Ethän jättäydy ajopuuksi informaatiovirrassa?

Nykypäivän tietotyöläinen toimii rikkaassa sovellus- ja laiteympäristössä, joiden kuormittavuutta ihmisen emootioiden ja kognitiivisen suoriutumisen näkökulmasta ei ole osattu tarvittavassa määrin havainnoida, saati sitten mitata. Henry ry kutsuikin tietotyön erityisasiantuntijan, DI ja sosiaalipsykologi Heljä Franssilan kertomaan jäsenilleen informaatioergonomiasta toukokuun alussa.

Informaatioergonomia on työergonomian erikoisalue, joka tutkii informaation käsittelyä ja hallintaa ilmiö- ja prosessitasolla työn arjessa. Se pyrkii tunnistamaan työntekijän kognitiivisten kykyjen ja informaatioympäristön vaatimusten aiheuttamaa psyykkisiä ja kognitiivisia kuormitustekijöitä.

Tavoitteena on myös suorituskyvyn ylläpitäminen ja kasvattaminen työkalujen, käytäntöjen ja kehittämismenetelmien avulla. Työn muuttuessa yhä enemmän luonteeltaan aineettomaksi on kuitenkin vaikeampaa päästä kiinni itse työprosesseihin mittaamisen ja analysoinnin keinoin.

Tutkimuksessa on havaittavissa kaksi erilaista lähestymistapaa, joista toinen tutkii vasteita: miltä työssä tuntuu. Vaihtoehtona on menetelmän tutkiminen: mitä työssä tapahtuu. Franssilan mukaan jälkimmäiseen ryhmään kuuluvaa objektiivista työn tarkastelua tarvittaisiin subjektiivisten kokemusten rinnalle nykyistä vahvemmin.

Motiivi informaatioergonomian tutkimukseen löytyy yrityksissä usein toiveista lisätä työn tuottavuutta, mutta toisaalta ns. quantified self –kulttuuri saa ihmiset kiinnostumaan aiheesta. Seuraamme ja mittaamme jo muutenkin terveydentilaamme, liikuntaamme ja kehoomme liittyviä asioita aivan omasta halustamme – miksi emme laajentaisi seurantaa työkuormitukseenkin?

Hyödyntämällä itse kerättyä dataa työympäristön suunnittelussa ja muotoilussa meillä on mahdollisuus vaikuttaa oman työmme informaatioergonomiaan aivan uudella tavalla.

Stressaantuneina haemme tukea vanhoista työkäytännöistä.

Yksittäisen työntekijän näkökulmasta työn pakkotahtisuus on muuttanut muotoaan. Olemme päässeet pois liukuhihnan äärestä, mutta vapaus ei ehkä kuitenkaan ole lisääntynyt. Työntekoa leimaava sidoksellisuus ja verkoston tuottama riippuvuuskuormitus tuottavat omanlaistaan informaatioähkyä.

Tällaisessa toimintaympäristössä itseaiheutettu ja ulkoinen keskeytyksellisyys, työn pirstaloituminen ja monitehtäväisyys nousevat haittatekijöiden kärkeen. Siirtymät eri tehtävien ja viestintäkanavien välillä vievät kognitiivista suorituskykyämme itse työn tekemiseltä.

Myös päällekkäisten viestintäkanavien käyttö ja niihin liittyvien käytäntöjen sekavuus, työvälineiden ja ohjelmistojen muottiinsa kangistuneet käyttötavat sekä yleinen informaatioympäristön monimutkaisuus asettavat omat haasteensa.

Stressillä ja kiireellä on taipumus saada meidät taantumaan ja hakemaan tukea vanhoista työkäytännöistä. Tarvittaisiin uudenlaista tietotyön logistiikkaa, joka auttaisi meitä erottamaan olennaiset ärsykkeet epäolennaisista.

Käytännöt kannattaa tarkistaa ajantasaisiksi niin omalla kohdalla kuin koko organisaationkin tasolla. Oman työn tutkimisen voi aloittaa käyttämällä ajanhallintasovellusta (esim. ManicTime). Suunnittele tehtäviäsi ja ajankäyttöäsi, kirjaa niitä ylös ja seuraa toteutumaa. Kun huomaat olevasi aikaansaava, ole siitä tyytyväinen ja iloitse!

Heljä Franssilan vinkkejä tietotyöläisen arkeen:

  1. Aivot pitävät järjestyksestä!
    Pidä siis myös informaatioympäristösi siisteyttä yllä. Siivous kannattaa aloittaa siitä työvälineestä, jota käytät eniten (esim. sähköpostin parissa työskentely voi viedä jopa 50% työajasta).
  2. Rationalisoi ja trimmaa rutiinityöt.
    Karsi prosesseista ylimääräiset rönsyt, käytä ohjelmistojen älykkäitä aputoimintoja ja itsellesi sopivia muistiapuja. Muokkaa ja jaksota työaikaasi sekä tavoitettavuuttasi. Raivaa aikaa ja tilaa keskittymistä tai luovuutta vaativalle työlle.
  3. Vaali tarkkaavaisuuttasi ja aikaansaamisen mahdollisuuksiasi.
    Keskittymiskyky on niukka, jakamaton resurssi: analysoi omia tottumuksiasi ja pyri tunnistamaan huonot työtavat. Toistuvasti ja ääneen kiroileminen saman ohjelmiston tai työprosessin vaiheen äärellä on merkki asiasta, johon pitää puuttua!
  4. Tunnista, jaa, opettele ja ylläpidä hyviä työmenetelmiä kollegojen ja työyhteisön kanssa.
    Jos koet tarvitsevasi käytönopastusta, ota yhteyttä IT-tukeen. Voit myös vaatia osaamistasi tukevaa ja päivittävää koulutusta omalta työnantajaorganisaatioltasi.

 

 


Teksti: Anu Lehikko | Kuva: Pixabay