Case Senaatti: Työajasta tuloksellisuuteen

”Nyt tarvitaan herätys tietotyön menetelmien tarkasteluun. Mittaamalla, uusilla työskentelytavoilla ja hukkaa eliminoimalla tuottavuus saadaan nousuun”, tietotyön tuottavuuden asiantuntija Heljä Franssila Senaatti-kiinteistöistä sanoo.

Vuodenvaihteessa 2014–2015 tuli voimaan Senaatti-kiinteistöjen uusi strategia. Visiossaan Senaatti haluaa, että Suomen valtio on uusien työnteon tapojen ja työympäristöjen edelläkävijä. Tätä työtä Senaatti tukee kokonaisvaltaisesti.

”Työympäristöt ovat tänä päivänä paitsi fyysisiä, myös sosiaalisia ja virtuaalisia. Kun työtä voidaan tehdä entistä enemmän ajasta ja paikasta riippumatta, työn tekeminen pitää organisoida uudelleen”, Franssila toteaa.

”Digitaalisen työnteon mahdollisuudet ovat Suomessa hyvät, mutta tietotyötaidot ovat usein puutteellisia tai yksinkertaisesti vanhentuneita työvälineisiin ja työkuormaan peilaten. Työmenetelmien kehitys ei ole pysynyt tietotekniikan kehityksen tahdissa.”

Teknologia trimmattavaksi

Tutkimusten mukaan tietotyössä omien työmenetelmien kehittäminen on jäänyt monissa organisaatioissa työntekijän omalle vastuulle. Kun osaaminen ei ole kunnossa, työmenetelmien kehittymättömyys alkaa näkyä organisaation suorituskyvyssä.

Monissa organisaatioissa informaatioteknologiaa käytetään tehottomasti ja sattumanvaraisesti.

”Informaatioteknologian hyödyntämisessä johtamis- ja kehittämisajattelu loppuu yleensä teknologiaan. Siksi teknologian tarjoaminen mahdollisuuksien sovittaminen työprosesseihin on jäänyt harmaalle alueelle. Mahdollisuudet ja vaatimukset eivät kohtaa”, Franssila sanoo.

”Monissa organisaatioissa informaatioteknologiaa käytetään tehottomasti ja sattumanvaraisesti. Sitä ei osata hyödyntää eikä aina ole edes mietitty, miten teknologia trimmattaisiin työtehtävien ja prosessien tarpeisiin. Tässä on paljon tekemistä.”

Inboxista eteenpäin

Franssilan mukaan merkittävimpiä tietotyöläisiä kuormittavia tekijöitä ovat tänä päivänä työn suuri määrä, keskeytyksellisyys, kiire sekä työn organisointiin liittyvät asiat. Nämä kaikki liittyvät työn sujuvuuteen, vaikuttavuuteen ja aikaansaamiseen.

”Keskimäärin tietotyöläinen vierailee sähköpostissa 5-8 minuutin välein, ikään kuin sisään saapuvan tavaran laiturilla. Työn raaka-aineiden organisointi pitäisi kuitenkin pystyä hoitamaan muutoin kuin sähköpostin inboxissa roikkumalla.”

”Digitaalinen keskeytyksellisyys on merkittävämpää kuin fyysinen. Koska aika on tietotyöläisen tärkein resurssi, on pohdittava, miten aktiivinen ja vireä työaika käytetään tehokkaasti sekä saadaan niukka ja uusiutumaton parhaiten käyttöön?”

Tietotyöläisellä menee usein paljon aikaa sen valmistelemiseen, että hän pääsee tekemään varsinaista työtä.

Hukka kuriin

Franssila sanoo, että työstä pitäisi karsia pois turhia, kuormittavia vaiheita, jotka altistavat ns. keksimään pyörää aina vain uudelleen.

”Tietotyöläisellä menee usein paljon aikaa sen valmistelemiseen, että hän pääsee tekemään varsinaista työtä. Jos esimerkiksi tietojen ja tiedostojen löytäminen on hankalaa tai niiden ajantasaisuutta pitää arvailla, työn sujuvuus kärsii. Pahimmillaan työkaveria käytetään hakukoneena, ja lopulta juoksutetaan koko tiimiä etsimistyössä.”

”Tehdaskaan ei toimi tehokkaasti, jos tarvittavat raaka-aineet ja työkalut ovat kateissa ja niitä pitäisi joka päivä etsiskellä milloin mistäkin.”

Tietotyön hukkaa ovat mm. keskeytykset, turhat työmatkat, työympäristön häiriöisyys, huono henkilökohtainen töiden tai yhteistyön organisointi, epäselvät ja ristiriitaiset tavoitteet, heikot ICT-taidot sekä kehno ergonomia.

Nyt mitataan

”Hukkaa eliminoimalla tietotyön tuottavuus lähtee nousuun. Tähän asiaan puuttuminen olisi pitänyt aloittaa jo kymmenen vuotta sitten, joten viimeistään nyt on korkea aika ryhtyä tarkasteleman tietoteknologian käyttöä ja töiden organisointia”, Franssila tähdentää.

Hukkaan pääsee kiinni mittaamalla, joka tehdään usein työympäristömuutoksen yhteydessä, kun muutetaan esimerkiksi perinteisestä koppi- tai avokonttoritilasta monitilatoimistoon. Tällöin tilannetta mitataan ennen muutosta ja noin vuoden kuluttua muutoksen jälkeen.

Mittarina voi olla esimerkiksi henkilöstökysely verkossa, jossa selvitetään, millaisia tietotyötapoja ihmisillä on, miten he käyttävät työympäristöään ja kokevat henkilökohtaisen aikaansaamiskyvyn. Kovia mittareita ovat tietotyöpanokset, kuten aika, osaaminen, aineelliset tuotokset, sairauspoissaolot, matkustuskulut, paperin vähentäminen ja näiden eurovastineet.

Innostavia tuloksia

Kun Senaatti-kiinteistöjen pääkonttorissa siirryttiin monitilatoimistoon, mittaukset tehtiin ennen muutosta ja sen jälkeen. Aikaväli ei ollut ihan vuotta, mutta tulokset ovat innostavia.

Tilatehokkuus parani 45 ja tilakustannuksissa säästettiin 26 prosenttia. Energiankulutus väheni viidenneksen ja hiilijalanjälki 14 prosenttia. Avokonttorista monitilatoimistoon siirtyneet senaattilaiset ovat uuteen työympäristöönsä varsin tyytyväisiä ja uusia sähköisiä työtapoja osataan hyödyntää. Aidosti paperittomaan toimistoonkin on totuttu yllättävän hyvin.


Teksti: Sari Okko | Kuva: Matti Hietala

(Uusi Kaiku 02/2015)