Case Karvi: Vähemmän infoähkyä, enemmän keskittymistä

Hälytykset pois päältä. Hiljainen aamupäivä, sosiaalinen iltapäivä. Kokoukseton perjantai. Taustamelukuulokkeet. Välitunti, happihyppely tai power nap. Aivokuormaa voi purkaa monin pienin teoin, joilla on suuri merkitys.

Helsingin keskustassa Postitalossa toimiva Karvi eli Kansallinen koulutuksen arviointikeskus vastaa nimensä mukaisesti koulutuksen kansallisesta arvioinnista. Viraston toimiala kattaa koko koulutusjärjestelmän varhaiskasvatuksesta korkeakoulutukseen.

Tässä talossa lähdettiin viime vuonna pohtimaan kognitiivista ergonomiaa käytännössä koko Karvin henkilöstön voimin. Aloite tuli työterveyshuollon kautta, Työterveyslaitoksen Aivotyö toimivaksi -tutkimukseen liittyen.

– Työterveyspsykologi kävi havainnoimassa, miten työmme on organisoitu, miten työskentelemme, miten esimerkiksi reagoimme sähköposteihin ja miten pystymme keskittymään työtehtäviin, Kaiku-kehittäjä, arviointineuvos Marja-Liisa ”Mafi” Saarilammi kertoo.

Siitä se sitten lähti

Työterveyspsykologin vierailun jälkeen järjestettiin aivotyöpaja, jossa mm. tarkasteltiin aivojen kuormittumista tietotyössä sekä työhön vaikuttavia keskeytyksiä ja häiriötekijöitä – niin ulkopuolelta tulevia kuin itseaiheutettuja. Pajassa pohdittiin myös talon yhteisiä pelisääntöjä, joilla keskeytyksiä voisi vähentää, keskittymistä lisätä ja työskentelyä tehostaa.

Syksyllä 2017 lisäbuustia toimintaan toi valtiovarainministeriön kokeilukiihdyttämö, johon Karvi haki ja pääsi mukaan. Kiihdyttämön kautta Karviin saatiin sparraajaksi informaatioergonomiasta väitellyt tietotyön erityisasiantuntija Heljä Franssila.

– Heljän avustuksella järjestimme tuunaustyöpajan, johon kaikkia karvilaisia pyydettiin ottamaan läppärit ja kännykät mukaan. Tuunasimme pajassa työvälineet yhdessä kuntoon vähentääksemme aivojen kuormittumista. Tämä tarkoitti esimerkiksi sitä, että opettelimme ottamaan turhat hälytykset pois Outlookista ja kännykästä, Mafi sanoo.

Karvissa lähdettiin purkamaan infoähkyä koko henkilökunnan voimin. Kuvassa Tarja Frisk, Touko Apajalahti, Veera Stylman, Mafi Saarilammi, Hannele Seppälä ja Terhi Lukkari-Kylmäläinen. toim: Sari Okko

Infoähkyä pienemmäksi

Mafin mukaan selväksi kävi sekin, että paljon puhuttu multitasking eli monen asian samanaikainen tekeminen on käytännössä mahdotonta, vaikka uusi teknologia tarjoaa tunteen siitä, että montaa asiaa pitäisi tehdä kerralla.

Emme ole evoluutiossa vielä niin pitkällä, että voisimme käsitellä valtavaa määrää tietoa samanaikaisesti.

– On yksinkertaisesti tehokkaampaa ja aivojen kannalta fiksumpaa keskittyä tekemään yhtä asia kerralla, Mafi tiivistää hymyillen.

– Pieniä suuria käytännön asioita edustaa esimerkiksi se, että fontti kannattaa pitää riittävän suurena, jotta lukeminen on helpompaa. Nyt tiedän, miten fontin saa läppärin näytöllä suuremmaksi näppärästi näppäimistön ctrl:n ja hiiren scrollin yhdistelmällä.

Plussia ja miinuksia

Aivotyöindeksin avulla Karvissa selvitettiin ensin keväällä ja uudelleen loppuvuodesta 2017 mm. oppimiseen, muistamiseen, suunnitteluun, keskittymiseen, häiriönsietoon ja aikapaineeseen liittyviä asioita.

Tulokset ovat Mafin mukaan hieman parantuneet, mikä antaa suuntaa sille, että talossa on tehty oikeita asioita. Esimerkiksi henkinen kuormittuminen on vähentynyt ja työstä palautuminen, työstä suoriutuminen sekä työn suunnittelu ovat kehittyneet.

Nyt Karvissa testataan yhteisiä pelisääntöjä, joiden avulla työyhteisössä voitaisiin edelleen edistää keskittymistä ja tukea muistia. Aivotyöpajassa pohdittuja keinoja sai alkuvuodesta äänestää eli merkitä plussia ja miinuksia neuvotteluhuoneen seinän idealistoihin.

– Olemme vielä alussa, mutta kokeilemme ja testaamme, mitkä asiat vaikuttavat positiivisesti. Kun pelisäännöistä on yhdessä sovittu, niiden mukaan on oikeutus toimia. Kyse on yhteisestä tietoisuudesta: toimitaan sen mukaisesti, mitä on puhuttu.

Karvi sai tammikuussa kunniakirjan rohkeudesta lähteä mukaan valtiohallinnon Kokeilukiihdyttämöön. Kuvassa Karvista Hannele Seppä, Mafi Saarilammi ja Harri Peltoniemi sekä Lightneer Oy:n Peter Vesterbacka.

Palkittua rohkeutta

Karvi palkittiin tammikuussa kunniakirjalla rohkeudesta ja ennakkoluulottomuudesta lähteä mukaan valtionhallinnon Kokeilukiihdyttämöön.

Erityismaininta tuli tarttumisesta ajankohtaiseen, modernin tietotyön mukanaan tuomaan haasteeseen.

Kokeilukiihdyttämö on osa valtiovarainministeriön Työ 2.0 -hanketta, jolla edistetään kokeilevan toimintakulttuurin syntymistä valtionhallintoon.


Teksti: Sari Okko | Kuvat: Soile Kallio