Case Länsi-Suomen maistraatti: Asenteiden muuttaminen vaatii aikaa

Länsi-Suomen maistraatti on organisaationa uusi. Se syntyi vuonna 2012 yhdistettäessä pienempiä maistraatteja suuremmiksi kokonaisuuksiksi. Samalla koko organisaatiosta tuli kaksikielinen. Muutokset aiheuttivat paljon haasteita ja vaikuttivat myös työilmapiiriin.

Ongelmiin haluttiin tarttua. Työkaluksi valikoitui Kaiku-hanke, jossa yritettiin porautua henkilöstön asenteisiin. Huomattiin, että asenteiden muuttaminen ei käy käden käänteessä. Pikemminkin kyse on prosessista, joka ei lopu koskaan.

Monet organisaatiot ovat vastaavassa tilanteessa. Viime vuosina organisaatiouudistuksia on eri syistä toteutettu valtionhallinnossa tiheästi. Eikä prosessi ole ollenkaan valmis, pikemminkin päinvastoin. Käynnissä on monia eri tasoilla olevia uudistus- ja muutoshankkeita, jotka jälleen kerran mylläävät kaiken uusiksi.

Henkilökunnan kannalta tämä aiheuttaa epävarmuutta ja edellyttää kykyä sopeutua muutoksiin. Kaikilta se ei heti onnistu. Sen vuoksi käyttöön on otettava tukikeinoja, joilla koko työyhteisön kykyä uuden vastaanottamiseen parannetaan.

– Haluttiin saavuttaa todellisia tuloksia. Ei haluttu pelejä ja leikkejä, Anne Lemponen sanoo.

Länsi-Suomen maistraatissa havaittiin, että työhyvinvointitulokset eivät olleet sillä tolalla, jolla niiden haluttiin olevan. Eri yksikköjenkin välillä oli eroja.

Keskusteltaessa henkilöstön kanssa ongelmat tunnistettiin. Ratkaisua ei haluttu hakea helpoilla ja tyypillisillä tavoilla järjestämällä työhyvinvointiin liittyviä luentoja tai tyky-päiviä.

– Ei haluttu pelejä ja leikkejä, tiivistää hankkeen vetäjänä toiminut johtaja, kuluttajaneuvoja Anne Lemponen Länsi-Suomen maistraatista.

Päädyttiin siihen, että työsuojelutoimikunta toimii valmistelutyörukkasena. Hankkeen suunnitteluun käytettiin runsaasti aikaa ja tehtiin perusteellista työtä. Kun hankkeen piti käynnistyä vuoden 2015 alussa, alkoivat maistraateissa valtakunnalliset yt-neuvottelut, ja hanke siirtyi. Alun perin kaksivuotinen hanke pääsi käyntiin vasta lähes puoli vuotta myöhemmin loppukeväästä. Tuli kesä ja lomat.

– Hanke saatiin käyntiin kunnolla vasta lomien jälkeen syksyllä. Kokemuksen perusteella voin sanoa, että aloitusajankohdalla on merkitystä, jotta päästään kunnolla liikkeelle. Paras alkamisajankohta on alkusyksy tai vuoden vaihde, Anne Lemponen sanoo.

Kolme osiota

Länsi-Suomen maistraatin hanke muodostui kolmesta osiosta: hyvinvointianalyyseistä ja niiden palauteosioista, kokouspysäkeistä ja voimavararyhmästä.

Hyvinvointianalyysit tehtiin ensin omana toimintana ns. sykevälimittauksina. Kyse on kolmen vuorokauden mittauksesta, jolla saadaan tieto yksilön stressitasosta, palautumisesta ja unen laadusta. Se antaa tärkeää tietoa yksilötasosta. Sykevälimittausta pidetään luotettavana tapana saada tietoa kuormitustilasta. Palauteosiossa jokaisen kanssa käytiin henkilökohtaisesti työstä ja muusta kuormituksesta palautuminen läpi ja pohdittiin parannuksia.

