden erikoispsykologi, organisaatioanalyytikko ja työnohjaaja. Hän toimii työelämän kehittäjien kouluttajana Metanoia Instituutissa. Risto Puutio on kirjoittanut organisaatioiden kehittämisestä ja konsultoivasta työotteesta useita kirjoja. Kirjassaan Merkitysmysteeri – organisaatio ja kehittämisen kieli (2002), hän avasi oven organisaatioiden hahmottamisen kysymyksiin. Sama uteliaisuus kannattelee häntä edelleen.