Aivokuormaa kannattaa keventää

Tiedolla työskentely lisääntyy alalla kuin alalla ja ajateltavaa on koko ajan enemmän. Ei ihme, että aivot kuormittuvat, työmuisti on kovilla ja jaksaminen kortilla. Apua tilanteeseen tarjoaa kognitiivinen ergonomia.

”Tämän päivän työssä korostuu tietojenkäsittely, mikä vaatii aivoilta paljon”, kehittämispäällikkö Teppo Valtonen Työterveyslaitokselta korostaa.

Nykytyö haastaa huomiokyvyn ja muistin, edellyttää usean asian tekemistä samaan aikaan, vaatii jatkuvaa päätöksentekoa, ongelmanratkaisua, visuaalista hahmottamista ja uuden oppimista sekä uusien työvälineiden, järjestelmien ja käyttöliittymien haltuun ottamista.

Aivokuormaa lisäävät myös työolosuhteet, jatkuvat keskeytykset ja muut häiriöt sekä aikapaine. Niin ikään uudenlaiset tila- ja työskentelyratkaisut sekä työn tekeminen ajasta ja paikasta riippumatta tuovat omat haasteensa.

Kuorma on muuttunut

Valtonen muistuttaa, että tietotyön vaatimukset lisääntyvät joka alalla, myös perinteisissä fyysisen työn ammateissa. Onkin tärkeää tunnistaa, että inhimillisellä tiedonkäsittelyllä on lajityypillisiä rajoituksia – ihan niin kuin fyysisellä toimintakyvyllä.

Kuormittuminen on siirtynyt perinteisestä lihastyöstä aivojen kanssa työskentelyyn.

”Sitä mukaa, kun fyysisestä työstä johtuva kuormittavuus on vähentynyt, paikallaan olemisen kuormittavuus on lisääntynyt. Onko kuormittuminen sitten suurempaa kuin aiemmin, sitä ei voida varmuudella sanoa, mutta erilaista se varmasti on”, Valtonen sanoo.

Työn muutos peräänkuuluttaa uusia keinoja, joilla edistetään työn tuottavuutta, turvallisuutta ja terveellisyyttä. Hyvä kognitiivinen ergonomia parantaa kaikkea tätä. Sen myötä työstä tulee sujuvampaa ja vähemmän kuormittavaa, mikä lisää jaksamista ja työhyvinvointia.

Tiedonkäsittelyn pullonkaulat

Kognitiivinen ergonomia tarkastelee ihmisen vuorovaikutusta toimintajärjestelmien kanssa tiedonkäsittelyn näkökulmasta. Kognitiivisen ergonomian avulla voidaan mm. huomioida, miten ihmisen havaitsemisen, tarkkaavaisuuden, muistin ja ajattelun kyvyt ja rajoitukset tulisi ottaa huomioon tietotyössä sekä miten turhaa kuormittumista voitaisiin välttää.

”Kun tietojärjestelmät, käyttöliittymät ja työskentely-ympäristöt eivät kuormita ihmistä tarpeettomasti, työskentely on sujuvaa, innostavaa ja motivoivaa”, Valtonen summaa.

Muistin kuormittuminen tulee esiin unohteluina ja oppimisen vaikeuksina. Virheet lisääntyvät, toiminta hidastuu ja takkuaa, olennaista tietoa hukataan tai järjestelmiin eksytään.

”Vaativat tehtävät kuormittavat työmuistia, mikä onkin yksi ihmisen tiedonkäsittelyn pullonkauloista”, Valtonen sanoo.

Erikoistutkija Virpi Kalakoski (vas.), kehittämispäällikkö Teppo Valtonen ja johtava psykologi Teemu Paajanen suosittelevat vähentämään turhaa aivokuormaa töissä, sillä ihmisen kyvyllä käsitellä tietoa on rajansa. Kuormaa voi pienentää pieninkin teoin ja yhteisistä pelisäännöistä sopien.

Vain muutama asia kerrallaan

Työmuisti on ihmisen muistijärjestelmä, jossa työstetään kussakin hetkessä tarvittavaa tietoa. Sitä tarvitaan, kun luetaan, lasketaan, tehdään päätöksiä, ajatellaan, ratkaistaan ongelmia ja opitaan uutta. Työmuistin kapasiteetti on rajallinen.

