Case Valtori: Meillä tuetaan aivojen hyvinvointia

Ei ole helppoa saattaa yhteen 80 yksikköä ja 1 300 työntekijää. Valtorissa yhtenäisen toimintakulttuurin luomista on helpotettu kognitiivisen ergonomian avulla. Koska aivoja ei voi jättää narikkaan, niistä on päätetty pitää hyvää huolta.

Valtoriin eli Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskukseen on siirretty vuodesta 2014 alkaen 80 valtionhallinnon yksikön toimialariippumattomat ICT-tehtävät. – Aikamoista turbulenssia on kieltämättä ollut, henkilöstöpäällikkö Outi Arvola hymyilee.

– Valtorilaiset ovat asiantuntevia ammattilaisia, jotka ovat ylpeitä työstään. Koska työn luonne on pitkälti aivotyötä, olemme lähteneet miettimään jaksamisen tukemista psykososiaalisen kuormituksen näkökulmasta, työsuojelupäällikkö Taru Vuorenpää sanoo.

”Miten voisimme helpottaa aivojen elämää? Miten voimme auttaa ihmisiä auttamaan itseään?”

Apua aivoille tarpeen mukaan

Valtorissa on kerätty tietoa työn kuormitustekijöistä eri lähteistä, kuten työsuojeluriskien kartoituksen, työpaikkaselvitysten, työsuojelutarkastusten, VMBaro-tulosten ja sisäisten motivaatiokartoitusten kautta. Lähteet kertovat, että Valtorissa koetaan yleisimmin psykososiaalista kuormittuneisuutta työn luonteesta, mobiilista tietotyöstä ja jatkuvista muutoksista johtuen.

– Kartoitetut työsuojeluriskit arvioitiin ja kehittämiskohteiksi valittiin työmäärä ja työtahti, häiriötön työhön keskittyminen, työympäristön rauhattomuus sekä yhtäaikaiset eri tehtävät eli multitasking, Arvola kertoo.

Ennaltaehkäisevän työn tukemiseksi Valtorissa käynnistettiin helmikuussa 2018 Apua Aivoille -projekti, joka jatkuu kesäkuuhun 2019 asti. Projekti starttasi koko henkilöstölle tehdyllä Työterveyslaitoksen (Ttl) aivotyöindeksi-kyselyllä, jonka jälkeen järjestettiin Aivotyö toimivaksi -mallin mukaisia aivotyöpajoja kolmelle ennakkoon sovitulle vapaaehtoiselle pilottiryhmälle.

Outi Arvolan (vas.) ja Taru Vuorenpään mukaan Valtorissa kiinnitetään huomiota häiriöiden vähentämiseen ja keskittymistä lisääviin asioihin. Tehdään yhteistyötä, puhutaan pelisäännöistä, kunnioitetaan työkaveria ja mennään yhdessä samaan suuntaan.

Ehdotuksista käytäntöön

– On selvää, ettei työtuolin vaihtaminen ratkaise ongelmia, mutta toimivat ratkaisut voivat olla hyvinkin yksinkertaisia. Aina niitä ei vain keksi itse. Luotimme kuitenkin ymmärrykseemme, että kyse ei ole vain fyysisistä tai teknisistä ratkaisuista, vaan siitä, miten saisimme tekniikan aidosti palvelemaan ihmisiä, Arvola sanoo.

Kehitystyön aikana Valtorissa kirkastui ajatus inhimillisten kohtaamisten merkityksestä. Läppärin tai kännykän tuijottelu palaverin aikana ulkopuolisten asioiden hoitamiseksi vie huomiota oleellisesta ja powerpoint-sulkeiset keskustelusta. Ihmiseltä ei onnistu menestyksellisesti monen asian yhtäaikainen hoitaminen.

– Kaikki eivät ole kiinnostuneita samoista menetelmistä, joten olemme kokeilleet erilaisia vaihtoehtoja ja räätälöityjä työpajoja live-versioista skype-versioihin, Vuorenpää kertoo.

– Koska kuka tahansa sai osallistua mihin tahansa työpajaan, saimme aikaan ihan uusia kohtaamisia, joissa erilaiset näkemykset kohtasivat luovilla tavoilla, Arvola lisää.

Paljon pohdittavaa

”Emme voi välttämättä muuttaa työn luonnetta, mutta jokainen voi vaikuttaa itse aivojensa toimintaan monin pienin teoin”, Outi Arvola (vas.) ja Taru Vuorenpää pohtivat.

Aivotyöpajoissa syntyi peräti 150 toimintaehdotusta, joilla psykososiaalista kuormitusta voidaan vähentää. Ehdotukset on jaettu kolmelle tasolle: kaikkia valtorilaisia koskeviin, tiimitason ehdotuksiin ja henkilökohtaisen ”mitä voin itse tehdä”-tason ehdotuksiin.

Hyvät käytännöt ovat konkreettisia ja käytännönläheisiä. Allokoidaan aikaa palavereihin valmistautumiseen ja palaverista toiseen siirtymiseen. Pohditaan, miten viestintävälineet tukevat parhaiten työntekoa. Millainen on esimerkiksi talon Skype-etiketti? Jos joku näyttää olevan koko ajan ”punaisella”, saako koskaan ”häiritä”?

On puhuttava siitäkin, millaiset ovat talon sähköpostikäytännöt: ollaanko aina valmiita vastaamaan vai riittääkö pari kertaa päivässä? Tai jos meillä on ”älä häiritse -tunti”, voisiko olla myös ”saa häiritä tunti”? Mitä jos mentäisiin sähköpostin lähettämisen sijasta yhdessä kahville keskustelemaan? Miten hiljaisia huoneita käytetään?

Kaikkia valtorilaisia koskevia yhteisiä toimintatapoja kehitetään projektista saatuja ideoita hyödyntäen. Esille tuotujen ideoiden on tarkoitus herättää valtorilaiset itse ja myös ryhmät yhdessä tuottamaan itselleen sopivia toimintatapoja aivokuorman vähentämiseksi.

Projektin jatko on jätetty avoimeksi. Yksi asia on kuitenkin jo varmaa. – Emme enää tule valtorilaisiksi vaan olemme jo valtorilaisia. Mittarit kertovat koko ajan parempaa, joten olemme oikealla asialla, Arvola ja Vuorenpää sanovat.


Teksti: Sari Okko | Kuvat: Soile Kallio