Apua muutoksen taklaamiseen

Valtionhallinnossa on käynnissä muutoksia, jotka vaikuttavat paitsi organisaatiorakenteiden myös työtehtävien tasolla. Muutostilanteissa vuorovaikutuksellisen ja luottamuksellisen ilmapiirin luominen on olennaista. Kaiku-kehittäjät ovat luoneet materiaalin, joka taipuu eri muutostilanteisiin.

Antti Seppänen. Kuva: Avi.

Onko organisaatiossasi muutoksia menossa? Oletko itse uudessa työyhteisössä tai onko mahdollisesti oma työnkuvasi muuttunut? Kysymykset ovat varmasti tuttuja monelle valtionhallinnon työntekijälle.

– Muutokset vaikuttavat monella tavalla ja ovat jokaiselle yksilöllisiä. Joitain lainalaisuuksia kuitenkin on olemassa ja niihin olemme etsineet vastauksia työstämässämme muutosmateriaalissa, ylitarkastaja Antti Seppänen Etelä-Suomen aluehallintovirastosta kertoo.

Muutokset vaikuttavat monella tavalla ja ovat jokaiselle yksilöllisiä.

Vahva kaikupohja materiaalille

Olli Miettinen. Kuva: Palkeet.

Kaiku-kehittäjä Seppänen puhuu prezi-pohjaisesta muutosmateriaalista, jota hän on ollut luomassa, keräämässä ja kasaamassa yhdessä aluehallintovirastojen hallinto- ja kehittämispalveluista Sari Grönqvistin ja Verohallinnon henkilöstöasiantuntija Olli Miettisen kanssa. Idea aineiston kasaamiseen heräsi Kaiku-yhteistyöryhmän suunnittelupäivillä tammikuussa 2017; muille Kaiku-kehittäjille työkalua esiteltiin ensimmäisen kerran toukokuussa.

– Saimme hyvän vastaanoton ja uskalsimme lähteä kehittämään materiaalia eteenpäin, Seppänen iloitsee ja tunnustaa, että ilman yhteistyöryhmän yhteistä pohdintaa ja asiaan tarttumista, materiaalia ei olisi syntynyt. – Keskustelimme porukalla erilaisista meneillään olevista ja tulevista muutoksista. Keskustelun aikana syntyi ajatus, että mitä jos kokoaisimme aiheeseen liittyvää materiaalia helppokäyttöiseen muotoon. Ryhmässämme on useita henkilöitä, jotka ovat olleet tukemassa muutoksia omissa virastoissaan, joten meiltä löytyy kokemusta myös käytännön tasolta.

Muutosmateriaali lanseerattiin Kaiku-syyspäivillä viime lokakuussa.

Sari Grönqvist. Kuva: Jyri Lautanen.

– Palaute on ollut rohkaisevaa. Vielä on näkemättä, miten hyvin aineisto oikeasti otetaan käyttöön. Tähän mennessä sitä on katsottu lähes 400 kertaa, joten kiinnostusta on ainakin ollut, Seppänen toteaa.

Muutosmateriaali lanseerattiin Kaiku-syyspäivillä viime lokakuussa.

Rohkeasti muutosta päin

Kaiku-kehittäjät uskovat, että keskustelemiseen, vuorovaikutukseen sekä luottamukseen rakentamisen tähtäävällä tukimateriaalilla on varmasti kysyntää. Materiaalin navigointi ja käyttäminen on tehty tietoisesti mahdollisimman helpoksi.

– Materiaalin on tarkoitus helpottaa muutoksiin sopeutumista, mutta myös muutosten yhdessä käynnistämistä. Materiaali on tehty niin yleiseksi, että sitä voi käyttää paitsi monissa erilaisissa tilanteissa myös monilla erilaisilla tavoilla. Oletuksemme on ollut, että aineistoa käyttäisivät ensisijaisesti esimiehet tai henkilöstön kehittäjät omien työyhteisöjensä kanssa, mutta materiaalissa on paljon myös yksilöille suunnattuja tehtäviä, Seppänen listaa.

Linkki materiaaliin on jo lisätty maakunta- ja aluehallintouudistuksen yhteydessä käytävien ryhmäkeskustelujen aineistoon.

– Prezin käyttö on helppoa. Työskentelypohjat on koottu yhteen näkymään, jolloin kokonaisuus on helppo hahmottaa tai siirtyä itseään kiinnostavaan osioon. Työkalua käytetään jo tänä syksynä aluehallintovirastojen lisäksi ELY:issä, KEHA:ssa ja Valvirassa, Grönqvist iloitsee.

Materiaalin on tarkoitus helpottaa muutoksiin sopeutumista.

HYVIÄ KOKEMUKSIA

Pohjois-Pohjoismaan ELY-keskuksessa vastuualuejohtajana työskentelevä Jonas Liimatta tutustui aineistoon välittömästi siitä kuultuaan.

– Teemat ovat tuttuja useista muutoksiin liittyvistä koulutuksista. Tässä materiaalissa pidän sitä, että keskeiset asiat on selkeästi koottu yhteen ja helposti hyödynnettävissä.

Liimatta on käyttänyt materiaalin teemoja erilaisiin tehtävä- ja organisaatiomuutoksiin liittyen sekä soveltaen myös henkilökohtaisiin muutostilanteisiin.

– Materiaali sopii kaikille, jotka suunnittelevat, toteuttavat ja ovat mukana muutoksessa, hän tiivistää.

KEHAssa hallintojohtajana toimiva Jukka Rusanen on vaikuttunut materiaalin helppoudesta ja yksinkertaisuudesta.

– Käyttölogiikka on niin simppeli, että sen käyttäminen ei vaadi erityisiä teknisiä taitoja. Olen itse mukana LUOVA-viraston toimeenpanohankkeen henkilöstöryhmässä ja siellä on valmisteltu materiaalia, jossa yhtenä osana on prezi-materiaali, hän toteaa.

Rusasen mukaan materiaali soveltuu kaikenlaisiin työorganisaatioiden muutostilanteisiin.

– Materiaali helpottaa muutosten käsittelyä ja omaa prosessointia sen läpiviemisessä. Muutokset koskettavat meitä kaikkia, olemme samassa veneessä asemasta riippumatta.

 

Materiaali löytyy osoitteesta: https://prezi.com/xyv7-els4pko/muutos/

Katso myös: https://www.youtube.com/watch?v=tMtbLuVTJ3M


Teksti: Hanna Ojanpää | Kuvat: Jyri Lautanen, Palkeet, Avi ja Pixabay