Case: Teknostressistä parempaan työelämään

Ulkoministeriön viestintäyksikössä innostuttiin vuosi sitten informaatioergonomiasta. Nyt teknostressiä puretaan aiempaa tietoisemmin ja eteenpäin mennään pienin, mutta varmoin askelin.

Työyhteisökehittäjä Sirkku Helen kuuli informaatioergonomiasta ensimmäistä kertaa syksyllä 2017 Tampereen yliopistossa. Aiheen taustalla on teemoja, jotka liittyvät työn muutokseen, informaatioteknologian lisääntyneeseen käyttöön, työrytmin pirstaloitumiseen ja informaatioympäristön tehokkaampaan huomioimiseen työergonomiassa.

– Ymmärsin, että kyse on paljon pidemmälle menevistä asioista kuin vaikkapa pöydän säädöistä. Siitä se sitten lähti ja olimme valmiita tarkastelemaan tietotulvan vaikutuksia ja tietotyön informaatiokuormitusta omassa työyhteisössämme, Helen hymyilee.

Työyhteisökehittäjä Sirkku Helen ja viestintäsuunnittelija Harri Kilpi.

Teknostressi tutuksi

Informaatioteknologian käyttöön liittyvää työstressiä kutsutaan teknostressiksi. Sitä aiheuttavat mm. jatkuva tavoitettavuuden tarve, informaatiovirta, uusien teknologioiden omaksumisen pakko, muutokset työvälineissä, käytettävyysongelmat, monitehtäväisyyden lisääntyminen ja kasvokkaisen vuorovaikutuksen väheneminen. Teknostressi voi aiheuttaa väsymystä, turhautuneisuutta ja työtyytyväisyyden vähenemistä.

Aihe oli meilläkin ajankohtainen.

– Olemme tehneet vuodesta 2014 alkaen mobiilityötä ja toimineet vuodesta 2015 monitilatoimistossa. Yksikössämme työ on luontaisesti ehkä jopa hieman nopeatempoisempaa kuin keskimäärin ministeriössä, joten tietotyöhön ja teknostressiin liittyvät aiheet olivat tulleet tutuiksi. Koimme informaatioergonomian hyväksi ja yhdeksi uudeksi tavaksi mennä eteenpäin, viestintäsuunnittelija Harri Kilpi sanoo.

Miten meillä menee?

Kehitystyön alkuun liittyi Firstbeatin työkykykartoitus ja sykeanalyysiteknologiaan perustuva mittaus, jolla selvitettiin stressitilaa, kuormittumista ja palautumista. Perimmäisenä tarkoituksena oli löytää keinoja, joilla voidaan parantaa suorituskykyä ja työhyvinvointia.

– Kokonaisuuteen liittyi kolmen päivän mittausperiodi henkilökohtaisine haastatteluineen ja työpäiväkirjoineen. Ensimmäiset joukoistamme lähtivät mukaan joulukuussa 2017 ja viimeiset maaliskuussa 2018. Lopulta lähes koko yksikön porukka osallistui hankkeeseen, Kilpi kertoo.

– Tampereen yliopiston kanssa järjestimme kaksi työpajaa, joissa havainnoitiin, miten meillä menee. Havainnot jaettiin kolmeen ryhmään: toimiviin ja työtä tukeviin asioihin, kehittäviin ja haastaviin asioihin sekä unelmatilanteeseen.

Olemme esimerkiksi kutsuneet kylään ajanhallinnan asiantuntijan ja unitutkijan, joiden opeista pyrimme ottamaan opiksi, Sirkku Helen ja Harri Kilpi pohtivat.

Kohti unelmatilannetta?

Toimiviin ja työtä tukeviin asioihin listattiin toimitilat ja osa tietoteknisistä ratkaisuista, kuten Skypen käyttö ja jaetut sähköiset kalenterit, hyvät oppimisen edellytykset, joustavuus, autonomia, itseohjautuvuus ja laajat etätyömahdollisuudet. Hyvällä tolalla oli myös perinteinen ergonomia ja yleinen työtyytyväisyys.

Informaatioergonomian kannalta kehitettävien asioiden ryhmään nostettiin uusien työvälineiden kokeileminen. Haasteeksi koettiin ulkopuolelta ostettujen palvelujen ja tietojärjestelmien toimimattomuus, ei-käyttäjäystävällisyys ja tuen puute.

Toimimattomiin asioihin menee kokemuksen mukaan liikaa aikaa, mikä on kuormittava asia.

Unelmatilanteessa ministeriön väellä olisi enemmän aikaa suunnitteluun, yhteiseen kehittämiseen ja kehittymiseen sekä kouluttautumiseen, aiempaakin mobiilimpaan työhön ja joustavampiin työntekemisen tapoihin. Jos kaikki olisi mahdollista, myös tietojärjestelmät toimisivat kuin unelma.

Pientä hienosäätöä

Firstbeatin mittaustuloksissa ei Helenin ja Kilven mukaan tullut esiin mitään erityisen hälyttävää. Ihmiset ovat kuormittuneita, mutta palautumistakin löytyy. Selkeimmin kehitettävää liittyi vapaa-ajan unenlaadusta.

– Emme yritä harppoa eteenpäin, vaan etenemme pienin askelin. Kehittymistä tehdään koko henkilökuntaa osallistaen. Olemme esimerkiksi kutsuneet kylään ajanhallinnan asiantuntijan ja unitutkijan, joiden opeista pyrimme ottamaan opiksi, Helen ja Kilpi pohtivat.

Tulossa on uusia Firstbeat-seurantamittauksia ja tietotyön käytännön kehittämistä. Konkreettisiin edistysaskeliin kuuluvat esimerkiksi yhteiset sähköpostikäytännöt, jotka sallivat sen, että sähköpostin lukeminen kaksi kertaa päivässä on riittävästi.

– Olimme jo omin nokkinemme oikeilla urilla tietotyön säätelymekanismien kehittelyssä. Projektin myötä olemme tulleet yhä tietoisemmiksi tietotyöhön liittyvistä riskeistä ja keinoista, joilla asioita voidaan kehittää. Nyt tarvitsemme pitkälti pientä hienosäätöä, Helen ja Kilpi summaavat.


Teksti: Sari Okko | Kuvat: Soile Kallio