Case Opetushallitus: Tulevaisuus tehdään yhdessä

Opetushallitus lähti ainutlaatuiselle muutosmatkalle vuonna 2017, kun kahdesta virastosta alettiin tehdä yhtä. Matka yhteiseen maaliin etenee määrätietoisesti koko henkilöstön voimin. Tulevaisuutta tehdään yhdessä kehkeytyvällä otteella.

Suuri muutosmatka sai alkunsa, kun Opetushallitus ja Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO yhdistettiin yhdeksi virastoksi ja uudeksi Opetushallitukseksi. Vuonna 2016 käynnistynyt yhdistyminen on osa valtion keskushallinnon uudistamista.

– Yhdistymisen motiivina oli ajatus siitä, että uusi kokonaisuus olisi enemmän kuin 1+1. Halusimme hyödyntää molempien vahvuuksia ja osaamista yli organisaatiorajojen, pääjohtaja Olli-Pekka Heinonen kertoo. Heinonen astui mukaan kuvaan alkuvuodesta 2017, jolloin toteutetussa kyselyssä kartoitettiin koko talon väen odotuksia ja näkemyksiä uuden viraston tehtävistä ja haasteista.

Tulokset kertoivat, että erityisesti sisäistä vuorovaikutusta tulisi vahvistaa.

– Kevään aikana synnytettiin yhteistyössä olemassa olon tarkoitus eli missio sekä visio ja ajatus yhteisestä tavasta toimia. Vappuna olimme valmiita kohottamaan maljan yhteiselle tulevaisuudelle.

Kurssi löytyy ja tarkentuu

Missioksi asettui intohimo oppimiseen ja visioksi jokaisen mahdollisuus kasvaa omaan potentiaaliinsa. Toimintatapojen mukaan talossa eletään niin kuin opetetaan, luodaan avoimuudella luottamusta, muotoillaan yhdessä uusia ratkaisuja ja uskalletaan uudistua oppijan parhaaksi. Koko johto sitoutui yhdessä tekemiseen osallistavalla otteella.

Kesällä 2017 päätöksiä lähdettiin toteuttamaan. Opetushallitus 2.0 -ohjelmakokonaisuuteen kirjattiin oppimisen digitaalinen ekosysteemi, kokonaisoppimisen polku, laadukkaat asiakas- ja tietopalvelut sekä vaikuttavat ohjaustyökalut.

– Loppuvuodesta pysähdyimme katsomaan, missä mennään. Kävi ilmi, että olimme päässeet paljon pidemmälle kuin olimme odottaneet. Selväksi kävi myös se, ettemme pääse kohti missiota ja visiota, jos emme muuta organisatorista ratkaisua. Tätä olin hieman osannut odottaakin, sillä 30-vuotinen erillisten yksiköiden historia ei muutu yhdessätekemiseksi vain toimintakulttuuria uudelleen määrittelemällä, Heinonen toteaa.

Oli siis ajateltava uudestaan. Tuli Opetushallitus 3.0 -ohjelman aika.

– Luovuimme yhdestä hierarkiatasosta ja ylhäältä alaspäin ohjautuvasta päätöksenteosta. Päätimme panostaa ihmisten kohtaamisiin ja vuorovaikutukseen. Team of teams -ajattelutavan mukaan meillä kaikilla on kotipesä, jonka lisäksi kuulumme muihin tiimeihin, joista kaikki keskittyvät yhteiseen kehittämiseen, Heinonen kuvailee.

”On upeaa nähdä, kun ihmiset puhkeavat uudella tavalla kukkaan”, Olli-Pekka Heinonen sanoo.

Onnen tunteita ja kipupisteitä

Muutosmatkalla on tehty paljon töitä ja luotu muodonmuutokselle paljon odotuksia. Syksyllä 2018 Heinonen sanoo katsovansa tulevaisuuteen luottavaisin mielin, vaikka paljon on vielä tehtävää ja kolikon kääntöpuolelta löytyy myös kipupisteitä.

– Vanhoja rooleja ja siiloutuneita toimintamalleja ei ole ihan helppo vaihtaa uusiin. Toisille muutos on mieluisampaa ja luontaisempaa kuin toisille. Psykologinen muutos vie aikansa ja sitä on myös annettava. Uusiutuminen vaatii kärsivällisyyttä, Heinonen linjaa.

