Case KEHA: Monipaikkainen työ on tullut jäädäkseen

Hajautetun työskentelyn edellyttämiin uusiin työtapoihin on valtion työpaikoilla totuteltu jo jonkin aikaa. Vuoden alusta käynnistyneessä KEHA-keskuksessa teknologia on valjastettu yhteisöllisyyden luomiseen.

KEHA-keskuksessa työskentelee hajautetusti tällä hetkellä reilut 500 henkilöä. Tiimien koot vaihtelevat muutamasta jäsenestä 10:een. Kehalaiset ovat edelläkävijöitä sähköisten palveluiden ja välineiden käytössä, sillä useimmille virtuaalinen työskentely on tullut jo aiemmin tutuksi.

Kehittämisjohtaja Ari Hyyryläinen kertoo johtamansa toiminnan kehittämisyksikön olevan aidosti monipaikkainen.

ELY-keskuksille ja TE-toimistoille kehittämispalveluita toimittava yksikkö koostuu 15 asiantuntijasta, jotka työskentelevät Muoniossa, Oulussa, Jyväskylässä, Tampereella, Mikkelissa ja Helsingissä. Paikkakuntien lista kasvaa ensi vuoden alussa Lahdella, kun yksikön henkilöstömäärä kaksinkertaistuu.

”Käytössämme on videoneuvottelulaitteiden ohella Yammer, Skype ja älypuhelimet. Yhteinen työskentelytila on rakennettu vuorovaikutteiseen intraan. Sähköposteja emme juuri keskenämme lähettele”, Hyyryläinen kuvailee.

Hän muistuttaa, että välineiden ominaisuuksilla on eroa. Kaikkea työtä ei kannata tehdä pelkästään etäyhteyksien avulla. Virtuaalityön lomassa tarvitaan myös hetkiä, jolloin ihmiset voivat olla fyysisesti yhdessä.

”Vempele pitää tuntea ja tietää, mihin se taipuu, ja käyttää sitä tavoitteen suuntaisesti. Ei riitä, että avataan ruutu ja ryhdytään rupattelemaan”, Hyyryläinen korostaa.

Vuorovaikutteinen intra on loistava työkalu.

Keskinäisen luottamuksen ja yhteisöllisyyden rakentaminen on hänen mielestään yksi esimiestyön tärkeimpiä tehtäviä tilanteessa, jossa tiimin jäsenet ovat sijoittuneet jopa 1 000 kilometrin etäisyydelle toisistaan.

”Vähintäänkin pari kolme kertaa vuodessa istumme yhdessä alas kehittämiskokouksen merkeissä. Näin pystymme parhaiten muodostamaan asioista yhteistä näkemystä.”

Vuorovaikutusta ja yhteistyötä

Kehittämisasiantuntija, Tampereella työskentelevä Johanna Ahlgren-Holappa kuvailee tiiminsä ilmapiiriä hyvin avoimeksi. Kynnys ottaa kollegaan yhteyttä on matala ja vaikeistakin asioista pystytään keskustelemaan sujuvasti.

”Mikäli joku meistä kokee, ettei tiedä tai osaa tiettyä asiaa, kollegoilta voi aina kysyä neuvoa. Luottamusta varmasti nakertaisi, mikäli tietoa pimitettäisiin. Vuorovaikutteinen intra on meillä loistava työkalu. Siellä asiasisällöt ovat kaikkien nähtävänä.”

Muoniossa asuva ja kotitoimistossa pääasiassa työskentelevä kehittämisasiantuntija Pia Sorvali muistuttaa, että omaa työtä kannattaa tehdä näkyväksi. Tämä helpottaa myös muiden tiimin jäsenten onnistumista.

Sorvalin mielestä hajautettu työ edellyttää paitsi välineiden käytön hallintaa myös kykyä etsiä tietoa ja jalostaa sitä aktiivisesti. Ennakkoluulottomuus, joustavuus sekä positiivinen ja arvostava suhtautuminen ihmisiin ja heidän osaamiseensa on kaiken a ja o.

