Elä kuin kotonasi monitilassa ja ole tehokkaasti itsekäs

Työympäristömme muuttuu vauhdilla. Suurimmat muutokseen vaikuttavat tekijät ovat digitalisaation kehitys, organisaatiorakenteiden muutos ja työnteon tapojen kehittyminen. Lisäksi tässä muutoksessa ovat mukana tehokkuuden parantamisen vaatimukset ja säästötavoitteet.  Tässä myllerryksessä fyysisen työympäristön muutos herättää usein paljon tunteita. Argumentit ja perusteet toimitilojen muutokselle ovat usein yksilön näkökulmasta ulkokohtaisia tai jopa epäuskottavia. Miltä sinusta tuntuisi, jos sinulle myytäisiin palvelua, jossa luvataan, että se on merkittävästi halvempi, parempi ja samalla oma tehokkuutesi ja hyvinvointisi paranee? Tehdäänkö kaupat?

Tarkastelen seuraavaksi tilan käyttöä yksilön näkökulmasta ja käytän kotia vertailukohtana monitilaan. Minkä takia tilan käyttömme työssä tulisi poiketa tavastamme käyttää tilaa kotonamme? Koti rakentuu erilaisista toiminnallisista vyöhykkeistä, joita käytän yhdessä perheeni kanssa tekemisieni, tottumusteni ja mielihalujeni mukaan. Minulla on paikka levolle, virkistäytymiselle, keskittymiselle ja yhdessä ololle.

Saatan välillä selata naamakirjaa makuullani vuoteessa tai menen yläkerran huoneeseen harjoittelemaan seuraavan viikon laulutuntia varten. Istun puolisoni kanssa keittiön pöydän ääressä suunnittelemassa tulevaa matkaamme. Välillä nappaan padin kainalooni ja kapuan yläkertaan katsomaan matsia laittaen napit korviini, koska tiedän, ettei muu väki ole kiinnostunut urheilusta tai he haluavat katsoa jotain muuta ohjelmaa olohuoneessa. Toimintatapani ei herätä mitään ihmetystä ja meidän kotimonitiloihin on muodostunut käyttötavat, joita me perheyhteisönä kunnioitamme.

Työskentelyalue tehtävien ja fiiliksen mukaan

Monitilatoimisto toteuttaa tätä samaa logiikkaa toimitiloissa. Tilaan suunnitellaan erilaisia toiminnallisia vyöhykkeitä, joita vapaasti valiten käytän työssäni. Minusta on jo aika, että tämä yksilön valinnan vapaus tarjotaan myös työpaikalla. Seuraan mielenkiinnolla kollegoitteni ja itseni toimintaa monitilassa. Välillä jään tiimityöalueelle purkamaan postejani ja suunnittelemaan seuraavaa päivää. Paikan valitsemalla kerron muillekin, että olen tarvittaessa käytettävissä. Se on mukavaa. Ihmisiä kulkee ohitse. Varmistamme toisiltamme asioita.

Me olemme ihmisinä erilaisia. Sama tapa tehdä töitä tai käyttää tilaa ei sovi kaikille.

Välillä istahdan meidän tietohallinnon ihmisten pöytään rupattelemaan Senaatin ICT-ratkaisuista. Eihän ne minulle kuuluisi, mutta vanha veri vetää tietotekniikkaan ja mielelläni käyn keskusteluja. Vielä eivät ole ajaneet poiskaan. Siirryn takaisin omaan pöytääni ja viimeistelen seuraavan päivän suunnitelmat. Seuraavana päivänä tulen toimistolle ja tunnistan, etten ole juttutuulella ja tarvitsen rauhaa. Siirryn lukusaliin, laitan napit korville ja musiikin soimaan. Suunnittelen seuraavan päivän tehtävät ja painun kahville taukotilaan. Tilan valintaani noina kahtena päivänä ei vaikuttanut työtehtävä, jota olin tekemässä, vaan se, miltä minusta tuntui.

Me olemme ihmisinä erilaisia. Sama tapa tehdä töitä tai käyttää tilaa ei sovi kaikille. Olen seurannut esimerkiksi tietohallintomme henkilökuntaa. Voisin nimetä useita henkilöitä, jotka istuvat melkein päivittäin tiimityöalueellamme. Toiset taas näen istuvan meidän lukusalissa tai rauhallisissa työpisteissä yksilötyön alueella. Valintaan ei voi vaikuttaa työtehtävien laatu. Keskimäärin he tekevät samantyylistä työtä. Kysymys on tarpeesta löytää itselleen sopiva työskentelyalue. Monitilan vyöhykkeet ovat juuri sitä varten, että voin valita minulle sopivan.

Olemme korkeasti koulutettuja asiantuntijatyötä tekeviä valtion työntekijöitä. Työtehokkuuteemme ratkaisee pitkälti työssä viihtyminen.

On tietenkin selvää, että tilavalintaani ei vaikuta aina omat tarpeeni. Kotonakin sovitan tekemisiäni perheeni kanssa. Yleensä on fiksua siivota yhdessä tai tarkistaa pöydän ääressä viikonlopun suunnitelmat vaikka kuinka mieleni tekisi katsoa matsia tai ottaa päiväunet raskaan työpäivän jälkeen. Samaan tapaan työni suorittaminen vaatii, että sovin tilan käytöstäni yhdessä työtovereitteni kanssa. Milloin kokoonnumme yhteen, milloin on järkevintä opetella sopimusten tekemistä juristimme kanssa tiimityöalueella ja milloin pidän etäpäivän.

Olemme korkeasti koulutettuja asiantuntijatyötä tekeviä valtion työntekijöitä. Työtehokkuuteemme ratkaisee pitkälti työssä viihtyminen. Haluamme viihtyä. Miksi emme saisi käyttää monipuolisesti tilaa yhtenä elementtinä viihtyvyyden lisäämiseksi työssämme? Näin teemme kotonammekin. Tehdäänkö kaupat?


Kirjoittaja: Pertti Siekkinen | Kuvat: Senaatti ja Pixabay

Pertti Siekkinen toimii Senaatti-kiinteistöjen työympäristöyksikössä. ”Tehtävämme on työskennellä yhteistyössä asiakkaittemme johdon ja henkilöstön kanssa. Työympäristö jakaantuu fyysiseen, virtuaaliseen ja sosiaaliseen osaan. Se on kokonaisuus, jossa ei voi liikaa korostaa digitaalisten ratkaisujen ja työnteon tapojen kehittämisen tarvetta toimitilan muutoksen yhteydessä. Tavoitteemme on yhteistyössä asiakkaan kanssa luoda huomisen työympäristö, jossa viihdytään ja saadaan aikaiseksi.”
Senaatti-kiinteistöjen strategiatarina: https://youtu.be/p-ufR8Qk4C4