– On upeaa nähdä, kun ihmiset kasvavat, kehittyvät ja puhkeavat uudella tavalla kukkaan. Kyse on jatkuvasti kehittyvästä maailmasta, jossa ei tule koskaan valmista. Vielä tulee Opetushallitus 4.0 -ohjelman aika.

”Arjessa ei ole aina vain helppoa”

Kehitysjohtaja Reetta Niemelä, henkilöstön kehittämispäällikkö Maire Kokko ja yksikön päällikkö Hanna Boman ovat olleet mukana Opetushallituksen uudistumistyössä alusta alkaen.

Juuri nyt päällimmäisenä ovat mielessä mm. uudelleenorganisoituminen, johtamisjärjestelmän uudistaminen, uusi ohjelmakokonaisuus, toiminnan keskeiset vaikuttavuustavoitteet, palvelumuotoilu ja valmentavan kulttuurin kehittämisohjelma.

– Arvostan erittäin paljon sitä, että kehitystyöhön on varattu aidosti resursseja. Meillä on kunnianhimoiset tavoitteet, joiden saavuttaminen vaatii aikaa ja tekijöitä, Kokko sanoo.

Intensiivinen kehitystyö on tuottanut onnistumisen elämyksiä, mutta myös haasteita.

– Meillä on samanaikaisesti käynnissä sekä toiminnan sisältöön että toimintatapaan liittyvää uudistamistyötä. Tämä ei ole arkisessa työssä aina välttämättä ihan helppoa. Asiat kuitenkin muodostavat kokonaisuuden, joka vie meitä johdonmukaisesti kohti yhteistä päämäärää, Niemelä toteaa.

Boman pohtii työssään lähiesimiehen näkökulmasta samoja asioita. – Meillä on pitkä perinne vahvoista yksintoimivista asiantuntijoista, joiden toivomme nyt synnyttävän uutta osaamista yhdessä tekemällä sekä organisaatiomme sisällä että ulkopuolella.”

Opetushallituksessa muutosmatkaa kohti uutta yhtenäistä virastoa tehdään yhteistyössä kehkeytyvällä otteella. Kaikilla on mahdollisuus osallistua ja vaikuttaa.

Lisää puhetta tunteista

Arki on hetkittäin haasteellista, sillä kaikkeen ei ole aikaa, vaikka tahtoa riittäisi kuinka. Boman kaipaa nyt lisää tunteeseen liittyvää puhetta.

– On tärkeä puhua luopumisesta ja siihen liittyvistä tunteista. Uusi tapa toimia muuttaa tuttuja toimintatapoja, joten on opittava pois vanhasta, mikä on usein jopa vaikeampaa kuin uuden oppiminen.

Olemme välillä tietynlaisella rajalla: jaksammeko, osaammeko, pystymmekö?

Kokko on samoilla linjoilla. – Keskeneräisyyden sietäminen, jatkuva muutos ja epävarmuus haastavat. Kyky epävarmuuden kestämiseen vaihtelee ihmisestä toiseen. Uuden opettelua on sekin, etteivät ratkaisut tule ylhäältä alas annettuina, vaan opettelemme tekemään niitä yhdessä.

Niemelä puhuu jatkuvan muutoksen sijaan mieluummin jatkuvasta uusiutumisesta. – Sanotaan, että tulevaisuus ei tule, vaan se tehdään yhdessä. Tämä kuvaa myös meidän tavoittelemaamme tapaa toimia.

Kehkeytyvä prosessi haastaa

Parasta kehitystyössä on jatkuva oppiminen, mistä Niemelä, Kokko ja Boman ovat innoissaan. Parhaimmillaan työ tarjoaa huikeat mahdollisuudet hyödyntää koko henkilöstön osaamista ja potentiaalia.

Elämme tilanteessa, jossa vanha ja uusi ovat vahvasti läsnä.

– Uusia työkaluja pitäisi pystyä kehittämään samaan aikaan kuin uusiudumme tai mieluummin jopa etunenässä, jotta vanhat eivät jarruta eteenpäin menemistä. Meillä on nyt tuhannen taalan paikka. Jos onnistumme yhdessä, pääsemme pitkälle, Boman summaa.

– Rakennamme yhdessä merkittävää kulttuurimuutosta, johon kaikilla on mahdollisuus osallistua. Tapamme uusiutua on kehkeytyvä prosessi, mikä ei ole valtionhallinnossa ihan tyypillinen tapa toimia. Meidän on annettava aikaa harjoittelulle ja oppimiselle, Kokko toteaa.


Teksti: Sari Okko | Kuvat: Niina Rodionoff, Opetushallitus