Case Karvi: Työhuonekokeilusta uutta tietoa ja tehoa?

On helppo tuunata työkaluja, mutta miten tuunataan työkulttuuria? Karvissa kokeillaan uusia keinoja työhyvinvoinnin kehittämiseksi, aivokuorman vähentämiseksi ja toimitilojen käytön tehostamiseksi.

Kaikukehittäjä, arviointineuvos Marja-Liisa Mafi Saarilammi on innoissaan. Karvissa eli Kansallisen koulutuksen arviointikeskuksessa on alkamassa jotain ihan uutta: kolmen kuukauden mittainen työhuonekokeilu. Odotukset ovat korkealla.

Työhuonekokeilu on jatkumoa työlle, jota on tehty kognitiivisen ergonomian nimissä aivokuorman pienentämiseksi ja keskittymiskyvyn kasvattamiseksi. Kokeilun ideana on tehostaa myös toimitilojen käyttöä.

– Hankkeeseen ilmoittautui 12 karvilaista eli liki kolmannes Helsingin toimiston väestämme. Osallistujien määrä oli iloinen yllätys. Saimme mukaan myös Karvin johtajan ja varajohtajan, Mafi iloitsee.

”Työhuonekokeilu jatkaa kognitiivisen ergonomian kehitystyötämme. Loppuvuodesta näemme, mitä kokeilusta opittiin”, Mafi Saarilammi kertoo.

Katsotaan ja kokeillaan

Käytännössä kokeilu tarkoittaa sitä, että osallistujat luopuvat omista huoneistaan, jotka muokataan kokeilun ajaksi uudenlaiseen käyttöön. Osasta huoneista tulee täydellisen hiljaisuuden tiloja, mutta sosiaalisissa huoneissa rupattelu ja ajatusten vaihto ääneen on sallittua ja jopa toivottavaa. Lisäksi kokeiluporukan käyttöön tulee oma neuvotteluhuone, jossa voidaan käydä kahdenkeskisiä keskusteluja ja pitää lyhyitä palavereita.

Muutos on suuri, sillä olemme tottuneet tekemään töitä omissa huoneissamme ja omilla paikoillamme.

Työhuoneiden muuttamiseksi ei tehdä isoja investointeja, koska kyse on kokeilusta. Toimitilojen tehokkuuden kasvattamiseksi työhuonekokeilijoille suositellaan myös 1-2 etätyöpäivää viikossa. Kaikki on vapaaehtoista, mutta osallistujat sitoutuvat antamaan palautetta ja reflektoimaan kokemuksia.

– Osallistujat saavat itse päättää, miten toimitaan. Kokeilua voidaan muuttaa kesken matkan tai se voidaan vaikkapa purkaa, ellei homma toimi, Mafi sanoo.

Kerran viikossa käydään yhteisellä happihyppelyllä Helsingin Töölönlahdella. Tällä kertaa mukaan lähtivät Laura Lepola (edessä), Tuomas Sarparanta (vas.), Veera Stylman, Anni Tuurnas, Mira Huusko, Anne Kauppinen, Sirpa Moitus ja Hilla Vuori.

Ei pelkkää ruusuilla tanssimista

Karvissa on tehty ahkerasti töitä informaatioergonomian parantamiseksi koko henkilöstön voimin. Organisaatiossa on esimerkiksi tuunattu työvälineitä kuntoon, pohdittu yhteisiä pelisääntöjä, järjestetty aivotyöpajoja ja kuultu alan asiantuntijoita.

Alkuvuodesta työyhteisö valitsi äänestämällä pelisäännöt, joita lähdettiin testaamaan arjessa. Yhdessä sovittiin, ettei pidetä yli tunnin palavereita ilman taukoja, luetaan sähköpostit 2-4 kertaa päivässä, merkitään hiljainen työ kalenteriin, annetaan työrauha kuulokkeet päässä olevalle työkaverille, pidetään välitunteja, käydään kerran viikossa yhteisellä happihyppelyllä, suositaan etätyötä ja johdetaan esimerkillä. Paljon on tehty, mutta paljon on edelleen tehtävää.

On helppo tuunata työkaluja, mutta miten tuunataan työkulttuuria? Se ei ole ihan yksinkertaista.

Pelisääntöjen noudattamiseksi on haettu yhteistä linjaa. On pohdittu, mitä esimerkiksi tarkoittaa toisen työn keskeyttäminen. On ihmetelty, saako työkaverin huoneeseen mennä ollenkaan ja estävätkö pelisäännöt kokonaan spontaanin kanssakäymisen.

– Pelisääntöjäkin pitää tuunata ja niitä tulee ylläpitää arjessa. Helposti palataan vanhoihin tapoihin ja vaikkapa jätetään se yhteinen kävelylenkki tekemättä. Tarvitaan organisaation tukea mutta myös oman työn johtamista ja itseohjautuvuutta.

Lue myös Case Karvi: Vähemmän infoähkyä, enemmän keskittymistä


Teksti: Sari Okko ׀ Kuvat: Soile Kallio, Laura Lepola ja Sirpa Moitus