”Työmuistissa pystytään käsittelemään kerrallaan vain muutamaa tietoyksikköä tai tiedonpalasta, kuten nimeä tai vieraskielistä sanaa. Jos uutta asiaa ei kerrata, tieto hiipuu työmuistista jo parissakymmenessä sekunnissa.”

Työmuistin kuormittuminen on tuttu ilmiö työelämässä. Kun tietoa tulee liian paljon, sitä ei pysty kertailemaan riittävän kauan, jotta kaiken ehtisi työstää tai tallentaa pysyvämmin ulkoiseen muistiin, kuten paperille tai kovalevylle tai omaan säilömuistiin eli pitkäaikaiseen muistiin.

Työmuisti häiriintyy herkästi

Tyypillisiä työmuistia häiritseviä tekijöitä ovat työn keskeytykset ja usean asian tekeminen yhtäaikaisesti: joku tulee puhumaan kesken tehtävän, puhelin soi, uusi sähköposti kilauttaa tulostaan. Avotilassa ja virtuaalisessa maailmassa työskentely altistaa monille häiriöille, samoin keskeneräiset työt ja tunne jatkuvasta työvirrasta, jota ei saa koskaan valmiiksi.

Ympäristön hälinä, joka saattaa liittyä omaan työhön voi kuormittaa ihan eri tavalla kuin vaikkapa kahvilassa työskentely, jossa taustahäly ei liity omaan työhön.

Elämäntilanne, uni, stressi, terveys, mieliala, vireystila ja motivaatio vaikuttavat yksilöllisesti kognitiiviseen suorituskykyyn. Ikääntyessä näiden tekijöiden merkitys yleensä korostuu ja sopeutuminen esimerkiksi vuorotyöhön tai kuormittaviin tilanteisiin alenee.

”Kognitiivista toimintakykyä ei kuitenkaan voi päätellä vain iän perusteella. Mahdollisia muutoksia taas voidaan usein kompensoida toisaalta iän tuomalla kokemuksella, toisaalta kognitiivisen ergonomian ratkaisuilla”, Valtonen muistuttaa.

Pieniä suuria tekoja arkeen

Työmuistin kapasiteetti ei juuri muutu, joskin muistamiskyvyssä on henkilökohtaisia eroja. Harjoittelulla ja erilaisin muistikeinoin voidaan vaikuttaa muistamiseen. Esimerkiksi irrallisten asioiden ryhmittely helpottaa sekä näkö- että kuulotiedon muistamista.

”Jos pitää muistaa jokin nimilista, muistia voi auttaa sijoittamalla nimet mielessään tuttuun ympäristöön. Niin ikään muistiinpanojen kirjoittaminen ensin käsin ja vasta puhtaaksi kirjoittaessa sähköiseen muotoon helpottavat tutkitusti muistamista”, Valtonen sanoo.

Kognitiivinen ergonomia on yksinkertaisimmillaan esimerkiksi sitä, että säädetään näytön fonttikoko riittävän suureksi. Usein fontti on tarpeettoman pieni, koska se on ehkäpä visuaalisesti niin paremman näköinen. Kun fonttikoko on riittävän suuri, lukunopeus paranee.

Työmuistin ja keskittymisen häiriöitä voi vähentää laittamalla kaikki viestihälytykset pois päältä.

”Työpaikalla voidaan vaikkapa sopia, että sähköpostit luetaan vain kaksi kertaa päivässä klo 10 ja 14. Voidaan myös sopia, ettei kokouksia järjestetä ennen kello kymmentä, jolloin aamusta jää aikaa valmistua työpäivään. Siitäkin voidaan sopia, että kokous alkaa vartin yli tasatunnin ja kestää tunnin sijaan 45 minuuttia, jolloin kokousten väliin jää virkistävä välitunti.”

Pidä muistista huolta

Teppo Valtosen Top5-listalle nousevat seuraavat muistia virkistävät asiat:

  1. Nuku riittävästi: uni on moneen murheeseen parasta lääkettä.
  2. Syö hyvin: oikeanlaisella ravinnolla on suuri merkitys hyvinvointiin.
  3. Muista liikkua: liikunta virkistää niin kehon kuin mielen.
  4. Priorisoi asioita: multitasking ei tee tutkitusti ihmisestä tehokkaampaa.
  5. Säilytä työrauha: ota hälytykset pois kännykästä ja sähköpostista.

Teksti: Sari Okko │ Kuvat: Soile Kallio