Anne Lemponen korostaa, että tällä menetelmällä saatiin arvokasta informaatiota siitä, että yksilökohtaiset erot voivat olla suuria. Ne on otettava huomioon, kun etsitään keinoja työhyvinvoinnin parantamiseen. On lähdettävä yksilötasolta, jos halutaan saada kunnollisia tuloksia.

– Yksilöt kuormittuvat ja palautuvat eri tavoin. Valtionhallinto on vahvasti yhtenäistämässä käytänteitään, kuitenkin palautumisen ja sitä kautta työssäjaksamisen kannalta pitäisi voida toimia juuri yksilöllisesti sopivalla tavalla. ”Sama” ei välttämättä ole paras ja tuottavin tapa kaikille, Anne Lemponen sanoo.

Tavoitteena oli asennemuokkaus. Siihen ei uskottu päästävän luentojen tai yksittäisten virkistyspäivien avulla.

Koko hankkeessa oli tavoitteena asennemuokkaus. Siihen ei uskottu päästävän luentojen tai yksittäisten virkistyspäivien avulla.

– Järjestimme arkisen työpäivän sisälle keskusteluja ja tehtäviä. Kutsuimme niitä kokouspysäkeiksi. Ajatus oli, että jokaisessa kokouksessa on 10 minuutin keskustelu tai muu tehtävä yleisistä ennalta suunnitelluista aiheista. Työkiireet haastoivat siirtymissä, kun kokousaiheista hypättiin pohtimaan esimerkiksi vuorovaikutuksessa käytettävää kieltä ja tehtiin lyhyitä harjoitteita miten samoja asioita voisi ilmaista myönteisemmin.

Nämä kokouspysäkit suunnitteli ja ohjasi Minna Kurttila Arvostamosta.

– Jos nyt tekisin tämän uudelleen, sijoittaisin keskustelut ja tehtävät kahvitunneille. Niissä on muutenkin vapaampi ja rennompi tunnelma. Niihin tällaiset keskustelut sopisivat luontevasti, Anne Lemponen sanoo.

Kolmantena osiona olivat voimavararyhmät. Tämä toteutettiin yhdessä yksikössä, mutta Anne Lemposen mielestä tällaiset keskusteluryhmät, joissa vetäjänä toimii ulkopuolinen asiantuntija, psykologi, sopisivat jokaiseen virastoon aika ajoin työvälineeksi.

Mitä hankkeen jälkeen?

– Mielestäni paras anti oli se, että asioista keskusteltiin ja työntekijöille tuli sellainen tunne, että työnantaja ottaa vakavasti työhyvinvointiin liittyvät asiat. Kyse on oikeasti arvojen toteuttamisesta. Työnantaja haluaa parantaa sekä jokaisen yksilön että työyhteisön hyvinvointia, Anne Lemponen summaa.

Hän pahoittelee sitä, että eri syistä hanketta ei voitu toteuttaa suunnitelman mukaisesti kaksivuotisena, sillä asennemuokkaus vaatii pitkän ajan.

– Asennemuokkaus on oikeastaan prosessi, joka ei pääty koskaan. Tällaisen hankkeen jälkeen palaudutaan helposti vanhaan, jos asioita ei pidetä yllä. Hankkeen pitäisi olla sytyttäjä tai siemen, joka aiheuttaa myös pysyviä muutoksia ajattelu- ja toimintatapoihin.

Hankkeen lähtökohtana oli ratkaisukeskeisyys ja positiivinen psykologia. Katse haluttiin siirtää menneestä tulevaan, mahdottomasta mahdolliseen ja negatiivisesta positiiviseen.

– Kyse ei ole mistään nami nami -positiivisuudesta vaan siitä, että oppisimme käyttämään omia voimavarojamme ratkaistavissa olevien asioiden parantamiseen, ottaisimme vastuuta itsestämme ja valittamisen sijasta ryhtyisimme toimeen, jotta ne asiat, joista valitamme, tulisi korjattua.

– Se on niin paljon jokaisesta meistä itsestä kiinni. Olenko minä se ihminen, joka antaa voimavaroja vai se, joka niitä kuluttaa, Anne Lemponen pohtii.


Teksti: Heikki Hakala | Kuva: S. Lemponen ja Pixabay