Case Verohallinto: Tukevasti talon sisällä

Verohallinto on lanseerannut sisäisesti ainutlaatuisen toimintamallin ryhmäprosessien tukemiseen. Kahden vuoden kokemukset ovat pelkästään kiitettäviä. Fasilitointipalvelujen pariin on saatu valtakunnallisesti koko organisaatio.

Fasilitointipalveluiden tarve nousi pintaan vuonna 2016, Verohallinnossa tuolloin käynnissä olleen kehittämisprojektin myötä. Kopin toimeksiannosta sai HR-erityisasiantuntija Paula Puranen, joka lähti suunnittelemaan palvelukokonaisuutta ja keräämään verkostoon toimijoita.

Tänä päivänä Verohallinnossa ei ole yhtäkään yksikköä, joka ei olisi palveluja käyttänyt. Mistä oikein on kysymys?

Tukea ja apua tarpeeseen

Palvelukokonaisuuden tarkoituksena on tukea ryhmäprosessien suunnittelua ja toteuttamista Verohallinnon yksiköissä tarjoamalla käyttöön ammattitaitoisia fasilitoijia. Paula Puranen vastaa palvelun kehittämisestä ja sen koordinoinnista henkilöstöasiantuntija Eija Laurikaisen kanssa.

– Fasilitointipalvelua voi käyttää muun muassa vaativiin ryhmän tai työyhteisön työhyvinvointiin liittyviin asioihin ja tilanteisiin, yksikön sisäisen toiminnan kehittämiseen kuten muutoksen tukemiseen sekä osaamisen kehittämiseen, Puranen listaa.

Verohallinnon fasilitoijat ovat koulutettuja ryhmäprosessin tukijoita. Kuvassa Eija Laurikainen (vas.), Tarja Grönholm ja Merja Kujala opettelevat uusia ryhmätyömenetelmiä.

Vähitellen teemme itsestämme tarpeettomia.

– Kyse ei ole kouluttamisesta, luennoimisesta, työnohjauksesta tai sovittelusta. Tehtävämme on laittaa työyhteisön jäsenet töihin osallistamalla sekä tukea, auttaa ja sparrata. Mitä vähemmän fasilitoija on äänessä, sitä parempi.

Pyyntöjä laidasta ääreen

Metaforat eli kielikuvat kuuluvat fasilitoijien työmenetelmiin.

Tilauksen fasilitointipalvelusta voi tehdä yksikön johto, esimies, prosessin omistaja tai prosessivastaava. Yleensä Puraseen ja Laurikaiseen ollaan yhteydessä, kun joku homma ei vain toimi eikä ota tuulta alleen yrityksistä huolimatta.

– Palvelupyynnöt ovat laidasta ääreen. Teemme niin paljon kuin pystymme. Kun pyyntö tulee, selvitämme palvelun tarpeen ja ryhdymme etsimään verkostostamme sopivaa fasilitoijaa, jolle toivottu ajankohta sopii ja jolla on aiheeseen soveltuvaa osaamista, Puranen ja Laurikainen kertovat.

Fasilitoijat ovat koulutettuja ryhmäprosessin tukijoita.

Verkostossa on 15 verohallintolaista, jotka tekevät fasilitointia oman työnsä ohella. Työhön voi käyttää kymmenen prosenttia vuotuisesta työajasta, mikä raportoidaan Kiekussa.

– Talon sisäisillä fasilitoijilla on erinomainen alan tuntemus. Mikäli tilaaja toivoo talon ulkopuolista näkökulmaa, palveluja voi ostaa sovituilta palveluntuottajilta. Kaikki toiminta on aina luottamuksellista, Puranen korostaa.

 

Mutkien kautta maaliin

Kun fasilitoija on valittu, tilaajan kanssa käydään läpi toimeksiannon tarpeet, toiveet ja odotukset. Fasilitoija perehtyy asiaan huolellisesti, tekee fasilitointisuunnitelman ja hyväksyttää sen tilaajalla.

– Toimeksiannot eivät aina edellytä sitä, että fasilitoija matkustaa paikanpäälle tilaisuuteen. Fasiliointi voidaan tehdä myös verkossa, jos se on toimiva ja fiksu vaihtoehto, Laurikainen toteaa.

Fasilitoinnit ovat aina erilaisia ja niihin voi liittyä vaikeitakin asioita.

Puranen kertoo käytännön esimerkin.

– Olin fasilitoijana yksikössä, jossa VM-Baron tulokset olivat muutostilanteen takia varsin heikot. Vaikka työyhteisössä oli yritetty kehittää työhyvinvointia, toimivia ratkaisuja ei vain tahtonut löytyä. Sovimme esimiehen kanssa fasilitoinnista. Tilanne oli varsin varautunut, mutta tavoitteena oli saada aikaan konkreettinen kehittämissuunnitelma. Lopulta pääsimme mutkien kautta maaliin. Myöhemmin kuulimme, että asiat olivat lähteneet rullaamaan toivottuun suuntaan.

Laurikaisen mukaan fasilitointitilanteessa voidaan tarvita alkuun jonkinlaista jäänsärkijää. – Tärkeää on, että kaikki saataisiin osallistumaan ja myös ne hiljaisimmat mukaan. ”Onnistuminen on aina motivoivaa. Opimme joka tilaisuudesta ja kehitämme toimintaamme jatkuvasti.

Fasilitoija Sari Partanen perehtyi verohallinnon koulutuksessa metaforien maailmaan.

Kiitoksia ja kiitettävää palautetta

Fasilitointipalvelujen tavoitteena on tuottaa asiakkaalle lisäarvoa. – Arvon voi arvioida vain asiakas itse, Puranen sanoo.

Saatu palaute kahden ensimmäisen vuoden kokemusten perusteella on asiakastyytyväisyyskyselyn mukaan kiitettävää. Kaikki fasilitoinnit ovat saaneet kouluarvosanaksi vähintään yhdeksän.

Vuonna 2017 toimeksiantoja oli yhtensä 42, joista valtaosa liittyi työhyvinvoinnin kehittämiseen. Mukana oli myös toiminnan ja osaamisen kehittämiseen liittyviä toimeksiantoja sekä sellaisia, joihin liittyi useita tehtäväalueita.

– Toimeksiannot ruuhkautuvat usein syksyyn, jolloin kysyntää on todella paljon. Vuonna 2018 pääsemme arviolta samoihin lukuihin kuin viime vuonna”, Puranen summaa.


Teksti: Sari Okko | Kuvat: Pixabay ja Paula Puranen