”Tiimityö on sitä, että monimutkaisissakin ongelmaratkaisutilanteissa voidaan hyödyntää jokaisen osaamista. Tavoitteena on, että asiantuntijoista kasvaa asiantuntijaryhmä.”

13 vuoden esimieskokemuksen perusteella Hyyryläinen tietää, että tiimeihin kannattaa rekrytoida sopiva miksaus erilaisia persoonia. Myönteinen kierre syntyy yhdessä tekemällä.

”Näin saadaan parhaiten rakennettua yhteistyötä, jossa työtovereita kannustetaan ja autetaan. Kaikkia asioita ei tarvitse silloin kierrättää esimiehen kautta.”

Ihmisen kokoista työtä

KEHA:ssa on huomattu, että kahta tuntia pidempään luurit korvissa ei kannata istua. Taukoja tarvitaan, sillä monen asian seuraaminen ja huomioiminen samaan aikaan tuntuu usein raskaammalta verrattuna perinteiseen kokoukseen.

Puheenjohtajan yksinpuhelu ei myöskään saa täyttää kokousta, kaikkien osallistujien läsnäolo tulee varmistaa. Oman äänen kuulumisesta pitäisi jokaisen itsekin kantaa huolta.

Ahlgren-Holappa ja Sorvali pitävät tärkeänä, että monipaikkaisesti toimivassa työyhteisössä työtovereiden vointia seuraillaan. Kasvokkain tämä onnistuu parhaiten, mutta toisen mielialan havainnointi ei ole mahdotonta teknologiankaan välityksellä.

”Kuva tarjoaa tähän uuden ulottuvuuden. Rivien välistä ja puheen sävystä voi myös kuulla, liittyvätkö ongelmat esimerkiksi muuhunkin kuin työhön”, Ahlgren-Holappa toteaa.

Hyyryläinen kertookin saavansa viestiä aina, jos joku tiimin jäsenistä on huolissaan kollegansa jaksamisesta. Hän pyrkii itsekin tarkkailemaan kuormitusta tehtävänkuvien ja vuosittain tehtävän työsuunnitelman kautta.

Työviikko aloitetaan yhdessä virtuaalisilla aamukahveilla.

Sorvali pitää sähköistä kalenteria hyvänä välineenä, jonka avulla ajankäyttöä voi hallita. ”Kalenterista voi ja pitää varata aikaa muuhunkin kuin palavereihin. Itsenäinen suunnittelu- ja kehittämistyö vaatii oman aikansa. Ja elämässä pitää olla muutakin kuin työtä”, hän korostaa.

Esimiehen tehtävänä on Hyyryläisen mukaan huolehtia, että työn sisältö säilyy mielekkäänä, osaaminen ajan tasalla ja työt ovat ihmisen kokoisia.

”Toimintakulttuurin rakentaminen vie aikansa, törmäyksiltäkään ei voida välttyä. Yksi kehityskohteistamme on jatkossa varmistaa, että esimiehet saavat lisää tukea monipaikkaisuuteen liittyviin toimintatapoihin.”

Huumorillakin ja vapaamuotoisella yhteydenpidolla on paikkansa, jotta ihmissuhteet tiivistyisivät, Hyyryläinen muistuttaa. Työviikko aloitetaan yhdessä virtuaalisilla aamukahveilla, joissa keskustelu polveilee viikonlopun vietosta tv-sarjoihin.

”Sähköisiä välineitä ei pidä jännittää eikä pelätä omaa mokaamista ruudussa. Kaiken ei tarvitse aina sujua täydellisesti. Kokouksissa kannattaa olla rennosti oma itsensä”, Hyyryläinen muistuttaa.

VK logo

Lue lisää työn monipaikkaistumisesta Valtiokonttorin sivuilta!

 

Teksti: Pirjo Kuisma | Kuva: Pixabay

(Uusi Kaiku 04/2015)